Wetsvoorstel permettant l'accès aux archives en vue de la recomposition des familles à la suite des séparations transfrontalières contraintes Voir 00%: Proposition la oi de M. Ben Achour at consorts 002: Avi du Conseil d'Éat.

AMENDEMENT

de Belgique 25 octobre 2022 Voir: Doc 55 2648/ (2021/2022): 001: Proposition de loi de M. Ben Achour et consorts. 002: Avis du Conseil d’État. permettant l’accès aux archives en vue de la recomposition des familles à la suite des séparations transfrontalières contraintes PROPOSITION DE LOI

N° 1 DE M. BEN ACHOUR ET CONSORTS

Art. 2

Remplacer cet article par ce qui suit: “Art. 2. § 1er. Aux fins de recomposition de sa propre famille ou de son histoire familiale à la suite de séparations transfrontalières contraintes ou lorsque des documents constitués en dehors du territoire national sont archivés sur le territoire national, toute personne peut demander à consulter les archives conservées par des autorités publiques ou les organismes publics ou privés qui contiennent des données à caractère personnel de tiers utiles à cette finalité à la condition que ces archives ne relèvent pas de la compétence des entités fédérées.

Les catégories des données visées sont celles qui servent à établir:

1° un lien de parentalité avec des tiers;

2° l’identité de ces tiers qui présentent un lien de parentalité avec la personne qui demande à consulter les archives en vue de reconstituer sa famille ou son histoire familiale;

3° les coordonnées de tiers qui présentent un lien de parentalité avec la personne qui demande de consulter 4° les circonstances de la séparation familiale. § 2. La demande comprend:

1° les données d’identification du demandeur, à savoir son nom, ses prénoms, sa signature, sa nationalité, sa date et son lieu de naissance;

2° une motivation et une description circonstanciées de la finalité poursuivie;

3° la date de la demande. § 3. L’autorité ou l’organisme visé au paragraphe 1er est le responsable du traitement. Celui-ci donne accès aux archives pertinentes si la demande répond valablement au moins à l’une des finalités visées au paragraphe 1er et aux exigences du 2e paragraphe. Si des données à caractère personnel qui ne servent manifestement pas la finalité visée au paragraphe 1er apparaissent sur un document d’archives, le responsable du traitement permet la consultation d’une copie ou d’un extrait de ce document sur lequel ces données ont été rendues illisibles. § 4.

Afin de permettre aux personnes identifiées dans les documents d’archive de connaître l’identité de la personne qui les a consultées, pour chaque consultation, le responsable du traitement établit un dossier qui contient:

1° la demande visée au paragraphe 2;

2° l’identité des tiers visés au paragraphe  1er, à l’exception de ceux dont aucune donnée, en application du paragraphe 3, n’est lisible;

3° les références des documents consultés. Le responsable du traitement permet à ces tiers de consulter gratuitement le dossier et les documents consultés par le demandeur. Il conserve ce dossier aussi longtemps qu’il conserve les documents consultés.”

JUSTIFICATION

Le présent amendement vise à adapter la proposition afin de tenir compte des avis rendus sur la proposition de loi. Notamment l’avis  n°  71 631  du Conseil d’État, l’avis n° 168/2022 de l’Autorité de protection des données (APD), du SPF Affaires étrangères et l’avis des Archives générales du Royaume.

Paragraphe 1er Les auteurs proposent d’élargir le champ d’application de la proposition aux cas où les archives ont été constituées à l’étranger mais sont conservées en Belgique afin de répondre à la remarque des Archives Générales du Royaume. En effet, la séparation des métis sous la période coloniale n’a pas nécessairement entraîné une séparation transfrontalière des familles. Des enfants ont ainsi été séparés de leurs parents et placés dans des institutions sur place.

Or, de nombreux documents liés à ces tragédies ont été “rapatriés” en Belgique après l’indépendance des anciens territoires coloniaux. L’accès à ces archives est donc essentiel pour ces personnes malgré l’absence de séparation transfrontalière afin qu’ils puissent faire toute la lumière sur leur histoire familiale. À la fin du premier alinéa, les mots “à la condition que ces archives ne relèvent pas de la compétence des entités fédérées” sont ajoutés afin de répondre aux remarques du Conseil d’État sur les répartitions de compétence.

À noter que cette formulation correspond mieux à l’état actuel de la Constitution dont l’article 35 n’est pas entré vigueur. L’État fédéral est donc encore compétent pour toutes les matières, sauf celles spécifiquement attribuées aux Régions et Communautés. Des précisions et clarifications ont également été apportées aux données à caractère personnel visées conformément à l’avis de l’autorité de Protection des données.

Paragraphe 2 Conformément à l’avis de l’APD, il est proposé de ne plus exiger du demandeur son numéro de registre national, pour plusieurs raisons. D’une part, ce numéro n’est utile que si le responsable de traitement est en mesure d’en vérifier les données auprès du registre national. Ce qui n’est certainement pas le cas pour la plupart des organismes, privés ou publics visés par la proposition. Par ailleurs, au regard des risques que représente la collecte de ce numéro d’identification unique de chaque individu en Belgique, il apparaît que d’autres données, causant de moindre risques, peuvent permettre d’atteindre l’objectif recherché, à savoir permettre aux personnes dont les données sont consultées, d’identifier, avec un degré satisfaisant de certitude, qui a consulté leurs données.

Raison pour laquelle il est proposé de remplacer le numéro de registre national par

la nationalité, la date et le lieu de naissance, conformément à l’avis de l’APD. Ce choix permet en outre, dans une perspective de simplification, de ne pas créer un régime distinct pour les personnes étrangères ne disposant pas de numéro de registre national. Ceci semble d’autant plus nécessaire que nombre de demandeurs potentiels sont des personnes de nationalité étrangère. Paragraphe 3 Conformément à l’avis de l’APD, il est précisé ce qui était jusque-là sous-entendu par “faire droit à la demande”.

L’avis des Archives générales du Royaume souligne la charge administrative que représente le fait devoir rendre illisible certaines données si elles sont inutiles à la finalité poursuivie. Les auteurs du présent amendement comprennent cela mais il ne peut être question de déresponsabiliser le responsable de traitement dans sa gestion des archives. Ce serait contraire à l’esprit et à la lettre du règlement général sur la protection des données (RGPD) et à l’avis de l’APD qui a expressément approuvé la disposition.

Raison pour laquelle les auteurs du présent amendement proposent que les responsables de traitement rendent au moins illisibles les données qui ne sont “manifestement” pas utiles aux finalités poursuivies, étant entendues que, par exemple, la recherche des “circonstances de la séparation familiale” offre déjà une certaine marge d’appréciation. Dans ce cadre, il convient sans doute de souligner que ce paragraphe lève toute forme d’ambigüité quant à l’identité du responsable du traitement des données, lequel est identifié comme l’institution ou l’organisme et non l’agent traitant.

À cet égard, les auteurs du présent amendement estiment encore que ces agents ne sauraient être tenus pour responsables de la (non-)communication d’éléments provenant de fonds différents et qui, considérés séparément, ne présentent pas le caractère manifeste d’inutilité au regard des finalités poursuivies (la mise à disposition de documents d’archives ne pouvant pas se comprendre comme une étude historique complète et transversale de chaque dossier créé).

Si le besoin devait s’en faire sentir, il serait encore loisible aux institutions concernées d’affiner la notion par le biais d’une grille d’analyse ad hoc quant à ce qui ressort du champ des éléments utiles ou non, au regard des finalités poursuivies.

Enfin, les auteurs du présent amendement, conformément aux différents avis, proposent de supprimer l’obligation de consultation sur place des documents. Étant donné les risques assez faibles et les difficultés pour certains demandeurs de se rendre sur le lieu même de la conservation des archives (qui peuvent être multiples), cette exigence semble inutile et disproportionnée. Paragraphe 4 Conformément à l’avis de l’APD, la finalité poursuivie par ce paragraphe est directement explicitée.

Conformément aux différents avis, compte-tenu de la difficulté d’identifier et de contacter les personnes dont les données ont été consultées, les auteurs du présent amendement retirent l’obligation d’informer les personnes concernées. Conformément à l’avis du Conseil d’État, le délai de conservation du dossier est également précisé. Ce délai est lié à la période de conservation de l’archive et donc au régime propre de chaque archive.

Malik BEN ACHOUR (PS)

Christophe LACROIX (PS) Jean-Marc DELIZÉE (PS)

Vicky REYNAERT (Vooruit)