16 JUILLET 1992. - Arrêté royal relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers. (NOTE : Consultation des versions antérieures à partir du 16-07-1993 et mise à jour au 18-04-2024)
CHAPITRE I. - Disposition générale.
Art. 1
CHAPITRE II. - Délivrance d'extraits des registres et de certificats établis d'après ces registres.
Art. 2-4
CHAPITRE III. - La consultation des registres.
Art. 5, 5bis, 5ter
CHAPITRE IV. - La communication à des tiers de listes de personnes, tirées des registres.
Art. 6-10
CHAPITRE V. - [1 Dispositions diverses]1
Art. 10bis, 10ter, 11-12, 12bis, 13-14
1992801337 1996000397 1996801828 1997000654 1997801946 1999000992 2001000778 2002000875 2005000068 2005000185 2005000346 2011203752 2014000015 2021040201 2023044023
CHAPITRE I. - Disposition générale.
Article 1. Pour l'application du présent arrêté, il faut entendre par registres, le registre de la population et le registre des étrangers définis aux articles 1er et 2 de l'arrêté royal relatif aux registres de la population et au registre des étrangers.
CHAPITRE II. - Délivrance d'extraits des registres et de certificats établis d'après ces registres.
Art.2. Toute personne peut obtenir un extrait des registres ou un certificat, établi d'après ces registres, pour autant que les informations qu'ils contiennent la concernent.
La demande est formulée oralement ou par écrit par la personne concernée, son représentant légal ou son mandataire spécial auprès du service de la population de la commune où elle est inscrite. La personne concernée ne doit justifier d'aucun intérêt particulier.
Art.3.Toute personne, tout organisme public ou privé peut obtenir, sur demande écrite et signée, un extrait des registres ou un certificat établi d'après ces registres concernant un habitant de la commune lorsque la délivrance de ces documents est prévue ou autorisée par ou en vertu de la loi.
(Par documents dont la délivrance est prévue ou autorisée par ou en vertu de la loi, il y a lieu d'entendre, pour l'application de l'alinéa 1er, entre autres les documents qui sont nécessaires aux fins d'exécution ou de poursuite d'une procédure déterminée par la loi, le décret ou l'ordonnance, notamment le Code civil, le Code judiciaire et le Code d'instruction criminelle, ou par un arrêté pris en exécution de la loi, du décret ou de l'ordonnance, lorsque la procédure requiert l'indication du domicile de la personne à l'égard de laquelle elle doit s'exécuter ou se poursuivre, et que le domicile est, dans ce cas, assimilé à l'inscription aux registres de la population ou au registre des étrangers.
Sans préjudice des restrictions prévues par l'article 4, l'extrait reprend, uniquement les informations nécessaires à la procédure lorsque la personne à l'égard de laquelle elle s'exécute ou se poursuit est inscrite aux registres de la population ou au registre des étrangers de la commune où la demande a été introduite; si cette personne a été radiée, l'extrait indique la date de radiation et selon le cas, la commune où elle a été, par la suite, inscrite ou qu'il s'agit d'une radiation d'office ou pour l'étranger. (En outre, si cette personne est inscrite au registre de la population ou au registre des étrangers d'une autre commune belge au moment de la demande, la commune communique au demandeur la dernière adresse connue de cette personne.) <AR 2005-04-22/43, art. 2, 006 ; En vigueur : 03-07-2005>
Le Ministre de l'Intérieur ou son délégué, à la demande de la commune ou du demandeur, détermine si une demande d'extrait ou de certificat contestée répond ou non aux conditions de délivrance visées dans le présent article.) <AR 1993-07-02/31, art. 1, 002; En vigueur : 16-07-1993>
[1 Les restrictions à la délivrance à des tiers d'extraits et de certificats des registres ne s'appliquent pas lorsque ceux-ci sont destinés à des fins de recherches généalogiques ou historiques ou à d'autres fins scientifiques et pour autant que les registres aient été clôturés depuis plus de 120 ans. Par dérogation à l'article 4, l'extrait ou le certificat ainsi obtenu peut également mentionner la filiation ascendante.
La délivrance à des tiers d'extraits et de certificats des registres qui ont été clôturés depuis moins de 120 ans, à des fins généalogiques ou historiques ou à d'autres fins scientifiques est autorisée avec le consentement écrit de la personne concernée. L'autorisation mentionne les finalités.
Si la personne concernée est décédée ou n'est plus saine d'esprit, ce consentement doit être donné par l'époux survivant ou le cohabitant légal survivant. Pour les mineurs, le consentement est donné par les parents ou le tuteur.
Si la personne concernée est décédée et n'a pas laissé d'époux survivant ou de cohabitant légal survivant ou si ce dernier n'est plus sain d'esprit, le consentement doit être donné par au moins l'un des descendants au premier degré de la personne concernée.
A défaut de descendants au premier degré ou si ceux-ci ne sont pas sains d'esprit ou sont décédés, il appartient alors au Collège des Bourgmestre et Echevins/communal de prendre une décision quant à la délivrance des extraits ou certificats.
Le consentement précité doit être présenté par le demandeur. Le consentement peut également comprendre l'autorisation de mentionner la filiation ascendante.
Si le demandeur ne connaît pas l'adresse de la personne devant donner son consentement, une lettre adressée à la personne dont le consentement est requis, peut être jointe à la demande, en vue d'obtenir celui-ci. La commune envoie alors cette lettre au destinataire, qui prend ensuite la décision de donner suite ou non à la requête du demandeur. La commune ne communique pas l'adresse du destinataire au demandeur.
Les communes peuvent délivrer les extraits et certificats au prix coûtant]1
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(1)<AR 2014-01-05/02, art. 1, 007; En vigueur : 27-01-2014>
Art.4. A moins que la loi n'en dispose autrement, les extraits ou certificats ne peuvent mentionner d'autres informations que celles prévues à l'article 3, alinéa 1er, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques. Ils peuvent faire mention du titre d'identité de la personne concernée (, de la déclaration de cohabitation légale ainsi que, le cas échéant, de la cessation de celle-ci). <AR 1999-12-30/33, art. 1, 1°, 005; En vigueur : 01-01-2000>
L'extrait ou certificat remis au demandeur est signé au nom du collège des bourgmestre et échevins par l'officier de l'état civil ou l'agent délégué à cet effet, conformément à l'article 126 de la nouvelle loi communale, et mentionne à quelle fin il est délivré et son destinataire éventuel. Il ne reproduit pas le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques sauf si le demandeur est habilité à l'utiliser en vertu de la loi.
(Lorsque la demande d'extrait ou de certificat porte sur l'une des informations visées aux (10°, pour ce qui concerne la déclaration relative à l'existence d'un contrat de mariage (, d'une convention avenue postérieurement à la déclaration de cohabitation légale et par laquelle les cohabitants en règlent les modalités) ou d'un contrat patrimonial passé entre personnes n'étant pas soumises à un régime matrimonial, en ce compris l'indication du notaire au rang des minutes duquel le contrat (ou la convention, selon le cas,) a été recu, 16° ou 22°) de l'article 1er de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 déterminant les informations mentionnées dans les registres de la population et dans le registre des étrangers, le demandeur n'est pas tenu, par dérogation à l'article 3, d'établir que la délivrance du document est prévue ou autorisée par ou en vertu de la loi. Il doit néanmoins justifier, auprès de l'officier de l'état civil ou de l'agent délégué à cet effet, que la communication de l'information lui est indispensable. Au cas où l'officier de l'état civil refuse de reconnaître ce caractère indispensable, le collège des bourgmestre et échevins statue sur le bien-fondé de la demande à la requête de l'intéressé.) <AR 1996-06-12/40, art. 2, 003; En vigueur : 06-09-1996> <AR 1996-09-05/32, art. 1, 004; En vigueur : 03-10-1996> <AR 1999-12-30/33, art. 1, 2°, 005; En vigueur : 01-01-2000>
CHAPITRE III. - La consultation des registres.
Art.5. La consultation du registre de la population et du registre des étrangers par les services communaux et les services dépendant du centre public d'aide sociale n'est autorisée qu'à des fins de gestion interne.
La consultation desdits registres est interdite aux personnes privées. Elle n'est autorisée à d'autres autorités ou organismes publics que par ou en vertu de la loi.
Art. 5bis. [1 La consultation par des tiers des registres qui ont été clôturés depuis plus de 120 ans, est autorisée à des fins généalogiques et historiques ou à d'autres fins scientifiques, qu'il s'agisse de registres papier ou de registres qui, en vue d'une conservation durable, ont été transférés sur un autre support d'information.
Les modalités de cette consultation sont fixées par le Collège communal ou le Collège des Bourgmestre et Echevins.]1
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(1)<Inséré par AR 2014-01-05/02, art. 2, 007; En vigueur : 27-01-2014>
Art. 5ter. [1 Les communes peuvent transférer leurs registres sur un autre support d'information et ce, en vue d'une conservation durable.
Les communes peuvent mettre les reproductions des registres qui ont été clôturés depuis plus de 120 ans à prix coûtant à la disposition de tiers lorsque celles-ci sont destinées à des fins généalogiques, historiques ou à d'autres fins scientifiques.
Ces tiers ne peuvent toutefois pas diffuser les reproductions obtenues.]1
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(1)<Inséré par AR 2014-01-05/02, art. 2, 007; En vigueur : 27-01-2014>
CHAPITRE IV. - La communication à des tiers de listes de personnes, tirées des registres.
Art.6. Aucune liste de personnes inscrites aux registres ne peut être communiquée à des tiers. Cette interdiction ne vise pas les autorités ou organismes publics habilités, par ou en vertu de la loi, à obtenir de telles listes et ce, pour les informations sur lesquelles porte cette habilitation.
Art.7.Par dérogation à l'article 6, sur demande écrite et en stipulant la finalité pour laquelle elles sont sollicitées, des listes de personnes ne reprenant pas d'autres informations que celles énumérées à l'article 3, alinéa 1er, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, peuvent seules être communiquées :
a) aux organismes de droit belge remplissant des missions d'intérêt général qui n'ont pas fait l'objet d'une désignation nominative par le Roi pour accéder aux informations du Registre national des personnes physiques, par application de l'article 5 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques; le collège des bourgmestre et échevins apprécie le bien-fondé de la demande;
b) aux autorités étrangères, moyennant l'accord préalable du Ministre des Affaires étrangères;
c) [2 ...]2
d) aux instituts de sondage agréés par le Ministre des Affaires économiques sur avis de la Commission des sondages d'opinion.
La limitation aux informations insérées à l'article 3, alinéa 1er, de la loi du 8 août 1983 précitée concerne également les critères de sélection sur base desquels les listes sont établies.
[1 e) aux chercheurs qui justifient expressément d'un intérêt historique clair ou de tout autre intérêt scientifique. Dans ce cas, la liste peut également mentionner la filiation ascendante, et ce par dérogation à ce qui est stipulé à l'alinéa 1er.]1
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(1)<AR 2014-01-05/02, art. 3, 007; En vigueur : 27-01-2014>
(2)<AR 2023-07-11/08, art. 1, 008; En vigueur : 21-08-2023>
Art.8.
<Abrogé par AR 2023-07-11/08, art. 2, 008; En vigueur : 21-08-2023>
Art.9. Les listes visées à l'article 7 ne peuvent être délivrées que dans la mesure où la finalité déclarée dans la demande est conforme à celle poursuivie par le demandeur.
Art.10. Le destinataire de la liste ne peut lui-même la communiquer à des tiers ou l'utiliser à d'autres fins que celles stipulées dans la demande.
CHAPITRE V. - [1 Dispositions diverses]1
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(1)
Art. 10bis. [1 La demande d'informations contenues dans les registres qui ont été clôturés depuis moins de 120 ans, et ce à des fins généalogiques ou historiques ou à d'autres fins scientifiques, au moyen soit d'extraits ou de certificats, soit de listes de personnes, doit être adressée au Collège communal ou au Collège des Bourgmestre et Echevins par requête motivée.
Cette requête comprend également l'engagement du demandeur à n'utiliser les informations obtenues qu'à des fins généalogiques ou historiques ou à d'autres fins scientifiques avec mention des éventuelles publications pour lesquelles ces informations seront utilisées.
Avant de donner son consentement, le Collège communal ou le Collège des Bourgmestre et Echevins peut, avant de communiquer les informations demandées tirées des registres de la population, solliciter auprès du demandeur tous renseignements complémentaires destinés à étayer le bien-fondé de la demande.]1
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(1)<Inséré par AR 2014-01-05/02, art. 4, 007; En vigueur : 27-01-2014>
Art.10ter. [1 La demande d'obtention d'informations issues des registres clôturés dans le cadre de la généalogie successorale doit être adressée à l'officier de l'état civil, au moyen d'une requête motivée. La requête doit être introduite sous peine d'irrecevabilité par l'instance chargée par la loi de la mission légale pour laquelle la recherche de généalogie successorale est nécessaire, ou par son sous-traitant ; auquel cas, la demande doit être accompagnée d'un mandat spécial clair et exprès. La requête mentionne clairement la législation applicable encadrant la mission légale et les données nécessaires à cet effet, ainsi que les éléments essentiels du traitement de données.
Dans la mesure où cette instance a accès au Registre national, celle-ci doit, en application de l'article 6 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, démontrer que l'obtention des données n'était pas possible par le biais du Registre national, et ce sous peine d'irrecevabilité. La communication des données doit dans tous les cas se limiter strictement aux données nécessaires à la mission légale.
L'officier de l'état civil peut autoriser le demandeur, par arrêté motivé, à consulter lui-même les registres physiques. Le cas échéant, la consultation doit avoir lieu sous la surveillance et la responsabilité de l'officier d'état civil ou de son délégué.
Si l'officier de l'état civil refuse de donner suite à une requête, le demandeur peut introduire un recours contre ce refus conformément à l'article 3, alinéa 4.]1
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(1)<Inséré par AR 2024-03-07/41, art. 1, 009; En vigueur : 28-04-2024>
Art.11. § 1. Toute personne peut demander à l'administration communale de sa commune de résidence que son adresse ne soit pas communiquée à des tiers. La demande doit être écrite et motivée.
Le collège des bourgmestre et échevins statue sur la demande; sa décision est notifiée par écrit au demandeur.
§ 2. L'agrément de la demande n'implique la non-communication de l'adresse que pour une période de six mois à compter de la date de la décision du collège des bourgmestre et échevins.
Art.12. Sur demande écrite mentionnant le but poursuivi et l'utilisation projetée, le collège des bourgmestre et échevins peut autoriser la délivrance à des tiers de données statistiques tirées des registres à condition que celles-ci ne permettent pas l'identification des personnes inscrites dans lesdits registres.
Art. 12bis. [1 Le consultant en matière de sécurité de l'information et en protection de la vie privée visé à l'article 10 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, qui est désigné par la commune, est chargé du contrôle des consultations des registres de la population de la commune.
Un logging des consultations des registres de la population est également tenu sous la surveillance du consultant en sécurité susmentionné.]1
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(1)<Inséré par AR 2014-01-05/02, art. 6, 007; En vigueur : 27-01-2014>
Art.13. Le présent arrêté entre en vigueur le premier jour du troisième mois qui suit sa publication au Moniteur belge.
Art. 14. Notre Ministre de l'Intérieur est chargé de l'exécution du présent arrêté.