2439 DE BELGIQUE 4 novembre 2008 NOTE DE POLITIQUE GÉNÉRALE (*) du Service public fédéral Chancellerie du premier ministre (*) Conformément à l’article 111 du Règlement. Documents précédents: Doc 52 1529/ (2008/2009): 001 à 012: Notes de politique générale.

(PLEN: couverture blanche; COM: couverture saumon) PLEN : Séance plénière COM : Réunion de commission MOT : Motions déposées en conclusion d’interpellations (papier beige)

INTRODUCTION

1. Mission La Chancellerie du premier ministre a pour principale mission d’assurer le soutien du premier ministre, sur les plans de la logistique, de l’administration, du contenu, des aspects juridiques et de la communication, pour la direction et la coordination de la politique gouvernementale. La politique gouvernementale est décrite dans l’accord de gouvernement qui est élaboré au début de la législature et qui se concrétise chaque année dans la déclaration de politique fédérale et dans le budget de l’année civile suivante. 2. Tâches essentielles Au nombre des tâches principales fi gurent: – au niveau logistique: l’organisation de la prise de décision au sein du Gouvernement, par le biais de l’organisation de réunions du Conseil des ministres restreint (Kern) ou du Conseil des ministres; – toujours au niveau logistique: l’organisation de la coopération entre les différentes structures de l’État fédéral; – en termes de contenu: la préparation de ces réunions ainsi que la coordination de la politique gouvernementale entre les divers Ministres composant le Gouvernement; – enfi n, au niveau de la communication: la transmission des décisions prises par un moyen de communication adapté au public-cible visé. 3. Stratégie 3.1 Objectifs Les objectifs poursuivis par la Chancellerie sont en premier lieu d’ordre qualitatif. Les éléments d’ordre quantitatif dépendent principalement de l’interaction entre le pouvoir exécutif et le pouvoir législatif, entre l’actualité et le gouvernement, entre les développements internationaux et le gouvernement. Il convient toutefois de quantifi er, dans la mesure du possible, les objectifs. Les activités essentielles présentent tout au long de l’année un caractère fortement cyclique, mais aussi très irrégulier. La polyvalence et la flexibilité constituent dès lors des exigences majeures attendues des collaborateurs.

La Chancellerie a toujours fonctionné dans un tel contexte et la culture d’entreprise s’est développée en conséquence. Le domaine de la gestion des compétences s’impose cependant comme le défi majeur de la Chancellerie. Il faut être prêt pour pouvoir réagir promptement à des événements inattendus, qu’ils aient lieu au niveau national ou au niveau international. Le gouvernement doit pouvoir prendre des décisions rapides en réponse à certains événements.

Dans un système de gouvernements de coalition, un rôle majeur est réservé au premier ministre et à la Chancellerie au niveau de la coordination de la politique gouvernementale. Une politique alliant crédibilité et cohérence est essentielle pour la «bonne gouvernance». Cette coordination porte non seulement sur les aspects administratifs et juridiques des programmes du gouvernement, mais également sur les aspects politiques.

La Chancellerie doit à cet égard opérer comme le centre d’un réseau et non comme une instance de surveillance. Il importe dans ce cadre que les collaborateurs de la Chancellerie fassent preuve d’une grande intégrité. La Chancellerie ne peut s’acquitter de son rôle de manière effective que si les autres services publics ont le sentiment qu’ils sont – dans le cadre de la coordination de la politique – traités de manière correcte et sur un pied d’égalité.

Ces dernières années ont déjà vu l’organisation d’un important volet de l’informatisation des diverses activités, ce qui a permis d’accroître sensiblement la productivité. Cette informatisation se verra encore renforcée dans les prochaines années afi n d’aboutir à un «gouvernement sans papier», ce qui signifi e que les réunions du Kern et du Conseil des ministres peuvent se tenir sans qu’il ne faille encore produire de documents sur papier.

L’introduction du projet E-premier constitue une étape importante de ce processus. L’intranet et le site web vont également être développés. Sur le plan de la communication, la Chancellerie doit garantir la diffusion professionnelle et donc efficace des informations auprès des citoyens et des organisations de ce pays afi n de rendre compte des activités politiques du gouvernement et des Services publics fédéraux.

Cette mission exige une coordination efficace entre les services concernés. En outre, la Belgique doit transmettre une image de qualité dans le monde et ce, en recourant aux techniques de communication de pointe.

Il convient enfi n de renforcer les liens avec les organismes dont le fonctionnement dépend en tout ou partie de la Chancellerie afi n qu’ils bénéfi cient de l’assistance nécessaire dans le cadre de leurs activités. 3.2 Organisation Le calendrier des activités constitue bien évidemment le point de départ de l’organisation. À la fi n de chaque semestre, le président fi xe, en concertation avec le premier ministre, le calendrier des activités pour les six prochains mois (en fait, du mois de janvier au mois de juillet inclus et du mois d’août au mois de décembre inclus).

On essaye de planifi er dans ce calendrier toutes les activités prévues, tant sur le plan national que sur le plan international. Ce calendrier a valeur indicative et est, bien évidemment, adapté en permanence en fonction des circonstances. Il constitue néanmoins pour le Comité de direction le cadre de référence pour l’organisation des activités. 3.3 Gestion des ressources humaines Les missions dévolues à la Chancellerie nécessitent le regroupement de collaborateurs hautement compétents et fl exibles disposés à prester de temps à autre des heures irrégulières.

En dépit des limitations inhérentes à la fonction publique, cela a jusqu’à présent bien fonctionné. Les possibilités de récompenser des collaborateurs efficaces sont cependant très limitées. La motivation revêt dans ce cadre une importance déterminante et cette motivation est conditionnée dans une large mesure par le degré de participation de ces personnes à l’action politique effective. Une attention particulière doit être consacrée au contenu de la fonction qui doit correspondre le plus possible avec les attentes des membres du personnel.

Tant au niveau du contenu de leur fonction que sur le plan des perspectives de carrière, les membres du personnel doivent pouvoir rencontrer des opportunités de développement. L’élaboration des cercles de développement sera poursuivie en vue d’encore améliorer les compétences des fonctionnaires, tant sur le plan du contenu que de l’organisation.

Au moyen des initiatives telles que les formations PUMP et le projet VITRUVIUS, on vise à encourager les collaborateurs présentant un potentiel intéressant et à renforcer la puissance d’impact de la Chancellerie

ORGANES STRATÉGIQUES

1. Division organique 02: Organes stratégiques du premier ministre Outre les directions de la Chancellerie, le Premier Ministre dispose d’un secrétariat, d’une Cellule stratégique et d’une Cellule de coordination générale de la politique. Ces deux cellules sont responsables, sur le plan du contenu, du soutien au Premier Ministre dans tous les domaines de la politique gouvernementale

SECRÉTARIAT DU PREMIER MINISTRE

Sous la dénomination Secrétariat du premier ministre sont regroupés les crédits affectés au paiement du traitement annuel et les frais de représentation du premier ministre, les rémunérations et les indemnités des collaborateurs du secrétariat, ainsi que les frais de fonctionnement et les dépenses patrimoniales. Le Secrétariat rapporte directement au premier ministre et assure le soutien direct du chef du gouvernement au niveau politique et logistique

CELLULE DE COORDINATION GÉNÉRALE DE LA POLITIQUE

La cellule de coordination générale de la politique est la cheville ouvrière de la coordination de la politique du gouvernement. Elle doit veiller au maintien de la cohérence des politiques menées par les divers ministres ainsi qu’à leur alignement sur la politique gouvernementale telle que défi nie dans la déclaration gouvernementale. Les groupes de travail chargés de la coordination de la politique assurent la préparation des dossiers en termes de contenu, avant décision au sein du Kern ou en Conseil des ministres.

Cette cellule doit travailler en étroite collaboration avec la Direction Coordination et Affaires juridiques, qui accorde une attention particulière aux aspects institutionnels, réglementaires et formels de la coordination de la politique

CELLULE STRATÉGIQUE

La cellule stratégique assiste en substance le premier ministre dans tous les domaines de la politique gouvernementale. Un appui devra de manière occasionnelle – et sur une base ad hoc – être fourni dans le cadre d’un dossier spécifi que. En concertation avec le président du Comité de Direction et le management de ligne, la Cellule apporte

une assistance stratégique et technique au premier ministre (préparation des dossiers du Conseil des ministres et leur défense lors des réunions de la cellule de coordination générale de la politique, la planifi cation et la réalisation des intentions stratégiques du gouvernement et le soutien apporté au premier ministre au Parlement)

DIVISION ORGANIQUE

ORGANES DE GESTION

Ces organes comprennent le management et les services d’encadrement. Le président a pour mission de poursuivre le développement de la Chancellerie du premier ministre afi n qu’elle puisse évoluer vers une unité restreinte de compétences, comptant des collaborateurs hautement fl exibles qui apportent au premier ministre toutes les formes de soutien dans le cadre de l’élaboration et de la mise en œuvre de la politique gouvernementale.

L’organisation doit par conséquent faire preuve d’une grande souplesse et d’une grande faculté d’adaptation face à des circonstances changeantes. Elle doit également être perçue par les autres départements comme un partenaire objectif dans le cadre de l’élaboration et de la coordination de la politique. Par ailleurs, le président de la Chancellerie assume la fonction de président du Collège du renseignement et de la sécurité.

Le secrétariat de ce Collège est dès lors assuré par les services de la Chancellerie. Services d’encadrement communs Eu égard à la taille réduite des SPF horizontaux, les présidents de ceux-ci ont convenu de recourir, pour un maximum de services d’encadrement, à des «shared services», c.-à-d. des services d’encadrement communs. Dans les domaines P&O, ICT, B&CG et Audit interne (pas encore en place) des liens de collaboration sont mis en place.

Le directeur du service d’encadrement B&CG est installé à la Chancellerie. – Personnel et Organisation Le service d’encadrement P&O se fi xe comme objectif la mise au point d’une politique du personnel intégrée, afi n que des collaborateurs compétents se retrouvent au bon endroit. Pour atteindre cet objectif, il est nécessaire de développer les compétences organisationnelles ainsi que les rôles et les fonctions.

Le développement des carrières occupe aussi une place centrale dans la culture organisationnelle visée.

– Budget et Contrôle de la gestion Le service d’encadrement Budget et Contrôle de la gestion «B&CG» assure la gestion du processus fi nancier au sein du SPF et est responsable du contrôle interne et du contrôle de gestion y afférents. Le service d’encadrement B&CG est le résultat d’une collaboration fructueuse entre les SPF Chancellerie, B&CG, P&O et Fedict et relève d’un seul directeur d’encadrement.

Objectifs stratégiques: Elaboration d’un cycle intégré de planifi cation, établissement du budget et évaluation du budget. Objectifs opérationnels: 1. instruments de planifi cation aux niveaux stratégique, tactique et opérationnel; 2. instruments de mise en oeuvre; 3. instruments d’évaluation Le SPF Chancellerie du Premier Ministre participe très activement au projet FEDCOM (projet ERP) et fait partie de l’équipe pilote pour laquelle l’introduction du logiciel est prévue en deux phases: le 1/12/2008 et le 1/01/2009.

Le service d’encadrement prend, en cette matière, l’initiative pour l’introduction de la comptabilité en partie double au sein de l’administration fédérale, tant en matière de formations que pour l’implémentation. – Réseau-ICT Le service d’encadrement ICT poursuit les 5 objectifs stratégiques suivants: 1. la fourniture, conformément aux engagements pris et dans les limites budgétaires, de l’ensemble des services ICT opérationnels nécessaires à la Chancellerie pour lui permettre d’accomplir ses missions respectives de manière efficace; 2. la gestion et la mise à disposition des ressources et de l’infrastructure ICT optimales nécessaires à la Chancellerie pour lui permettre d’accomplir ses missions; 3. la garantie d’une sécurité opérationnelle optimale et la protection de l’infrastructure mise en place et des systèmes d’information confi és au service d’encadrement dans les limites budgétaires disponibles; 4. le soutien apporté au management dans l’optimisation des différents processus et plus particulièrement du fonctionnement intégré de la Direction générale Secrétariats et concertation;

5. le management support: le service d’encadrement assiste le management dans l’optimisation des différents processus. – Secrétariat et services logistiques: Ce service apporte une assistance administrative et logistique au premier ministre et à son Service public. Il assure la gestion en particulier: – des bâtiments sis rue de la Loi 14- 16, y compris le restaurant – de la résidence officielle du premier ministre (Lambermont) – du restaurant entièrement rénové DIVISION ORGANIQUE 31

SERVICES OPÉRATIONNELS CHANCELLERIE DU

A. La Direction générale Secrétariats et Concertation La Chancellerie est un environnement qui exige de la fl exibilité et de la compétence. Le développement d’un tel degré de fl exibilité et de compétence constitue un véritable défi . L’implémentation réussie de E-premier, permet une optimalisation de tous les processus internes de ces secrétariats. Le secrétariat du Conseil des ministres Au sein de ce service sont concentrées l’ensemble des activités administratives et logistiques liées à l’organisation des réunions au sein du gouvernement.

Le cycle complet des activités touchant à l’organisation des réunions du cabinet restreint et du Conseil des ministres est rassemblé à ce niveau. L’objectif stratégique est d’une part, de permettre une prise de décision aussi aisée que possible au sein du gouvernement et d’autre part, de mettre la décision le plus rapidement possible à la disposition des membres du gouvernement. Le Secrétariat du Comité de concertation Au sein de ce service sont regroupées toutes les activités – tant celles de logistique administrative que celles touchant au contenu – qui sont liées aux relations qui existent entre le gouvernement fédéral et les divers gouvernements des entités fédérées.

Ce service tient par

conséquent le même rôle que le Secrétariat du Conseil des ministres: il assume la fonction de secrétariat du Comité de concertation et assure le suivi des différentes conférences interministérielles qui en dépendent. Le Secrétariat des comités de négociation syndicale Ce service reprend le fonctionnement du secrétariat du Comité commun à l’ensemble des Services publics (Comité A) et du Comité de Secteur I «Administration générale».

Ces deux comités sont des organes organisant la négociation entre les Autorités publiques et les syndicats représentatifs de leur personnel. En vue de leur apporter une assistance administrative et logistique, le service met en outre du personnel à la disposition de deux commissions de contrôle sous la direction de trois magistrats. Il s’agit d’une part de la Commission de contrôle de la représentativité des organisations syndicales dans le secteur public et d’autre part de la Commission de Contrôle du paiement des primes syndicales.

Ces deux commissions fonctionnent sur une base indépendante et autonome. Dans ce cadre également, l’objectif consiste à évoluer vers un fl ux de documents avec une réduction optimale du support papier.

B. Direction Coordination et Affaires juridiques Cette Direction regroupe l’ensemble des services chargés d’apporter au premier ministre un soutien de fond et d’assurer la coordination de la politique au sein du gouvernement. Cette Direction continue à assurer sa fonction classique de service d’études pour tous les aspects liés au fonctionnement du gouvernement. Cette Direction joue en outre un rôle majeur dans le cadre de la coordination de la politique.

Elle veille à la coordination de la politique lors de l’élaboration d’une législation préparatoire importante, plus particulièrement des lois-programmes, et offre en cette matière ses services à la Chancellerie et aux autres Services publics fédéraux en collaboration avec le Parlement et le Conseil d’Etat. La direction assure en outre le suivi des activités parlementaires et gouvernementales, ce qui permettra de mettre sur pied une coordination de la politique plus aisée et ex ante.

La direction procède à l’examen de toutes sortes de questions juridiques, notamment des implications juridiques de mesures politiques. Entre autres lors de la constitution d’un nouveau gouvernement, elle élabore

également des directives relatives au processus législatif et au fonctionnement du gouvernement et des cellules stratégiques, en collaboration avec le Secrétariat du Conseil des ministres. L’objectif est aussi de constituer au sein de cette direction une cellule qui concentrerait toutes les connaissances et l’expérience en matière de réformes institutionnelles et de transfert de biens et de personnel vers les Communautés et Régions.

Le transfert de connaissances pourrait ainsi être mieux organisé. On évitera ainsi la perte de connaissances à chaque changement de cabinet. Cette direction collabore donc étroitement avec la Direction précédente et il existe une interaction permanente entre les deux Directions. La direction assume en outre la coordination du contentieux juridique pour la Cour Constitutionnelle, le Conseil d’État et les cours et tribunaux, ainsi que le suivi des dossiers soumis au Conseil des ministres concernant le fonctionnement et le personnel de la Cour Constitutionnelle.

La direction compte également un centre important de compétences dans le domaine des marchés publics. Il est prévu de revoir les processus internes dans le courant de 2009 afi n de transposer plus rapidement les directives européennes dans la réglementation nationale. Enfi n, cette direction veille à la préparation et au traitement des dossiers relatifs au protocole et aux distinctions honorifi ques qui relèvent de la compétence du premier ministre.

C. Direction générale Communication externe

La Direction générale Communication externe, dans le cadre de l’accomplissement de ses missions fi xées par AR, mettra plus particulièrement l’accent sur: • le développement du portail fédéral www.belgium. be et du centre de contact mail; • son développement en tant que centre d’expertise et de compétences chargé de mettre à la disposition des départements ses services et compétences en matière de communication; • la mise en place et le développement de projets transdépartementaux et/ou associant différents niveaux de pouvoirs; • la coordination et le développement du management partnership conclu avec les institutions européennes;

• le renforcement de l’image de marque de notre pays. Ces missions et tâches spécifi ques, dont la partie supportée par la direction générale pour ce qui est du développement du site portail, justifi ent les crédits alloués pour les dépenses diverses relatives à la communication externe. Le contrat de service pour la livraison des nouvelles des agences de presse sera évalué. Par ailleurs, dans le cadre de missions d’information et de communication, sur décision du Conseil des ministres, des subventions peuvent être accordées à des associations.

En outre, la direction dispose, par l’intermédiaire du Centre de Presse international, d’un forum qui permet la collecte et la diffusion d’informations, principalement à la presse et aux journalistes, au niveau tant national qu’international. Le Centre de Presse international est également un lieu d’accueil et de visibilité des autorités belges auprès de la presse internationale. En outre, le compte de trésorerie pour les missions d’information et de communication pour compte d’autres SPF-SPP est inscrit sous le service de l’État à gestion séparée IPC-Résidence Palace

DIVISION ORGANIQUE

SERVICES RELEVANT DU SPF CHANCELLERIE

1. Agence pour la simplification administrative 01. Subsistance En application de l’ art. 12, § 5, de l’ AR du 23 décembre 1998: mission d’ intérêt public, les rémunérations sont à charge du budget du SPF-Chancellerie 11. Etudes simplification administrative (PME) La note de politique générale en matière de simplifi - cation administrative sera commentée séparément par le ministre pour l’Entreprise et la Simplifi cation.

2. Commission nationale permanente du pacte culturel La Commission nationale permanente du Pacte culturel fut instituée par l’article 21 de la loi du 16 juillet 1973 garantissant la protection des tendances idéologiques et philosophiques. En tant qu’organe politique, elle traite des plaintes relatives aux infractions à la loi du Pacte culturel et du décret du Pacte culturel. Les membres sont désignés par les Conseils de Communauté selon le mode proportionnel.

Bien que la Commission du pacte culturel représente un groupe linguistique francophone, néerlandophone et germanophone, elle est néanmoins une commission nationale. Sa compétence s’étend sur le territoire national et tous ses membres ayant voix délibérative participent aux délibérations et aux décisions. Le bureau de la Commission du Pacte culturel se compose du collège des présidents et sous-présidents.

Ce bureau organise les activités de la commission et assure la préparation des réunions; il ne dispose toutefois d’aucun droit de décision en matière de plaintes déposées. La Commission du Pacte culturel est en premier lieu un organe de conciliation. Elle a pour principale mission d’obtenir une conciliation entre les parties. Pour ce faire, elle dispose d’un nombre réduit de fonctionnaires qui se chargent de l’instruction et de l’accompagnement de la procédure de conciliation.

3. Programme 3: interventions sociales La loi du 1er septembre 1980 règle l’octroi et le paiement d’une prime syndicale aux membres du personnel du secteur public. Le paiement des primes syndicales sera garanti par le biais d’une dotation (pour les départements ministériels fédéraux, établissements scientifi ques fédéraux, communautés et régions, corps spéciaux et pouvoirs de nature législative) complétée de cotisations versées par les organismes fédéraux d’intérêt public (recettes-Chancellerie) et les administrations provinciales et locales (encaissement par biais de l’ ONSSAPL).

Les primes syndicales 2008 seront payées en 2009.

Pour l’ année de référence 2008, le montant de la prime syndicale de 80,00 euros et les frais d’administration de 2,50 euros. sont maintenus en application du Protocole n° 155/1: Programmation sociale intersectorielle 2005-2006 (aspects quantitatifs et qualitatifs). Un crédit de 16.100.000 euros est inscrit pour le paiement des primes syndicales 2008 et pour l’acquittement des soldes 2007 et 2006. La Chancellerie du premier ministre n’intervient que partiellement (50% sur base de l’année de référence précédente) dans le paiement des primes syndicales, car en ce qui concerne les soldes, les organisations syndicales sont directement payées par l’ ONSSAPL.

A l’occasion des négociations de la programmation sociale intersectorielle 2007-2008, le volet primes syndicales sera indubitablement mis à l’ordre du jour. 4. Programme 4: Comité d’audit de l’administration fédérale L’arrêté royal du 17 août 2007 portant créant du Comité d’audit de l’administration fédérale (CAAF) prévoit, en son article 4 que le premier ministre prend l’initiative d’organiser un appel à candidatures pour la mise sur pied du CAAF.

Cette procédure sera lancée dans le courant de l’année 2009. L’arrêté royal précise également que le CAAF disposera d’un secrétariat permanent à charge de et hébergé dans les locaux de la Chancellerie du premier ministre. Le premier ministre, Yves LETERME ée exclusivement sur du papier entièrement recyclé