23 OCTOBRE 1978. - Arrêté royal n° 5 relatif à la tenue des documents sociaux. (NOTE : Consultation des versions antérieures à partir du 08-07-1989 et mise à jour au 11-07-2022)
Chapitre I Champ d'application.
Art. 1-3
Chapitre II- Documents sociaux.
Art. 4-6, 6bis
Chapitre IIbis. <Inséré par L 2002-03-05/30, art. 9; En vigueur : 01-04-2002> Réglementation particulière pour les employeurs qui détachent des travailleurs en Belgique.
Art. 6ter, 6quater, 6quinquies, 6sexies, 6septies, 6octies
Chapitre III Surveillance.
Art. 7-10
Chapitre IV Dispositions pénales.
Art. 11, 11bis, 12, 12bis, 13-15, 15bis, 15ter
Chapitre V Dispositions modificatives.
Section I Dispositions modificatives de la loi du 12 avril 1965 concernant la protection de la rémunération des travailleurs.
Art. 16
Section II <Dispositions modificatives de la loi du 30 juin 1971 relative aux amendes administratives applicables en cas d'infraction à certaines lois sociales>.
Art. 17-18
Section III- <Dispositions modificatives de la loi du 6 avril 1960 concernant l'exécution de travaux de construction.>
Art. 19-27
Chapitre VI Dispositions finales.
Art. 28-30
1983012033 1983012193 1983012927 1984912047 1984912048 1990012168 1990012268 1990012719 1992013268 1994012330 1994012463 1994012556 1994012969 1994912625 1995012053 1995012182 1995012407 1995012970 1996012248 1996012501 1996022066 1996022531 1996022755 1996022756 1997012627 1997012690 1997022940 1998012232 1998012949 1998013042 1998022211 1999012350 2000012121 2000012502 2001012040 2001012041 2001012826 2001012982 2001022000 2002012312 2002012514 2002013216 2003012252 2003200088 2003200528 2005012500 2005012757 2005200658 2007012139 2007012576 2007022687 2011204348 2014204428 2017206207 2019200351 2019203103 2022205615
Chapitre I_ Champ d'application.
Article 1.Le présent arrêté s'applique aux employeurs et aux travailleurs, ainsi qu'aux personnes déterminées par le Roi en exécution de l'article 4, § 2.
Pour l'application du présent arrêté sont assimilés:
1° aux travailleurs: a) les personnes qui, autrement qu'en vertu d'un contrat de travail exécutent des prestations de travail sous l'autorité d'une autre personne [1 , à l'exception des personnes qui fournissent des prestations au sens du chapitre 1er et 2 du titre 2 de la loi du 18 juillet 2018 relative à la relance économique et au renforcement de la cohésion sociale, dans la mesure où les conditions imposées par l'article 26 de la loi précitée sont remplies, ou aux personnes qui fournissent des prestations en vue d'obtenir l'indemnité conformément à l'article 90, alinéa 1er, 1° bis, du Code des impôts sur les revenus 1992]1 [3 , à l'exception des personnes qui sont occupées en application de l'article 17, § 1er, alinéa 1er, 1° et 3° à 7° inclus, de l'arrêté royal du 28 novembre 1969 pris en exécution de la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs et dans le respect de toutes les conditions visées à l'article 17 de l'arrêté royal du 28 novembre 1969 précité]3;
b) les personnes qui ne travaillent pas sous l'autorité d'une autre personne mais qui sont assujetties en tout ou en partie à la législation sur la sécurité sociale des travailleurs;
c) les apprentis.
2° aux employeurs: les personnes qui occupent les personnes visées au 1°, ou qui sont assimilées aux employeurs dans les cas et conditions déterminées par la législation sur la sécurité sociale.
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(1)<L 2018-07-18/03, art. 35, 018; En vigueur : 20-02-2018>
(2)<L 2020-12-24/08, art. 51, 021; En vigueur : 01-01-2021>
(3)<L 2022-03-17/11, art. 10, 022; En vigueur : 01-01-2022>
Art.2. Les personnes qui ont eu la qualité d'employeur au sens de l'article 1er, restent soumises aux dispositions du présent arrêté qui les concernent.
Art.3. Le présent arrêté n'est pas applicable aux travailleurs régis par un statut qui sont occupés par l'Etat, les provinces, les agglomérations, les fédérations de communes et les communes.
Le Roi peut après avis du Conseil national du travail exclure, soit purement et simplement, soit moyennant certaines modalités, de l'application de tout ou partie des dispositions du présent arrêté certaines catégories de personnes auxquelles il s'applique.
Chapitre II- Documents sociaux.
Art.4. § 1. Les documents sociaux dont la tenue est imposée par le présent arrêté sont:
1. (le registre général du personnel et le registre spécial du personnel;) <L 2003-01-24/33, art. 2, 011; En vigueur : 01-01-2003>
2. le compte individuel (, soit sous format papier, soit sous format électronique). <L 2007-06-03/81, art. 23, 014; En vigueur : 02-08-2007>
(§ 1erbis. Le Roi peut dispenser les employeurs, qui doivent communiquer les données, telles que déterminées par Lui en vertu de l'article 38 de la loi du 26 juillet 1996 portant modernisation de la sécurité sociale et assurant la viabilité des régimes légaux des pensions, à l'institution chargée de la perception des cotisations de sécurité sociale, conformément aux modalités définies par le Roi, de l'obligation de tenir un registre général du personnel pour les travailleurs dont les données sont communiquées.) <L 2003-01-24/33, art. 2, 011; En vigueur : 01-01-2003>
(§ 2. Est également considéré comme document social dont la tenue est prescrite par le présent arrêté, le registre de présence qui doit être tenu dans les branches d'activité ou les catégories d'entreprises déterminées par le Roi par arrêté délibéré en Conseil des Ministres.
Le Roi détermine, également par arrêté délibéré en Conseil des Ministres, les personnes qui seront tenues de tenir un registre de présence, ainsi que les travailleurs qui devront y être mentionnés.) <L 1999-03-26/30, art. 79, 008; En vigueur : 01-01-1999>
§ 3. (Est également considéré comme document social dont la tenue est prescrite par le présent arrêté, le registre de mesure du temps de travail qui doit être tenu dans les branches d'activité ou les catégories d'entreprises déterminées par le Roi par arrêté délibéré en Conseil des Ministres.
Le Roi détermine, également par arrêté délibéré en Conseil des Ministres, les personnes qui sont tenues de tenir un registre de mesure du temps de travail ainsi que les travailleurs qui devront y être mentionnés.) <Rétabli par L 2007-03-01/37, art. 77, 013; En vigueur : 24-03-2007>
(§ 4. Le Roi détermine les documents sociaux dont la tenue est imposée dans le cadre de l'occupation de travailleurs liés par un contrat de travail ALE ainsi que la personne qui sera obligée de tenir ces documents.) <L 1999-04-07/32, art. 26, 009; En vigueur : 01-01-2000>
Art.5. Le Roi détermine le contenu des documents sociaux, leur forme, l'époque à laquelle ils doivent être établis et complétés, la période durant laquelle ils doivent être conservés, le lieu ou ils doivent être gardés et conservés et toute autre modalité de tenue de ces documents.
Il détermine également les documents dont copie doit être remise aux travailleurs, la périodicité et les délais dans lesquels cette copie doit être remise.
Art.6. Est également considéré comme document social dont la tenue est prescrite par le présent arrêté, l'écrit visé à l'article 123 de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail.
(Cet écrit doit être établi conformément aux articles 123 et 124 de la loi du 3 juillet 1978 précitée.) <L 2003-01-24/33, art. 3, 011; En vigueur : 01-01-2003>
Art. 6bis.<L 2002-08-02/45, art. 110, 010; En vigueur : 29-08-2002> Sont également considérés comme documents sociaux dont la tenue est prescrite par le présent arrêté :
a) l'écrit visé à l'article 119.4 de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail et établi conformément aux dispositions de l'article 119.4;
b) l'écrit constatant la convention d'immersion professionnelle visé (à l'article 105 de la loi-programme du 2 août 2002) et établi conformément à l'article 105 de cette même loi. <Erratum, voir M.B. 04.10.2002, p. 45092>
(c) l'écrit visé à l'article 4 de la loi du 24 juillet 1987 sur le travail temporaire, le travail intérimaire et la mise de travailleurs à la disposition d'utilisateurs, et rédigé conformément à cet article 4;)
[1 d) l'accord visé à l'article 7 de la loi du 30 mars 2018 concernant l'instauration d'une allocation de mobilité;]1
[2 e) l'accord visé à l'article 7 de la loi du 17 mars 2019 concernant l'instauration d'un budget mobilité.]2 <L 2006-12-27/30, art. 182, 012; En vigueur : 01-01-2007>
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(1)<L 2018-03-30/32, art. 16, 017; En vigueur : 01-01-2018>
(2)<L 2019-03-17/05, art. 16, 019; En vigueur : 01-03-2019>
Chapitre IIbis.
Art. 6ter.[1 Pour l'application du présent chapitre, on entend par :
1° employeurs : les employeurs, au sens de l'article 1er, dont l'entreprise exerce réellement, dans un pays autre que la Belgique, des activités substantielles, c'est-à-dire des activités autres que celles relevant uniquement de la gestion interne ou administrative, au sens de l'article 2, 3°, de la loi du 5 mars 2002 concernant les conditions de travail, de rémunération et d'emploi en cas de détachement de travailleurs en Belgique et le respect de celles-ci, et qui occupent sur le territoire belge un ou plusieurs travailleurs au sens du 2° du présent article;
2° travailleurs : les travailleurs au sens de l'article 1er, qui accomplissent temporairement une prestation de travail en Belgique et qui, soit travaillent habituellement sur le territoire d'un ou plusieurs pays autres que la Belgique, soit ont été engagées dans un pays autre que la Belgique.]1
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(1)<L 2016-12-11/03, art. 19, 016; En vigueur : 30-12-2016>
Art. 6quater.<L 2006-12-27/30, art. 144, 012; En vigueur : 01-04-2007> Les employeurs qui ont effectué la déclaration préalable visée à l'article 139 de la loi-programme (I) du 27 décembre 2006 et les employeur qui en sont dispensés en vertu de l'article 138, alinéa 2, de la même loi, sont dispensés durant une période déterminée par le Roi, d'établir et de tenir les documents sociaux prévus par ou en vertu du chapitre II du présent arrêté, à l'exception du compte individuel visé à l'article 4, § 1er, 2, du présent arrêté.
[1 Le présent article n'est pas applicable aux employeurs qui occupent, au sens de la loi du 5 mars 2002 concernant les conditions de travail, de rémunération et d'emploi en cas de détachement de travailleurs en Belgique et le respect de celles-ci, un ou plusieurs conducteurs dans le cadre d'activités dans le domaine du transport routier définies à l'article 2, 5°, de la loi précitée du 5 mars 2002.]1
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(1)<L 2022-06-19/01, art. 20, 023; En vigueur : 11-07-2022>
Art. 6quinquies.[1 Les employeurs sont dispensés, durant une période déterminée par le Roi, d'établir et de tenir le compte individuel visé à l'article 4, paragraphe 1er, du présent arrêté pour autant que, durant la période d'occupation visée à l'article 6ter, ils fournissent aux fonctionnaires désignés par le Roi, à leur demande :
1° une copie des documents relatifs à la rémunération prévus par la législation du pays où est établi l'employeur et qui sont équivalents au compte individuel visé à l'article 4, paragraphe 1er, et/ou;
2° par dérogation à l'article 36 du Code pénal social, une traduction, soit dans une des langues nationales, soit en anglais, des documents visés au 1°.
Les employeurs visés à l'alinéa 1er peuvent être dispensés par le Roi, dans les conditions qu'Il détermine, en tenant compte de la durée limitée de leurs activités en Belgique ou de la nature particulière de ces activités, de l'obligation de fournir les documents visés à l'alinéa 1er, 1° et 2°.
Les documents visés à l'alinéa 1er, 1° et 2° peuvent être fournis sur support papier ou en format électronique.]1
[2 Le présent article n'est pas applicable aux employeurs qui occupent, au sens de la loi du 5 mars 2002 concernant les conditions de travail, de rémunération et d'emploi en cas de détachement de travailleurs en Belgique et le respect de celles-ci, un ou plusieurs conducteurs dans le cadre d'activités dans le domaine du transport routier définies à l'article 2, 5°, de la loi précitée du 5 mars 2002.]2
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(1)<L 2016-12-11/03, art. 20, 016; En vigueur : 30-12-2016>
(2)<L 2022-06-19/01, art. 21, 023; En vigueur : 11-07-2022>
Art. 6sexies.[1 § 1er. Au terme de la période d'occupation visée à l'article 6ter, les employeurs sont tenus, durant une période d'un an, de fournir aux fonctionnaires désignés par le Roi, à leur demande, sur support papier ou en format électronique, les documents visés à l'article 6quinquies, alinéa 1er, 1° et 2°.
§ 2. Lorsque les employeurs ne fournissent pas les documents visés à l'article 6quinquies, conformément à cet article et au § 1er du présent article, alors que la demande en a été faite, ils sont tenus d'établir et de tenir le compte individuel visé à l'article 4, § 1er.]1
[2 § 3. Le présent article n'est pas applicable aux employeurs qui occupent, au sens de la loi du 5 mars 2002 concernant les conditions de travail, de rémunération et d'emploi en cas de détachement de travailleurs en Belgique et le respect de celles-ci, un ou plusieurs conducteurs dans le cadre d'activités dans le domaine du transport routier définies à l'article 2, 5°, de la loi précitée du 5 mars 2002.]2
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(1)<L 2016-12-11/03, art. 21, 016; En vigueur : 30-12-2016>
(2)<L 2022-06-19/01, art. 22, 023; En vigueur : 11-07-2022>
Art. 6septies.<Inséré par L 2006-12-27/30, art. 147; En vigueur : 01-04-2007> Au terme de la période déterminée par le Roi en vertu des articles 6quater et 6quinquies, les employeurs doivent établir et tenir les documents sociaux prévus par ou en vertu du chapitre II.
[1 Le présent article n'est pas applicable aux employeurs qui occupent, au sens de la loi du 5 mars 2002 concernant les conditions de travail, de rémunération et d'emploi en cas de détachement de travailleurs en Belgique et le respect de celles-ci, un ou plusieurs conducteurs dans le cadre d'activités dans le domaine du transport routier définies à l'article 2, 5°, de la loi précitée du 5 mars 2002.]1
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(1)<L 2022-06-19/01, art. 23, 023; En vigueur : 11-07-2022>
Art.6octies. [1 Les employeurs qui occupent, au sens de la loi du 5 mars 2002 concernant les conditions de travail, de rémunération et d'emploi en cas de détachement de travailleurs en Belgique et le respect de celles-ci, un ou plusieurs conducteurs dans le cadre d'activités dans le domaine du transport routier définies à l'article 2, 5°, de la loi précitée du 5 mars 2002, sont dispensés d'établir et de tenir les documents sociaux prévus par ou en vertu du chapitre II du présent arrêté.]1
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(1)<Inséré par L 2022-06-19/01, art. 24, 023; En vigueur : 11-07-2022>
Chapitre III_ Surveillance.
Art.7. [1 Les infractions aux dispositions du présent arrêté royal et de ses arrêtés d'exécution sont recherchées, constatées et sanctionnées conformément au Code pénal social.
Les inspecteurs sociaux disposent des pouvoirs visés aux articles 23 à 39 du Code pénal social lorsqu'ils agissent d'initiative ou sur demande dans le cadre de leur mission d'information, de conseil et de surveillance relative au respect des dispositions du présent arrêté royal et de ses arrêtés d'exécution.]1
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(1)<L 2010-06-06/06, art. 62, 015; En vigueur : 01-07-2011>
Art.8. (abrogé) <L 1989-12-22/31, art. 214, 003; En vigueur : 09-01-1990>
Art.9. (abrogé) <L 1989-12-22/31, art. 214, 003; En vigueur : 09-01-1990>
Art.10. (abrogé) <L 1989-12-22/31, art. 214, 003; En vigueur : 09-01-1990>
Chapitre IV_ Dispositions pénales.
Art.11. [1 abrogé]1
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(1)<L 2010-06-06/06, art. 109, 31°, 015; En vigueur : 01-07-2011>
Art. 11bis. (abrogé) <L 1994-03-23/30, art. 5, 006; En vigueur : 01-04-1994>
Art.12. [1 abrogé]1
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(1)<L 2010-06-06/06, art. 109, 31°, 015; En vigueur : 01-07-2011>
Art. 12bis. (abrogé) <L 1994-03-23/30, art. 5, 006; En vigueur : 01-04-1994>
Art.13. [1 abrogé]1
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(1)<L 2010-06-06/06, art. 109, 31°, 015; En vigueur : 01-07-2011>
Art.14. [1 abrogé]1
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(1)<L 2010-06-06/06, art. 109, 31°, 015; En vigueur : 01-07-2011>
Art.15. [1 abrogé]1
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(1)<L 2010-06-06/06, art. 109, 31°, 015; En vigueur : 01-07-2011>
Art. 15bis. (abrogé) <L 1991-07-20/31, art. 98, 004; En vigueur : 1991-08-11>
Art. 15ter. (abrogé) <L 1994-03-23/30, art. 7, 006; En vigueur : 01-04-1994>
Chapitre V_ Dispositions modificatives.
Section I_ Dispositions modificatives de la loi du 12 avril 1965 concernant la protection de la rémunération des travailleurs.
Art.16. <Disposition modificative>
Section II_
Art.17. <Disposition modificative>
Art.18. <Disposition modificative>
Section III-
Art.19. <Disposition modificative>
Art.20. <Disposition modificative>
Art.21. <Disposition modificative>
Art.22. <Disposition modificative>
Art.23. <Disposition modificative>
Art.24. <Disposition modificative>
Art.25. <Disposition modificative>
Art.26. <Disposition modificative>
Art.27. <Disposition modificative>
Chapitre VI_ Dispositions finales.
Art.28. Sans préjudice des dispositions transitoires à fixer par le Roi, sont abrogés:
1° la loi du 26 janvier 1951 relative à la simplification des documents dont la tenue est imposée par la législation sociale, modifiée par la loi du 28 mai 1953;
2° la loi fixant le statut du Comité national pour le travail à domicile;
3° l'article 1er, 22°, de la loi du 30 juin 1971 relative aux amendes administratives applicables en cas d'infraction à certaines lois sociales.
Art.29. Le présent arrêté entre en vigueur à une date à fixer par le Roi, à l'exception des sections I et III du chapitre V ainsi que de l'article 17 qui entrent en vigueur le dixième jour après celui de la publication du présent arrêté au "Moniteur Belge".
Le Roi peut fixer des dates différentes pour certaines catégories de personnes visées par le présent arrêté.
Art. 30. Notre Ministre de l'Emploi et du Travail et Notre Ministre de la Prévoyance sociale sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.