Artikel 1. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:
1) De minister: de Minister van Justitie of de persoon die werd aangeduid het toezicht op het transitiehuis op te nemen;
2) Transitiehuis: het transitiehuis zoals bepaald in artikel 9/2, § 1, van de wet externe rechtspositie betreffende de externe rechtspositie van de veroordeelden tot een vrijheidsstraf en de aan het slachtoffer toegekende rechten in het raam van de strafuitvoeringsmodaliteiten van 17 mei 2006;
3) De exploitant: de private stichting De Kansenfabriek
4) De verantwoordelijke: de verantwoordelijke van het transitiehuis zoals bepaald in artikel 35 van het koninklijk besluit van 22 juli 2019 tot bepaling van de normen voor de erkenning als transitiehuis.
5) De Federale Overheidsdienst Justitie: de dienst Begroting binnen het directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen.
Nederlands (NL)
Français (FR)
Titre
3 JUNI 2025. - Koninklijk besluit tot bepaling van de financiële tussenkomst van de Federale Staat voor een transitiehuis te Leuven (voor de periode 01/06/2025 tot en met 31/05/2026)
Titre
3 JUIN 2025. - Arrêté royal fixant l'intervention financière de l'Etat fédéral pour une maison de transition de Louvain (pour la période allant du 01/06/2025 au 31/05/2026 inclus)
Informations sur le document
Numac: 2025004485
Datum: 2025-06-03
Info du document
Numac: 2025004485
Date: 2025-06-03
Table des matières
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
HOOFDSTUK 2. - Financiële tussenkomst van de Fe...
Afdeling 1. - Voorwaarden bij toekenning van de...
Afdeling 2. - Voorwaarden bij het beheer van de...
Afdeling 3. - Betalingsmodaliteiten
Afdeling 4. - Controle mechanismen
Afdeling 5. - Overgangsbepalingen
BIJLAGEN.
Table des matières
CHAPITRE 1er. - Dispositions générales
CHAPITRE 2. - Intervention financière de l'Etat...
Section 1re. - Conditions d'octroi de l'interve...
Section 2. - Conditions de gestion de la subven...
Section 3. - Modalités de paiement
Section 4. - Mécanismes de contrôle
Section 5. - Dispositions transitoires
ANNEXES.
Tekst (26)
Texte (26)
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
CHAPITRE 1er. - Dispositions générales
Article 1er. Pour l'application du présent arrêté, on entend par :
1) Le ministre : le Ministre de la Justice ou la personne désignée pour superviser la maison de transition ;
2) Maison de transition : la maison de transition telle que visée à l'article 9/2, § 1er, de la loi du 17 mai 2016 relative au statut juridique externe des personnes condamnées à une peine privative de liberté et aux droits reconnus à la victime dans le cadre des modalités d'exécution de la peine;
3) L'exploitant : la fondation privée De Kansenfabriek
4) Le responsable : le responsable de la maison de transition tel que défini à l'article 35 de l'arrêté royal du 22 juillet 2019 fixant les normes d'agrément en tant que maison de transition ;
5) Le service public fédéral de Justice : le département de budget au sein de la direction générale des établissements pénitentiaires.
1) Le ministre : le Ministre de la Justice ou la personne désignée pour superviser la maison de transition ;
2) Maison de transition : la maison de transition telle que visée à l'article 9/2, § 1er, de la loi du 17 mai 2016 relative au statut juridique externe des personnes condamnées à une peine privative de liberté et aux droits reconnus à la victime dans le cadre des modalités d'exécution de la peine;
3) L'exploitant : la fondation privée De Kansenfabriek
4) Le responsable : le responsable de la maison de transition tel que défini à l'article 35 de l'arrêté royal du 22 juillet 2019 fixant les normes d'agrément en tant que maison de transition ;
5) Le service public fédéral de Justice : le département de budget au sein de la direction générale des établissements pénitentiaires.
HOOFDSTUK 2. - Financiële tussenkomst van de Federale Staat voor het transitiehuis te Leuven.
CHAPITRE 2. - Intervention financière de l'Etat fédéral pour la maison de transition de Louvain
Afdeling 1. - Voorwaarden bij toekenning van de financiële tussenkomst
Section 1re. - Conditions d'octroi de l'intervention financière
Art.2. § 1. De exploitatieperiode van het transitiehuis te Leuven nam een aanvang op 1 juni 2024 en eindigt uiterlijk drie jaar later, nl. op 31 mei 2027.
§ 2. Een jaarlijkse toelage in de vorm van een subsidie wordt toegekend aan de exploitant van het transitiehuis te Leuven. Het maximale bedrag van toelage werd vastgesteld op:
- eerste exploitatiejaar: 1.382.415,47€;
- tweede exploitatiejaar: 1.424.939,88€;
- derde exploitatiejaar: 1.501.756,48€.
§ 3. Dit besluit regelt de toekenning van de financiële tussenkomst voor de bewezen kosten verbonden aan de plaatsing van veroordeelden in een transitiehuis gedurende het tweede exploitatiejaar, nl. de periode van 1 juni 2025 tot en met 31 mei 2026.
§ 4. Deze toelage wordt toegekend om te voorzien in de exploitatie van het transitiehuis te Leuven, dewelke bij koninklijk besluit van 18 april 2024 erkend werd als inrichting waar veroordeelden kunnen geplaatst worden om hun vrijheidsstraf te ondergaan.
§ 5. Deze toelage kan niet overschreden worden. Alle kosten en indexeringen zijn inbegrepen in deze toelage.
§ 2. Een jaarlijkse toelage in de vorm van een subsidie wordt toegekend aan de exploitant van het transitiehuis te Leuven. Het maximale bedrag van toelage werd vastgesteld op:
- eerste exploitatiejaar: 1.382.415,47€;
- tweede exploitatiejaar: 1.424.939,88€;
- derde exploitatiejaar: 1.501.756,48€.
§ 3. Dit besluit regelt de toekenning van de financiële tussenkomst voor de bewezen kosten verbonden aan de plaatsing van veroordeelden in een transitiehuis gedurende het tweede exploitatiejaar, nl. de periode van 1 juni 2025 tot en met 31 mei 2026.
§ 4. Deze toelage wordt toegekend om te voorzien in de exploitatie van het transitiehuis te Leuven, dewelke bij koninklijk besluit van 18 april 2024 erkend werd als inrichting waar veroordeelden kunnen geplaatst worden om hun vrijheidsstraf te ondergaan.
§ 5. Deze toelage kan niet overschreden worden. Alle kosten en indexeringen zijn inbegrepen in deze toelage.
Art.2. § 1er. La période d'exploitation de la maison de transition de Louvain a débute le 1ier juin 2024 et prend fin au plus tard trois ans après cette date, à savoir le 31 mai 2027.
§ 2. Une subvention annuelle sous la forme d'un subside est octroyée à l'exploitant de la maison de transition de Louvain. Le montant maximal de la subvention est fixé comme suit :
- première année d'exploitation : 1.382.415,47€
- deuxième année d'exploitation : 1.424.939,88€;
- troisième année d'exploitation : 1.501.756,48€.
§ 3. Le présent arrêté régit l'octroi de l'intervention financière pour les frais justifiés liés au placement de personnes condamnées en maison de transition durant la deuxième année d'exploitation, à savoir la période du 1ier juin 2025 au 31 mai 2026 inclus.
§ 4. Elle est allouée en vue de l'exploitation de la maison de transition de Louvain, laquelle a été agrée par l'arrêté royal du 18 avril 2024 en tant qu'établissement dans laquelle des condamnés peuvent être placés afin d'y subir leur peine privative de liberté.
§ 5. Cette subvention ne peut être dépassée. Tous les frais et indexations sont inclus dans cette subvention.
§ 2. Une subvention annuelle sous la forme d'un subside est octroyée à l'exploitant de la maison de transition de Louvain. Le montant maximal de la subvention est fixé comme suit :
- première année d'exploitation : 1.382.415,47€
- deuxième année d'exploitation : 1.424.939,88€;
- troisième année d'exploitation : 1.501.756,48€.
§ 3. Le présent arrêté régit l'octroi de l'intervention financière pour les frais justifiés liés au placement de personnes condamnées en maison de transition durant la deuxième année d'exploitation, à savoir la période du 1ier juin 2025 au 31 mai 2026 inclus.
§ 4. Elle est allouée en vue de l'exploitation de la maison de transition de Louvain, laquelle a été agrée par l'arrêté royal du 18 avril 2024 en tant qu'établissement dans laquelle des condamnés peuvent être placés afin d'y subir leur peine privative de liberté.
§ 5. Cette subvention ne peut être dépassée. Tous les frais et indexations sont inclus dans cette subvention.
Art.3. De kosten die als subsidieerbaar worden aanvaard, worden in detail omschreven in bijlage 1 bij dit koninklijk besluit.
Art.3. Les frais subventionnables sont décrits en détail dans l'annexe 1re au présent arrêté royal.
Afdeling 2. - Voorwaarden bij het beheer van de toelage
Section 2. - Conditions de gestion de la subvention
Art.4. § 1. De exploitant verbindt zich ertoe de toegekende subsidie te beheren overeenkomstig de wettelijke en regelgevende bepalingen die van toepassing zijn op de federale subsidies.
§ 2. De exploitant verbindt zich ertoe de bepalingen omschreven in dit koninklijk besluit, aangevuld met de bepalingen omschreven in het koninklijk besluit tot bepaling van de normen voor de erkenning als transitiehuis en houdende de exploitatievoorwaarden voor een transitiehuis, strikt na te leven.
§ 3. De exploitant verbindt zich ertoe elke subsidieerbare uitgave te staven zoals omschreven in dit besluit en zijn bijlagen. Kosten die niet gestaafd worden, bijvoorbeeld door ontbreken van de stukken, maar ook door variabiliteit van kosten, worden niet in aanmerking genomen voor subsidiëring.
§ 4. De exploitant verbindt zich ertoe de subsidie op een loyale, economische en efficiënte wijze toe te passen in functie van de werking van het transitiehuis.
§ 2. De exploitant verbindt zich ertoe de bepalingen omschreven in dit koninklijk besluit, aangevuld met de bepalingen omschreven in het koninklijk besluit tot bepaling van de normen voor de erkenning als transitiehuis en houdende de exploitatievoorwaarden voor een transitiehuis, strikt na te leven.
§ 3. De exploitant verbindt zich ertoe elke subsidieerbare uitgave te staven zoals omschreven in dit besluit en zijn bijlagen. Kosten die niet gestaafd worden, bijvoorbeeld door ontbreken van de stukken, maar ook door variabiliteit van kosten, worden niet in aanmerking genomen voor subsidiëring.
§ 4. De exploitant verbindt zich ertoe de subsidie op een loyale, economische en efficiënte wijze toe te passen in functie van de werking van het transitiehuis.
Art.4. § 1er. L'exploitant s'engage à gérer la subvention conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables aux subventions fédérales.
§ 2. L'exploitant s'engage à observer scrupuleusement les dispositions décrites dans le présent arrêté royal, complété par les dispositions décrites dans l'arrêté royal fixant les normes en vue de l'agrément comme maison de transition et fixant les conditions d'exploitation pour une maison de transition.
§ 3. L'exploitant s'engage à justifier toute dépense subventionnable de la manière décrite dans le présent arrêté royal et ses annexes. Les frais non justifiés, par exemple en raison de l'absence de pièces, mais également de la variabilité des coûts, ne sont pas pris en considération pour l'octroi de la subvention.
§ 4. L'exploitant s'engage à utiliser la subvention de manière loyale, économique et efficiente en vue du fonctionnement de la maison de transition.
§ 2. L'exploitant s'engage à observer scrupuleusement les dispositions décrites dans le présent arrêté royal, complété par les dispositions décrites dans l'arrêté royal fixant les normes en vue de l'agrément comme maison de transition et fixant les conditions d'exploitation pour une maison de transition.
§ 3. L'exploitant s'engage à justifier toute dépense subventionnable de la manière décrite dans le présent arrêté royal et ses annexes. Les frais non justifiés, par exemple en raison de l'absence de pièces, mais également de la variabilité des coûts, ne sont pas pris en considération pour l'octroi de la subvention.
§ 4. L'exploitant s'engage à utiliser la subvention de manière loyale, économique et efficiente en vue du fonctionnement de la maison de transition.
Art.5. De subsidie wordt toegekend als een globaal jaarlijks bedrag.
Art.5. La subvention est octroyée sous la forme d'un montant annuel global.
Art.6. Alleen de uitgaven aangegaan tussen start en einde van het betreffende exploitatiejaar zullen in overweging worden genomen bij de jaarlijkse afrekeningen.
Art.6. Seules les dépenses engagées entre le début et la fin de l'année d'exploitation concernée seront prises en considération lors des décomptes annuels.
Art.7. § 1. Het jaarlijkse bedrag van de toegekende subsidie kan niet worden verhoogd met de beschikbare saldi die worden vastgesteld naar aanleiding van de jaarlijkse afrekeningen die door de Federale Overheidsdienst Justitie worden opgesteld.
§ 2. Er kan geen reserve worden opgebouwd. Het bedrag dat niet is aangewend op het einde van het desbetreffende exploitatiejaar, gaat definitief verloren.
§ 3. Elke niet verantwoorde subsidie die werd uitgekeerd, dient te worden terugbetaald.
§ 4. Elke andere subsidie of eventuele inkomsten worden transparant aangegeven onder meer met oog op het vermijden van dubbele financiering.
§ 5. Enige inkomsten die de exploitant zou genereren ingevolge de exploitatie van het transitiehuis (zoals vb. uit de verkoop aan bezoekers, uit tewerkstelling van veroordeelden (andere dan huishoudelijk onderhoud)) dienen terug te vloeien ten behoeve van de bewoners van het transitiehuis, en dit op een wijze die voorafgaandelijk door de overheid werd goedgekeurd.
§ 2. Er kan geen reserve worden opgebouwd. Het bedrag dat niet is aangewend op het einde van het desbetreffende exploitatiejaar, gaat definitief verloren.
§ 3. Elke niet verantwoorde subsidie die werd uitgekeerd, dient te worden terugbetaald.
§ 4. Elke andere subsidie of eventuele inkomsten worden transparant aangegeven onder meer met oog op het vermijden van dubbele financiering.
§ 5. Enige inkomsten die de exploitant zou genereren ingevolge de exploitatie van het transitiehuis (zoals vb. uit de verkoop aan bezoekers, uit tewerkstelling van veroordeelden (andere dan huishoudelijk onderhoud)) dienen terug te vloeien ten behoeve van de bewoners van het transitiehuis, en dit op een wijze die voorafgaandelijk door de overheid werd goedgekeurd.
Art.7. § 1er. Le montant annuel de la subvention octroyée ne peut être majoré des soldes disponibles établis à l'occasion des décomptes annuels réalisés par le Service public fédéral Justice.
§ 2. Aucune réserve ne peut être constituée. Le montant non utilisé à la fin de l'année d'exploitation concernée est définitivement perdu.
§ 3. Toute subvention non justifiée qui aurait été versée doit être restituée.
§ 4. Toute autre subvention ou rentrée éventuelle est signalée de manière transparente, notamment en vue d'éviter un double financement.
§ 5. Toute rentrée générée par l'exploitant à la suite de l'exploitation de la maison de transition (par exemple, par la vente à des visiteurs, par le travail des personnes condamnées (autre que l'entretien domestique)) doit être reversée au bénéfice des résidents de la maison de transition d'une manière préalablement approuvée par l'autorité.
§ 2. Aucune réserve ne peut être constituée. Le montant non utilisé à la fin de l'année d'exploitation concernée est définitivement perdu.
§ 3. Toute subvention non justifiée qui aurait été versée doit être restituée.
§ 4. Toute autre subvention ou rentrée éventuelle est signalée de manière transparente, notamment en vue d'éviter un double financement.
§ 5. Toute rentrée générée par l'exploitant à la suite de l'exploitation de la maison de transition (par exemple, par la vente à des visiteurs, par le travail des personnes condamnées (autre que l'entretien domestique)) doit être reversée au bénéfice des résidents de la maison de transition d'une manière préalablement approuvée par l'autorité.
Afdeling 3. - Betalingsmodaliteiten
Section 3. - Modalités de paiement
Art.8. § 1. Onder voorbehoud van beschikbare kredieten, gebeurt de vereffening van de subsidie volgens een terugvorderbaar voorschot/saldo-systeem.
§ 2. Het voorschot van de subsidie wordt vastgelegd op 70% van het bedrag van de jaarlijkse toelage (nl. 997.457,92€ voor het tweede jaar). Dit voorschot wordt uitbetaald bij de inwerkingtreding van dit besluit en telkens bij de aanvang van een nieuw exploitatiejaar.
§ 3. Het saldo van de subsidie betreft het resterende bedrag (max 30%) van de jaarlijkse toelage. Dit saldo wordt uitbetaald na grondige controle en goedkeuring van de door het door de exploitant ingediende financieel dossier.
§ 4. Om de continuïteit van de exploitatie in deze opdracht maximaal te garanderen, kan in de volgende gevallen de berekening van het saldo pro rata worden aangepast, en dit voor zover de oorzaak niet toe te schrijven is aan de subsidiërende overheid of overmacht:
- De graduele invulling van de bezetting tot haar maximum neemt langere tijd in beslag dan overeengekomen bij opstart;
- De gemiddelde bezetting van het transitiehuis gedurende het voorbije exploitatiejaar is lager dan 90%;
- De verblijfsduur van een individuele bewoner overstijgt de zes maanden, te wijten aan tekortkoming in de uitbating.
§ 2. Het voorschot van de subsidie wordt vastgelegd op 70% van het bedrag van de jaarlijkse toelage (nl. 997.457,92€ voor het tweede jaar). Dit voorschot wordt uitbetaald bij de inwerkingtreding van dit besluit en telkens bij de aanvang van een nieuw exploitatiejaar.
§ 3. Het saldo van de subsidie betreft het resterende bedrag (max 30%) van de jaarlijkse toelage. Dit saldo wordt uitbetaald na grondige controle en goedkeuring van de door het door de exploitant ingediende financieel dossier.
§ 4. Om de continuïteit van de exploitatie in deze opdracht maximaal te garanderen, kan in de volgende gevallen de berekening van het saldo pro rata worden aangepast, en dit voor zover de oorzaak niet toe te schrijven is aan de subsidiërende overheid of overmacht:
- De graduele invulling van de bezetting tot haar maximum neemt langere tijd in beslag dan overeengekomen bij opstart;
- De gemiddelde bezetting van het transitiehuis gedurende het voorbije exploitatiejaar is lager dan 90%;
- De verblijfsduur van een individuele bewoner overstijgt de zes maanden, te wijten aan tekortkoming in de uitbating.
Art.8. § 1er. Sous réserve des crédits disponibles, la liquidation de la subvention est réalisée selon un système d'avance récupérable/solde.
§ 2. L'avance de la subvention est fixée à 70 % du montant de l'allocation annuelle (à savoir 997.457,92€ pour la deuxième année). Cette avance est versée lors de l'entrée en vigueur du présent arrêté et chaque fois au début d'une nouvelle année d'exploitation.
§ 3. Le solde de la subvention est le montant restant (30% maximum) de la subvention annuelle. Ce solde est versé après contrôle approfondi et approbation du dossier financier soumis par l'exploitant.
§ 4. Afin de garantir au maximum la continuité de l'exploitation dans cette mission, le calcul du solde peut être adapté au pro rata dans les cas suivants, et ce, pour autant que la cause ne soit pas imputable à l'autorité subsidiante ou à la force majeure :
- le remplissage progressif jusqu'à l'occupation maximale prend un temps plus long que celui convenu au départ ;
- l'occupation moyenne de la maison de transition durant l'année d'exploitation antérieure est inférieure à 90 % ;
- La durée de séjour d'un résident individuel est supérieure à six mois en raison de défaillances de l'exploitation.
§ 2. L'avance de la subvention est fixée à 70 % du montant de l'allocation annuelle (à savoir 997.457,92€ pour la deuxième année). Cette avance est versée lors de l'entrée en vigueur du présent arrêté et chaque fois au début d'une nouvelle année d'exploitation.
§ 3. Le solde de la subvention est le montant restant (30% maximum) de la subvention annuelle. Ce solde est versé après contrôle approfondi et approbation du dossier financier soumis par l'exploitant.
§ 4. Afin de garantir au maximum la continuité de l'exploitation dans cette mission, le calcul du solde peut être adapté au pro rata dans les cas suivants, et ce, pour autant que la cause ne soit pas imputable à l'autorité subsidiante ou à la force majeure :
- le remplissage progressif jusqu'à l'occupation maximale prend un temps plus long que celui convenu au départ ;
- l'occupation moyenne de la maison de transition durant l'année d'exploitation antérieure est inférieure à 90 % ;
- La durée de séjour d'un résident individuel est supérieure à six mois en raison de défaillances de l'exploitation.
Art.9. De uitbetaling van de subsidie kan worden onderbroken, aangepast, teruggevorderd of stopgezet ingeval van:
- grove fout of nalatigheid uit hoofde van de exploitant;
- oneigenlijk gebruik van de subsidie;
- vaststelling dat een deel of het geheel van de opdracht niet wordt uitgevoerd.
- grove fout of nalatigheid uit hoofde van de exploitant;
- oneigenlijk gebruik van de subsidie;
- vaststelling dat een deel of het geheel van de opdracht niet wordt uitgevoerd.
Art.9. Le paiement de la subvention peut être interrompu, adapté, recouvré ou arrêté dans les cas suivants :
- faute grave ou négligence dans le chef de l'exploitant ;
- usage impropre de la subvention ;
- constatation de la non-exécution d'une partie ou de la totalité de la mission.
- faute grave ou négligence dans le chef de l'exploitant ;
- usage impropre de la subvention ;
- constatation de la non-exécution d'une partie ou de la totalité de la mission.
Afdeling 4. - Controle mechanismen
Section 4. - Mécanismes de contrôle
Art.10. § 1. Twee keer per exploitatiejaar wordt door de exploitant aan de Federale Overheidsdienst Justitie een verantwoording van de uitgaven ingediend zoals omschreven in bijlage 2:
- in de loop van de zevende maand van het betreffende exploitatiejaar wordt een tussentijds financieel verslag ingediend; dit bevat alle gevraagde rapportage over de eerste zes maanden van het exploitatiejaar,
- nadat het exploitatiejaar werd volbracht, en dit uiterlijk één maand na het verstrijken van het jaar wordt een financieel dossier ingediend. Dit omvat zowel het financieel verslag met betrekking tot de tweede zes maanden van het exploitatiejaar als het activiteitenverslag over het betreffende exploitatiejaar.
§ 2. Elke voorgelegde uitgave moet vergezeld gaan van een verantwoordingsstuk en een betalingsbewijs, zoals omschreven in bijlage 2.
- in de loop van de zevende maand van het betreffende exploitatiejaar wordt een tussentijds financieel verslag ingediend; dit bevat alle gevraagde rapportage over de eerste zes maanden van het exploitatiejaar,
- nadat het exploitatiejaar werd volbracht, en dit uiterlijk één maand na het verstrijken van het jaar wordt een financieel dossier ingediend. Dit omvat zowel het financieel verslag met betrekking tot de tweede zes maanden van het exploitatiejaar als het activiteitenverslag over het betreffende exploitatiejaar.
§ 2. Elke voorgelegde uitgave moet vergezeld gaan van een verantwoordingsstuk en een betalingsbewijs, zoals omschreven in bijlage 2.
Art.10. § 1er. Deux fois par année d'exploitation, l'exploitant remet au Service public fédéral Justice une justification des dépenses de la manière décrite à l'annexe 2 :
- au cours du septième mois de l'année d'exploitation concernée, il présente un rapport financier intermédiaire contenant tous les rapports demandés relatifs aux six premiers mois de l'année d'exploitation ;
- à la fin de l'année d'exploitation, et au plus tard un mois après la fin de l'année, il présente un dossier financier ; celui-ci contient le rapport financier du deuxième semestre de l'année d'exploitation et le rapport d'activité de l'année d'exploitation concernée.
§ 2. Toute dépense soumise doit être accompagnée d'une pièce justificative et d'une preuve de paiement, comme décrit à l'annexe 2.
- au cours du septième mois de l'année d'exploitation concernée, il présente un rapport financier intermédiaire contenant tous les rapports demandés relatifs aux six premiers mois de l'année d'exploitation ;
- à la fin de l'année d'exploitation, et au plus tard un mois après la fin de l'année, il présente un dossier financier ; celui-ci contient le rapport financier du deuxième semestre de l'année d'exploitation et le rapport d'activité de l'année d'exploitation concernée.
§ 2. Toute dépense soumise doit être accompagnée d'une pièce justificative et d'une preuve de paiement, comme décrit à l'annexe 2.
Art.11. De originele stukken worden zeven jaar bewaard.
Art.11. Les originaux sont conservés durant sept ans.
Art.12. § 1. De Federale Overheidsdienst Justitie controleert de bestanddelen van het ingediende financieel dossier bedoeld in artikel 10 van dit besluit.
§ 2. Deze controle heeft betrekking op:
1° de ontvankelijkheid van de ingediende bewijsdocumenten;
Een document wordt als ontvankelijk beschouwd voor zover aan de voorwaarden en verplichtingen omschreven in dit besluit en haar bijlagen wordt voldaan.
2° de naleving van de bij dit besluit bepaalde voorwaarden.
§ 3. De Federale Overheidsdienst Justitie kan aanvullende informatie opvragen. Het niet bezorgen van de opgevraagde aanvullingen kan leiden tot de afwijzing van de betrokken uitgaven.
§ 2. Deze controle heeft betrekking op:
1° de ontvankelijkheid van de ingediende bewijsdocumenten;
Een document wordt als ontvankelijk beschouwd voor zover aan de voorwaarden en verplichtingen omschreven in dit besluit en haar bijlagen wordt voldaan.
2° de naleving van de bij dit besluit bepaalde voorwaarden.
§ 3. De Federale Overheidsdienst Justitie kan aanvullende informatie opvragen. Het niet bezorgen van de opgevraagde aanvullingen kan leiden tot de afwijzing van de betrokken uitgaven.
Art.12. § 1er. Le Service public fédéral Justice contrôle les éléments du dossier financier présenté, visé à l'article 10 du présent arrêté.
§ 2. Ce contrôle porte sur :
1° la recevabilité des pièces justificatives présentées.
Un document est considéré comme recevable lorsque les conditions et obligations définies dans le présent arrêté et ses annexes sont remplies.
2° le respect des conditions fixées par le présent arrêté.
§ 3. Le Service public fédéral Justice peut demander des informations complémentaires. L'absence de transmission des compléments requis peut entraîner le refus des dépenses concernées.
§ 2. Ce contrôle porte sur :
1° la recevabilité des pièces justificatives présentées.
Un document est considéré comme recevable lorsque les conditions et obligations définies dans le présent arrêté et ses annexes sont remplies.
2° le respect des conditions fixées par le présent arrêté.
§ 3. Le Service public fédéral Justice peut demander des informations complémentaires. L'absence de transmission des compléments requis peut entraîner le refus des dépenses concernées.
Art.13. Het saldo wordt uitbetaald na aanvaarding van het financieel dossier en de stavingsstukken (cfr. bijlage 2) door de Federale Overheidsdienst Justitie en dit uiterlijk twee maanden na ontvangst van alle verantwoordingsstukken van het volledige exploitatiejaar.
Art.13. Le solde est payé après l'acceptation du dossier financier et des pièces justificatives (cf. annexe 2) par le Service public fédéral Justice, et ce, au plus tard dans les deux mois qui suivent la réception de toutes les pièces justificatives de l'ensemble de l'année d'exploitation.
Art.14. Het niet (volledig) bezorgen van het financieel dossier en de bijhorende verantwoordingsstukken heeft tot gevolg dat deze uitgave niet in aanmerking wordt genomen. Dit betekent dat een reeds uitbetaalde subsidie kan worden teruggevorderd of dat de uitbetaling van het volgende subsidiedeel (voorschot of saldo) wordt opgeschort of aangepast.
Art.14. Si le dossier financier et les pièces justificatives y afférentes ne sont pas remis (intégralement), la dépense ne sera pas prise en considération. Cela signifie qu'une subvention déjà payée peut être recouvrée ou que le paiement de la tranche suivante (avance ou solde) de la subvention sera suspendu ou adapté.
Afdeling 5. - Overgangsbepalingen
Section 5. - Dispositions transitoires
Art.15. Dit besluit treedt in werking op 1 juni 2025 en treedt buiten werking op 1 juni 2026.
Art.15. Cet arrêté entre en vigueur le 1ier juin 2025 et expire le 1ier juin 2026.
Art.16. De minister bevoegd voor Justitie is belast met de uitvoering van dit besluit.
Art.16. Le ministre qui a la Justice dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.
BIJLAGEN.
ANNEXES.
Art. N1. Bijlage 1. - subsidieerbare kosten bij de uitbating van het transitiehuis
Lijst van in aanmerking genomen kostenposten:
- personeelskosten;
- werkingskosten (waaronder algemene administratieve werkingskosten, reiskosten, kosten voor voeding gedetineerden, kosten voor levensonderhoud gedetineerden, kosten voor vandalisme door gedetineerden);
- eenmalige investeringskosten;
- sommige medische kosten;
- andere kosten.
Lijst van in aanmerking komende uitgaven per kostenpost:
1. Personeelskosten
Personeelskosten verwijzen naar de loonkosten of elke andere kost die door de werkgever worden gedragen voor de indienststelling van het in het kader van de exploitatie aangeworven personeel dat bovendien gerechtvaardigd wordt door een opportuniteitsverband met het bereiken van de doelstellingen van de exploitatie. Enkel de reële lasten waarmee de organisatie geconfronteerd wordt bij de tewerkstelling van het personeel worden aanvaard.
Hierin zijn inbegrepen: de premies en de sociale bijdragen en dit rekening houdend met het toegekende forfaitair bedrag.
Personeelskosten zijn steeds in verhouding tot het werkregime en in verhouding tot het voor de job benodigde kwalificatieniveau van het personeelslid (diploma).
1.1. Aanvaarde personeelskosten:
- verloning;
- werkgeversbijdrage;
- sociale secretariaatskosten;
- vakantiegeld;
- eindejaarspremie;
- ev. tweetaligheidspremie (enkel voor een transitiehuis te Brussel);
- vergoeding onregelmatige prestaties;
- overuren;
- sociale bijdragen;
- extralegale pensioensverzekering;
- wettelijke verzekering burgerlijke aansprakelijkheid verbonden aan de inschakeling van de aangeworven personeelsleden;
- ontslagvergoeding indien de vooropzeg wordt gepresteerd;
- fietsvergoeding;
- reiskosten voor woon- en werkverkeer met het openbaar vervoer en dat ten belope van het bedrag dat overeenstemt met de wettelijke tussenkomst van de werkgever;
- syndicale premies;
- de wettelijke beroepsverzekering verbonden aan de inschakeling van agenten.
1.2. Niet-aanvaarde (geweigerde) personeelskosten:
- ontslagvergoedingen indien de vooropzeg niet wordt gepresteerd;
- kledijkosten of -vergoeding, materiaalkosten of andere samenhangende kosten zoals bijzondere vergoedingen;
- kosten verbonden aan de punctuele diensten i.k.v. tewerkstelling van PWA-personeel (deze worden niet beschouwd als personeelskosten - deze worden aangerekend op werkingskosten.);
- andere bijzondere premies, bijzondere toelagen, of bijzondere vrijstellingen die verbonden zijn aan de statuten waaronder het personeel wordt aangeworven en waarvan de organisatie heeft kunnen genieten.
2. Werkingskosten
2.1. Algemene (administratieve) werkingskosten
De administratieve kosten dekken de gewone kosten die veroorzaakt worden door de werking van het transitiehuis, evenals zinvolle opleidings- of zendingskosten en uitgaven die ermee verband houden.
2.1.1. Aanvaarde algemene werkingskosten:
- kosten gelinkt aan de organisatie van activiteiten voor en begeleiding van de veroordeelden, voor zover deze gelinkt worden aan het plaatsingsplan van individuele veroordeelden of de groepswerking;
- kosten gelinkt aan de overeenkomst tot gebruik van het pand (huur, gebruiksvergoeding of gelijkaardig);
- water, gas, elektriciteit, verwarming en dit in verhouding tot de bezetting van het gebouw
- brand- en diefstalverzekering en dit in verhouding tot de bezetting van het gebouw;
- verzekering burgerlijke aansprakelijkheid i.k.v. de exploitatie van een transitiehuis;
- verzekering voor schade (door derden);
- ev. weerkerende kosten verbonden aan de beveiliging van het gebouw, en dit in verhouding tot de bezetting. Het betreft hier bijvoorbeeld kosten die verband houden met het abonnement en onderhoud van toezichtcamera's ;
- kantoorbenodigdheden;
- aankoop, leasing of installatie van informaticamateriaal of kopieertoestel;
- telefoon- en communicatiekosten (vaste lijn en ev. mobiele telefoon, internet) ;
- postkosten;
- onderhoudskosten van de burelen en lokalen voor personeel voor zover hiervoor een beroep wordt gedaan op externen (de gemeenschappelijke binnenruimten en verblijfsruimtes voor gedetineerden worden verondersteld door de bewoners te worden onderhouden);
- onderhoudskosten voor de gemeenschappelijke buitenruimtes, voor zover hiervoor een beroep wordt gedaan op externen;
- onderhoudskosten verbonden aan de werking van het transitiehuis (vb. detergenten en afwasmiddelen, klein onderhoudsmateriaal, toiletpapier, vuilzakken,...);
- verfraaiingswerken (beperkte schilder- en behangwerken binnen, inrichting van tuin,...) voor zover aangetoond wordt dat deze kaderen binnen het koninklijk besluit van 22 juli 2019 tot bepaling van de normen voor de erkenning als transitiehuis en houdende de exploitatievoorwaarden voor een transitiehuis;
- inschrijvingskosten voor deelname aan opleidingen voor zover deze opleidingen bijdragen tot het bereiken van de doelstellingen van de exploitatie.
2.1.2. Niet-aanvaarde (geweigerde) algemene werkingskosten:
- parkeerkosten bij verplaatsingen door personeel;
- de facturatie van uren die gepresteerd worden door personeel niet opgenomen in het BAFO;
- verblijfsvergoeding bij opleidingen, colloquia, activiteiten;
- kosten voor buitenlandse opdrachten (inschrijvingskosten, vervoerskosten, logies, maaltijden);
- huur en bevoorrading van een waterdistributiesysteem (vb. een waterfontein);
- klein huishoudmateriaal (vb. servies, tafellinnen, thermos,...) en kleine huishoudtoestellen (vb. microgolfoven, koffieautomaat,...) bestemd voor het personeel/de organisatie;
- de afschrijving van investeringen.
2.2. Reiskosten
De reiskosten dekken enerzijds de kosten die veroordeelden woonachtig in het transitiehuis moeten maken in het kader van hun plaatsingsplan. Anderzijds de kosten voor verplaatsingen die het personeel maakt in de uitvoering van de exploitatie en op voorwaarde dat de tewerkstelling van het personeel wordt gefinancierd door dit koninklijk besluit.
Elke uitgave dient gedetailleerd gestaafd te worden. Indien dit niet mogelijk is, dient een ondertekende verklaring op eer te worden toegevoegd aan de bewijsstukken.
2.2.1. Aanvaarde reiskosten:
- verplaatsingen gedetineerden: brandstofkosten, kosten openbaar vervoer, parkeerkosten,... voor zover ze rechtstreeks kunnen gelinkt worden aan een activiteiten i.k.v. het plaatsingsplan of een medische noodzakelijkheid;
- verplaatsingen personeel: o.a. brandstofkosten in verhouding tot het gebruik voor de doelstelling van het transitiehuis.
2.2.2. Niet aanvaarde reiskosten:
- verzekeringskosten van de voertuigen ;
- onderhoudskosten van de voertuigen;
- jaarlijkse verkeersbelasting;
- kosten voor technische keuring;
- herstellingskosten;
- registratiebelasting;
- reinigingskosten;
- parkeerkosten van personeel;
- vergoedingen voorzien van de werkgever als tegemoetkoming aan de werknemer (vb. tussenkomst woon-werkverkeer,...).
2.3. Kosten voor voeding
Onder voedingskosten vallen de kosten nodig voor het voorzien van de maaltijden voor de gedetineerden woonachtig in het transitiehuis. Het betreft een ontbijt, middagmaal en avondmaal, alsook ev. twee tussendoortjes. Per dag wordt één warme maaltijd aangeboden.
2.3.1. Aanvaarde kosten voor voeding:
- de kosten verbonden aan het voorzien van drie standaard-maaltijden per dag voor de gedetineerden, zowel vaste voeding als dranken. Er dient gestreefd naar een aanbod van evenwichtige, afwisselende en gezonde voeding.
- de beperkte kosten voor bijzondere gelegenheden ten behoeve van de gedetineerden (vb. maaltijden op een feestdag).
2.3.2. Niet-aanvaarde kosten voor voeding:
- kosten voor voeding ten behoeve van het personeel (maaltijden, tussendoortjes, bij vergaderingen,...)
- alcoholhoudende dranken
2.4. Kosten voor levensonderhoud gedetineerden
Deze kosten dekken de ondersteuning van veroordeelden zonder middelen van bestaan. Bijvoorbeeld betreft het de uitkering van zakgeld, de (financiële) ondersteuning bij het maken van uitstappen i.k.v. het reclasseringsplan (vb. vervoerskosten), het voorzien van rookwaren, het voorzien van een basishygiëne- of basisverzorgingspakket, het voorzien van een kledijpakket.
De kosten die onder deze noemer worden ingediend, kunnen niet van de gedetineerde worden teruggevorderd.
2.5. Kosten voor vandalisme door gedetineerden
Deze kosten dekken de opzettelijke schade aangebracht door de gedetineerden die verblijven in het transitiehuis en voor zover ze als subsidieerbare kost worden omschreven.
Worden niet aanvaard als kost naar aanleiding van vandalisme:
- onopzettelijke schade toegebracht door gedetineerden;
- opzettelijke of onopzettelijke schade door derden (t.t.z. iedere andere persoon dan de gedetineerde-bewoner);
- kosten die gedekt worden door een verzekering of op een andere manier gerecupereerd kunnen worden.
3. Eenmalige investeringskosten
Dit betreft beperkte uitgaven die gericht zijn op de ingebruikname van het gebouw met oog op de exploitatie van het transitiehuis in overeenstemming met het Koninklijk besluit van 22 juli 2019 tot bepaling van de normen voor de erkenning als transitiehuis en houdende de exploitatievoorwaarden voor een transitiehuis. Deze uitgaven zijn van nature en in principe eenmalig. Eigenaarslasten zijn hiervan uitgesloten.
Daarnaast kunnen een beperkt aantal uitgaven met een eenheidswaarde van minimaal 500€ (excl. btw) en een vermoedelijke gebruiksduur van meer dan één jaar aanvaard worden. Het doel van de aankoop moet steeds gelinkt worden aan de werking en doelstellingen van het transitiehuis, of aan noodzakelijke vernieuwingen om te voldoen aan de evolutie van regelgeving (vb. op vlak van strafuitvoering, hygiënevoorschriften).
Indien de levensduur van de investering verder reikt dan de duur van de exploitatie, zal enkel de afschrijvingswaarde over deze exploitatieperiode worden aanvaard als subsidieerbaar.
Indien de waarde van de investering de 30.000€ (excl. btw) overschrijdt dient de aankoop te worden voorafgegaan door een marktbevraging van meerdere potentiële leveranciers of aanbieders.
De volgende opsomming mag niet als allesomvattend worden beschouwd. Een beperkte manoeuvreerruimte blijft behouden om gelijkaardige uitgaven of uitgaven die niet in deze lijst voorkomen, te kunnen weigeren/aanvaarden.
3.1.1. Aanvaarde investeringskosten:
- de aankoop van meubilair voor de inrichting van de individuele en gemeenschappelijke verblijfsruimten (om te voldoen aan de normen omschreven in het Koninklijk besluit van 22 juli 2019 tot bepaling van de normen voor de erkenning als transitiehuis en houdende de exploitatievoorwaarden voor een transitiehuis.);
- de specifieke en beperkte inrichtingswerken van het gebouw met oog op de ingebruikname. De kosten zijn steeds beperkt tot deze waarvan kan worden aangetoond dat ze rechtstreeks verband houden met de specifieke bestemming en ingebruikname van het pand als TH en de exploitatie ervan. Eigenaarslasten zijn hiervan uitgesloten;
- de aanpassingen aan het gebouw in het kader van veiligheid van personeel, zoals bijvoorbeeld camerabewaking, toegangscontrole, ... Aanpassingen omschreven in wettelijke voorschriften vallen hier niet onder (zoals vb. brandveiligheid);
- aankoop van elektrische huishoudtoestellen voor zover ze ten dienste staan van de gedetineerden woonachtig in het transitiehuis (vb. koffietoestel, microgolfoven, kookplaat, oven, wasmachine, droogkast,...);
- schilder- en behangkosten van binnenruimtes voor zover ze beperkt zijn tot de eerste ingebruikname van de ruimten.
3.1.2. Niet-aanvaarde investeringskosten:
- de aankoop van gebouwen;
- de algemene verbouwing of renovatie van gebouwen die die in het kader van een huur- (of gebruiks-)overeenkomst volgens de rechtsregels lastens de eigenaar/verhuurder is en verder gaat dan de specifiek beoogde uitbating van een gebouw zoals hierboven omschreven (vb. vervanging van een dak of ramen, vervanging of installatie van sanitair, centrale verwarming, vloerbekleding,...);
- de aanpassingen aan het gebouw in het kader van brandveiligheid;
- de aanpassingen aan het gebouw volgens wettelijke voorschriften;
- de aankoop van meubilair voor de inrichting van de personeelsvertrekken;
- de aankoop, installatie, herstelling, onderhoud van telecom (vb. telefooncentrale, GMS, wagenkit, vast telefoon, internet,...);
- ...
4. Medische kosten
Medische kosten van de gedetineerde die verblijft in het transitiehuis worden sinds 1/1/23 ten laste genomen door het RIZIV. Het is met andere woorden van belang dat de gedetineerde wordt aangesloten bij een mutualiteit. Voor psychosociale begeleidingen bij een niet RIZIV geaccrediteerde zorgverlener blijft collectieve brief nr. 103 van toepassing.
5. Andere kosten
De beslissing over het aanvaarden van kosten die hier niet vermeld worden behoort steeds tot de administratie. Dit betekent dat de opsommingen geboden in deze bijlagen niet allesomvattend zijn. Een beperkte manoeuvreerruimte blijft behouden om gelijkaardige uitgaven, of uitgaven die niet in deze lijsten voorkomen, vooralsnog te weigeren/aanvaarden.
Lijst van in aanmerking genomen kostenposten:
- personeelskosten;
- werkingskosten (waaronder algemene administratieve werkingskosten, reiskosten, kosten voor voeding gedetineerden, kosten voor levensonderhoud gedetineerden, kosten voor vandalisme door gedetineerden);
- eenmalige investeringskosten;
- sommige medische kosten;
- andere kosten.
Lijst van in aanmerking komende uitgaven per kostenpost:
1. Personeelskosten
Personeelskosten verwijzen naar de loonkosten of elke andere kost die door de werkgever worden gedragen voor de indienststelling van het in het kader van de exploitatie aangeworven personeel dat bovendien gerechtvaardigd wordt door een opportuniteitsverband met het bereiken van de doelstellingen van de exploitatie. Enkel de reële lasten waarmee de organisatie geconfronteerd wordt bij de tewerkstelling van het personeel worden aanvaard.
Hierin zijn inbegrepen: de premies en de sociale bijdragen en dit rekening houdend met het toegekende forfaitair bedrag.
Personeelskosten zijn steeds in verhouding tot het werkregime en in verhouding tot het voor de job benodigde kwalificatieniveau van het personeelslid (diploma).
1.1. Aanvaarde personeelskosten:
- verloning;
- werkgeversbijdrage;
- sociale secretariaatskosten;
- vakantiegeld;
- eindejaarspremie;
- ev. tweetaligheidspremie (enkel voor een transitiehuis te Brussel);
- vergoeding onregelmatige prestaties;
- overuren;
- sociale bijdragen;
- extralegale pensioensverzekering;
- wettelijke verzekering burgerlijke aansprakelijkheid verbonden aan de inschakeling van de aangeworven personeelsleden;
- ontslagvergoeding indien de vooropzeg wordt gepresteerd;
- fietsvergoeding;
- reiskosten voor woon- en werkverkeer met het openbaar vervoer en dat ten belope van het bedrag dat overeenstemt met de wettelijke tussenkomst van de werkgever;
- syndicale premies;
- de wettelijke beroepsverzekering verbonden aan de inschakeling van agenten.
1.2. Niet-aanvaarde (geweigerde) personeelskosten:
- ontslagvergoedingen indien de vooropzeg niet wordt gepresteerd;
- kledijkosten of -vergoeding, materiaalkosten of andere samenhangende kosten zoals bijzondere vergoedingen;
- kosten verbonden aan de punctuele diensten i.k.v. tewerkstelling van PWA-personeel (deze worden niet beschouwd als personeelskosten - deze worden aangerekend op werkingskosten.);
- andere bijzondere premies, bijzondere toelagen, of bijzondere vrijstellingen die verbonden zijn aan de statuten waaronder het personeel wordt aangeworven en waarvan de organisatie heeft kunnen genieten.
2. Werkingskosten
2.1. Algemene (administratieve) werkingskosten
De administratieve kosten dekken de gewone kosten die veroorzaakt worden door de werking van het transitiehuis, evenals zinvolle opleidings- of zendingskosten en uitgaven die ermee verband houden.
2.1.1. Aanvaarde algemene werkingskosten:
- kosten gelinkt aan de organisatie van activiteiten voor en begeleiding van de veroordeelden, voor zover deze gelinkt worden aan het plaatsingsplan van individuele veroordeelden of de groepswerking;
- kosten gelinkt aan de overeenkomst tot gebruik van het pand (huur, gebruiksvergoeding of gelijkaardig);
- water, gas, elektriciteit, verwarming en dit in verhouding tot de bezetting van het gebouw
- brand- en diefstalverzekering en dit in verhouding tot de bezetting van het gebouw;
- verzekering burgerlijke aansprakelijkheid i.k.v. de exploitatie van een transitiehuis;
- verzekering voor schade (door derden);
- ev. weerkerende kosten verbonden aan de beveiliging van het gebouw, en dit in verhouding tot de bezetting. Het betreft hier bijvoorbeeld kosten die verband houden met het abonnement en onderhoud van toezichtcamera's ;
- kantoorbenodigdheden;
- aankoop, leasing of installatie van informaticamateriaal of kopieertoestel;
- telefoon- en communicatiekosten (vaste lijn en ev. mobiele telefoon, internet) ;
- postkosten;
- onderhoudskosten van de burelen en lokalen voor personeel voor zover hiervoor een beroep wordt gedaan op externen (de gemeenschappelijke binnenruimten en verblijfsruimtes voor gedetineerden worden verondersteld door de bewoners te worden onderhouden);
- onderhoudskosten voor de gemeenschappelijke buitenruimtes, voor zover hiervoor een beroep wordt gedaan op externen;
- onderhoudskosten verbonden aan de werking van het transitiehuis (vb. detergenten en afwasmiddelen, klein onderhoudsmateriaal, toiletpapier, vuilzakken,...);
- verfraaiingswerken (beperkte schilder- en behangwerken binnen, inrichting van tuin,...) voor zover aangetoond wordt dat deze kaderen binnen het koninklijk besluit van 22 juli 2019 tot bepaling van de normen voor de erkenning als transitiehuis en houdende de exploitatievoorwaarden voor een transitiehuis;
- inschrijvingskosten voor deelname aan opleidingen voor zover deze opleidingen bijdragen tot het bereiken van de doelstellingen van de exploitatie.
2.1.2. Niet-aanvaarde (geweigerde) algemene werkingskosten:
- parkeerkosten bij verplaatsingen door personeel;
- de facturatie van uren die gepresteerd worden door personeel niet opgenomen in het BAFO;
- verblijfsvergoeding bij opleidingen, colloquia, activiteiten;
- kosten voor buitenlandse opdrachten (inschrijvingskosten, vervoerskosten, logies, maaltijden);
- huur en bevoorrading van een waterdistributiesysteem (vb. een waterfontein);
- klein huishoudmateriaal (vb. servies, tafellinnen, thermos,...) en kleine huishoudtoestellen (vb. microgolfoven, koffieautomaat,...) bestemd voor het personeel/de organisatie;
- de afschrijving van investeringen.
2.2. Reiskosten
De reiskosten dekken enerzijds de kosten die veroordeelden woonachtig in het transitiehuis moeten maken in het kader van hun plaatsingsplan. Anderzijds de kosten voor verplaatsingen die het personeel maakt in de uitvoering van de exploitatie en op voorwaarde dat de tewerkstelling van het personeel wordt gefinancierd door dit koninklijk besluit.
Elke uitgave dient gedetailleerd gestaafd te worden. Indien dit niet mogelijk is, dient een ondertekende verklaring op eer te worden toegevoegd aan de bewijsstukken.
2.2.1. Aanvaarde reiskosten:
- verplaatsingen gedetineerden: brandstofkosten, kosten openbaar vervoer, parkeerkosten,... voor zover ze rechtstreeks kunnen gelinkt worden aan een activiteiten i.k.v. het plaatsingsplan of een medische noodzakelijkheid;
- verplaatsingen personeel: o.a. brandstofkosten in verhouding tot het gebruik voor de doelstelling van het transitiehuis.
2.2.2. Niet aanvaarde reiskosten:
- verzekeringskosten van de voertuigen ;
- onderhoudskosten van de voertuigen;
- jaarlijkse verkeersbelasting;
- kosten voor technische keuring;
- herstellingskosten;
- registratiebelasting;
- reinigingskosten;
- parkeerkosten van personeel;
- vergoedingen voorzien van de werkgever als tegemoetkoming aan de werknemer (vb. tussenkomst woon-werkverkeer,...).
2.3. Kosten voor voeding
Onder voedingskosten vallen de kosten nodig voor het voorzien van de maaltijden voor de gedetineerden woonachtig in het transitiehuis. Het betreft een ontbijt, middagmaal en avondmaal, alsook ev. twee tussendoortjes. Per dag wordt één warme maaltijd aangeboden.
2.3.1. Aanvaarde kosten voor voeding:
- de kosten verbonden aan het voorzien van drie standaard-maaltijden per dag voor de gedetineerden, zowel vaste voeding als dranken. Er dient gestreefd naar een aanbod van evenwichtige, afwisselende en gezonde voeding.
- de beperkte kosten voor bijzondere gelegenheden ten behoeve van de gedetineerden (vb. maaltijden op een feestdag).
2.3.2. Niet-aanvaarde kosten voor voeding:
- kosten voor voeding ten behoeve van het personeel (maaltijden, tussendoortjes, bij vergaderingen,...)
- alcoholhoudende dranken
2.4. Kosten voor levensonderhoud gedetineerden
Deze kosten dekken de ondersteuning van veroordeelden zonder middelen van bestaan. Bijvoorbeeld betreft het de uitkering van zakgeld, de (financiële) ondersteuning bij het maken van uitstappen i.k.v. het reclasseringsplan (vb. vervoerskosten), het voorzien van rookwaren, het voorzien van een basishygiëne- of basisverzorgingspakket, het voorzien van een kledijpakket.
De kosten die onder deze noemer worden ingediend, kunnen niet van de gedetineerde worden teruggevorderd.
2.5. Kosten voor vandalisme door gedetineerden
Deze kosten dekken de opzettelijke schade aangebracht door de gedetineerden die verblijven in het transitiehuis en voor zover ze als subsidieerbare kost worden omschreven.
Worden niet aanvaard als kost naar aanleiding van vandalisme:
- onopzettelijke schade toegebracht door gedetineerden;
- opzettelijke of onopzettelijke schade door derden (t.t.z. iedere andere persoon dan de gedetineerde-bewoner);
- kosten die gedekt worden door een verzekering of op een andere manier gerecupereerd kunnen worden.
3. Eenmalige investeringskosten
Dit betreft beperkte uitgaven die gericht zijn op de ingebruikname van het gebouw met oog op de exploitatie van het transitiehuis in overeenstemming met het Koninklijk besluit van 22 juli 2019 tot bepaling van de normen voor de erkenning als transitiehuis en houdende de exploitatievoorwaarden voor een transitiehuis. Deze uitgaven zijn van nature en in principe eenmalig. Eigenaarslasten zijn hiervan uitgesloten.
Daarnaast kunnen een beperkt aantal uitgaven met een eenheidswaarde van minimaal 500€ (excl. btw) en een vermoedelijke gebruiksduur van meer dan één jaar aanvaard worden. Het doel van de aankoop moet steeds gelinkt worden aan de werking en doelstellingen van het transitiehuis, of aan noodzakelijke vernieuwingen om te voldoen aan de evolutie van regelgeving (vb. op vlak van strafuitvoering, hygiënevoorschriften).
Indien de levensduur van de investering verder reikt dan de duur van de exploitatie, zal enkel de afschrijvingswaarde over deze exploitatieperiode worden aanvaard als subsidieerbaar.
Indien de waarde van de investering de 30.000€ (excl. btw) overschrijdt dient de aankoop te worden voorafgegaan door een marktbevraging van meerdere potentiële leveranciers of aanbieders.
De volgende opsomming mag niet als allesomvattend worden beschouwd. Een beperkte manoeuvreerruimte blijft behouden om gelijkaardige uitgaven of uitgaven die niet in deze lijst voorkomen, te kunnen weigeren/aanvaarden.
3.1.1. Aanvaarde investeringskosten:
- de aankoop van meubilair voor de inrichting van de individuele en gemeenschappelijke verblijfsruimten (om te voldoen aan de normen omschreven in het Koninklijk besluit van 22 juli 2019 tot bepaling van de normen voor de erkenning als transitiehuis en houdende de exploitatievoorwaarden voor een transitiehuis.);
- de specifieke en beperkte inrichtingswerken van het gebouw met oog op de ingebruikname. De kosten zijn steeds beperkt tot deze waarvan kan worden aangetoond dat ze rechtstreeks verband houden met de specifieke bestemming en ingebruikname van het pand als TH en de exploitatie ervan. Eigenaarslasten zijn hiervan uitgesloten;
- de aanpassingen aan het gebouw in het kader van veiligheid van personeel, zoals bijvoorbeeld camerabewaking, toegangscontrole, ... Aanpassingen omschreven in wettelijke voorschriften vallen hier niet onder (zoals vb. brandveiligheid);
- aankoop van elektrische huishoudtoestellen voor zover ze ten dienste staan van de gedetineerden woonachtig in het transitiehuis (vb. koffietoestel, microgolfoven, kookplaat, oven, wasmachine, droogkast,...);
- schilder- en behangkosten van binnenruimtes voor zover ze beperkt zijn tot de eerste ingebruikname van de ruimten.
3.1.2. Niet-aanvaarde investeringskosten:
- de aankoop van gebouwen;
- de algemene verbouwing of renovatie van gebouwen die die in het kader van een huur- (of gebruiks-)overeenkomst volgens de rechtsregels lastens de eigenaar/verhuurder is en verder gaat dan de specifiek beoogde uitbating van een gebouw zoals hierboven omschreven (vb. vervanging van een dak of ramen, vervanging of installatie van sanitair, centrale verwarming, vloerbekleding,...);
- de aanpassingen aan het gebouw in het kader van brandveiligheid;
- de aanpassingen aan het gebouw volgens wettelijke voorschriften;
- de aankoop van meubilair voor de inrichting van de personeelsvertrekken;
- de aankoop, installatie, herstelling, onderhoud van telecom (vb. telefooncentrale, GMS, wagenkit, vast telefoon, internet,...);
- ...
4. Medische kosten
Medische kosten van de gedetineerde die verblijft in het transitiehuis worden sinds 1/1/23 ten laste genomen door het RIZIV. Het is met andere woorden van belang dat de gedetineerde wordt aangesloten bij een mutualiteit. Voor psychosociale begeleidingen bij een niet RIZIV geaccrediteerde zorgverlener blijft collectieve brief nr. 103 van toepassing.
5. Andere kosten
De beslissing over het aanvaarden van kosten die hier niet vermeld worden behoort steeds tot de administratie. Dit betekent dat de opsommingen geboden in deze bijlagen niet allesomvattend zijn. Een beperkte manoeuvreerruimte blijft behouden om gelijkaardige uitgaven, of uitgaven die niet in deze lijsten voorkomen, vooralsnog te weigeren/aanvaarden.
Art. N1. Annexe 1er. - frais subventionnables dans le cadre de l'exploitation de la maison de transition
Liste des postes de frais pris en considération :
- frais de personnel ;
- frais de fonctionnement (frais de fonctionnement administratifs généraux, frais de déplacement, frais de nourriture pour les détenus, frais d'entretien pour les détenus, frais occasionnés par des actes de vandalisme commis par des détenus) ;
- frais d'investissement uniques ;
- certains frais médicaux ;
- autres frais.
Listes des dépenses éligibles par poste de frais :
1. Frais de personnel
Les frais de personnel désignent les coûts salariaux ou tout autre frais supporté par l'employeur pour la mise en service du personnel engagé dans le cadre de l'exploitation qui peut en outre être justifié par un lien d'opportunité avec la rencontre des objectifs de l'exploitation. Seules les charges réelles auxquelles l'organisme est confronté dans le cadre de la mise à l'emploi du personnel sont acceptées.
En ce compris : les primes et les cotisations sociales, dans les limites du forfait octroyé.
Les frais de personnel sont toujours proportionnels au régime de travail et au niveau de qualification du membre du personnel nécessaire pour exercer la fonction (diplôme).
1.1. Frais de personnel acceptés :
- rémunération ;
- charges patronales ;
- frais de secrétariat social ;
- pécule de vacances ;
- prime de fin d'année ;
- évent. prime de bilinguisme (uniquement pour une maison de transition à Bruxelles) ;
- indemnités pour prestations irrégulières ;
- heures supplémentaires ;
- cotisations sociales ;
- assurance pension extralégale ;
- assurance légale responsabilité civile liée à la mise en activité des agents recrutés ;
- indemnité de licenciement lorsque le préavis est presté ;
- indemnité de vélo ;
- frais de déplacement pour le trajet domicile - lieu de travail en transport commun et ce à concurrence d'un montant équivalent à l'intervention légale de l'employeur ;
- primes syndicales ;
- assurance professionnelle légale liée à la mise en activité des agents.
1.2. Frais de personnel non acceptés (refusés) :
- indemnités de licenciement lorsque le préavis n'est pas presté ;
- frais ou masses d'habillement, frais de matériel et autres frais connexes tels que des dédommagements particuliers ;
- frais liés à des services ponctuels dans le cadre de la mise à l'emploi de travailleurs ALE (ne sont pas considérés comme des frais de personnel - sont imputés sur les frais de fonctionnement) ;
- autres primes, allocations ou exonérations spéciales liées aux statuts sous lesquels les travailleurs sont recrutés et dont l'organisme a pu bénéficier.
2. Frais de fonctionnement
2.1. Frais de fonctionnement (administratifs) généraux
Les frais administratifs couvrent les frais habituels occasionnés par le fonctionnement de la maison de transition ainsi que les frais de formation ou de mission utiles et les dépenses y afférentes.
2.1.1. Frais de fonctionnement généraux acceptés :
- frais liés à l'organisation d'activités pour les détenus et à l'accompagnement de ceux-ci, pour autant qu'ils soient liés au plan de placement d'individus condamnés ou au fonctionnement en groupe ;
- frais liés à la convention d'usage de l'immeuble (location, indemnité d'usage ou similaire) ;
- eau, gaz, électricité, chauffage et ce au prorata de l'occupation du bâtiment ;
- assurance incendie et vol et ce au prorata de l'occupation du bâtiment ;
- assurance responsabilité civile dans le cadre de l'exploitation d'une maison de transition ;
- assurance pour les dommages (par des tiers) ;
- évent. frais récurrents liés à la sécurité du bâtiment et ce au prorata de l'occupation du bâtiment. Il s'agit par exemple des frais liés à l'abonnement et l'entretien des caméras de surveillance ;
- fournitures de bureau ;
- acquisition, leasing ou installation de matériel informatique ou de photocopieuse ;
- frais de téléphone et de communication (ligne fixe et évent. téléphone portable, internet) ;
- frais postaux ;
- frais d'entretien des bureaux et locaux du personnel pour autant qu'il soit fait appel à des externes à cet effet (les espaces intérieurs communs et les espaces de séjour des détenus sont supposés être entretenus par les résidents) ;
- frais d'entretien des espaces extérieurs communs pour autant qu'il soit fait appel à des externes à cet effet ;
- frais d'entretien liés au fonctionnement de la maison de transition (p. ex. détergents et produits vaisselle, petit matériel d'entretien, papier toilette, sacs poubelle...) ;
- travaux d'embellissement (travaux limités de peinture et de pose de papier à l'intérieur, aménagement d'un jardin...) pour autant qu'il soit démontré qu'ils s'inscrivent dans le cadre de l'arrêté royal du 22 juillet 2019 fixant les normes d'agrément en tant que maison de transition et établissant les conditions d'exploitation d'une maison de transition;
- frais d'inscription pour la participation à des formations pour autant que ces formations contribuent à la rencontre de objectifs de l'exploitation.
2.1.2. Frais de fonctionnement généraux non acceptés (refusés) :
- frais de parking lors de déplacements du personnel ;
- facturation des heures prestées par du personnel hors BAFO ;
- indemnités de séjour lors de formations, colloques, activités ;
- frais de mission à l'étranger (frais d'inscription, frais de transport, hébergement, restauration) ;
- location et approvisionnement d'un système de distribution d'eau (fontaine à eau p. ex.) ;
- petit matériel ménager (p. ex : service, services de table, thermos...) et petits électroménagers (p. ex : micro-ondes, machine à café...) destinés au personnel/à l'organisme ;
- amortissement des investissements.
2.2. Frais de déplacement
Les frais de déplacement couvrent les frais que les personnes condamnées résidant dans la maison de transition doivent engager dans le cadre de leur plan de placement. Ils couvrent par ailleurs les frais de déplacement que le personnel engage dans la réalisation de l'exploitation, à la condition que l'emploi du personnel soit financé par cet arrêté royal.
Chaque dépense doit être justifiée de manière détaillée. Si ce n'est pas possible, une déclaration sur l'honneur signée doit être jointe aux pièces justificatives.
2.2.1. Frais de déplacement acceptés :
- déplacements de détenus : frais de carburant, frais de transports en commun, frais de parking... pour autant qu'ils puissent être directement liés à une activité réalisée dans le cadre du plan de placement ou d'une nécessité médicale ;
- déplacements du personnel : notamment frais de carburant en lien avec les objectifs de la maison de transition.
2.2.2. Frais de déplacement non acceptés :
- frais d'assurance des véhicules ;
- frais d'entretien des véhicules ;
- taxe annuelle de circulation ;
- frais de contrôle technique ;
- frais de réparation ;
- taxe d'immatriculation ;
- frais de nettoyage ;
- frais de parking du personnel ;
- indemnités versées par l'employeur au titre d'intervention au travailleur (p. ex. intervention pour les trajets domicile-lieu de travail...).
2.3. Frais de nourriture
Font partie des frais de nourriture les frais nécessaires pour les repas des détenus résidant dans la maison de transition. Il s'agit du petit déjeuner, du repas de midi et du repas du soir ainsi que de deux en-cas évent. Un repas chaud par jour est proposé.
2.3.1. Frais de nourriture acceptés :
- frais liés à l'offre de trois repas standard par jour pour les détenus, comprenant tant la nourriture solide que les boissons. Il convient de veiller à proposer une nourriture équilibrée, variée et saine.
- frais limités à des occasions particulières pour les détenus (p. ex. repas lors d'un jour férié).
2.3.2. Frais de nourriture non acceptés :
- frais de nourriture pour le personnel (repas, en-cas, lors de réunions...) ;
- boissons alcoolisées.
2.4. Frais d'entretien des détenus
Ces frais servent à soutenir les personnes condamnées sans moyens d'existence. Il s'agit par exemple de l'indemnité d'argent de poche, du soutien (financier) pour des sorties effectuées dans le cadre du plan de réinsertion (p. ex. frais de déplacement), d'articles pour fumeurs, d'un kit d'hygiène de base ou de soins de base et d'un ensemble de vêtements.
Les frais enregistrés sous cette catégorie ne peuvent pas être réclamés aux détenus.
2.5. Frais occasionnés par des actes de vandalisme commis par des détenus
Ces frais couvrent les dommages intentionnels occasionnés par les détenus qui séjournent dans la maison de transition et dans la mesure où ils sont définis comme frais subventionnables.
Ne sont pas acceptés comme frais occasionnés par des actes de vandalisme :
- dommages non intentionnels occasionnés par des détenus ;
- dommages intentionnels ou non intentionnels occasionnés par des tiers (c'est-à-dire toute autre personne que le détenu-résident) ;
- frais couverts par une assurance ou pouvant être récupérés d'une autre manière.
3. Frais d'investissement uniques
Il s'agit de dépenses limitées relatives à la mise en service du bâtiment en vue de l'exploitation de la maison de transition, conformément à l'arrêté royal du 22 juillet 2019 fixant les normes en vue de l'agrément comme maison de transition et fixant les conditions d'exploitation pour une maison de transition. Ces dépenses sont de nature et en principe uniques. Les charges incombant au propriétaire en sont exclues.
Un nombre limité de dépenses d'une valeur unitaire de minimum 500 € (hors T.V.A.) et d'une durée d'utilisation estimable de plus d'un an peuvent être acceptées. Le but de l'achat doit toujours être en lien avec le fonctionnement et les objectifs de la maison de transition ou avec les modernisations nécessaires en vue de répondre à l'évolution de la réglementation (en matière d'exécution de la peine, de règles d'hygiène p. ex.).
Si la durée de vie de l'investissement excède la durée de l'exploitation, seule la valeur d'amortissement sur cette période d'exploitation sera acceptée comme subventionnable.
Si la valeur de l'investissement excède les 30 000 € (hors T.V.A.), une étude de marché concernant plusieurs fournisseurs ou soumissionnaires doit être réalisée préalablement à l'achat.
L'énumération suivante ne peut être considérée comme exhaustive. Une marge de manoeuvre limitée est conservée afin de pouvoir refuser/accepter des dépenses similaires ou des dépenses qui ne figurent pas dans le présent inventaire.
3.1.1. Frais d'investissement acceptés :
- achat de mobilier pour l'aménagement des espaces de séjour individuels et communs (pour répondre aux normes décrites dans l'arrêté royal du 22 juillet 2019 fixant les normes en vue de l'agrément comme maison de transition et fixant les conditions d'exploitation pour une maison de transition) ;
- travaux d'aménagement spécifiques et limités du bâtiment en vue de la mise en service. Les frais se limitent toujours à ceux dont il peut être attesté qu'ils sont directement liés à l'affectation et la mise en service spécifiques du bâtiment en tant que maison de transition ainsi qu'à son exploitation. Les charges incombant au propriétaire en sont exclues ;
- aménagements du bâtiment dans le cadre de la sécurité du personnel, tels que la vidéosurveillance, le contrôle d'accès... Les aménagements décrits dans des prescriptions légales n'entrent pas en ligne de compte (sécurité incendie p. ex.) ;
- acquisition d'appareils électroménagers pour autant qu'ils servent aux détenus résidant dans la maison de transition (p. ex. machine à café, micro-ondes, plaque de cuisson, four, machine à laver, séchoir...) ;
- frais de peinture et de pose de papier dans les espaces intérieurs pour autant qu'ils se limitent à la première utilisation des espaces.
3.1.2. Frais d'investissement non acceptés :
- acquisition de bâtiments ;
- transformation ou rénovation générales de bâtiments qui sont, dans le cadre d'un contrat de bail (ou d'une convention d'occupation), à charge du propriétaire/bailleur conformément aux règles de droit et qui vont au-delà de l'exploitation spécifiquement visée d'un bâtiment telle que décrite plus haut (p. ex. remplacement d'un toit ou de châssis, remplacement ou placement de sanitaires, d'un chauffage central, de revêtement de sol...) ;
- aménagements du bâtiment dans le cadre de la sécurité incendie ;
- aménagements du bâtiment conformément à des prescriptions légales ;
- achat de mobilier pour l'aménagement des locaux du personnel ;
- acquisition, installation, réparation et entretien de matériel de télécommunication (p. ex. centrale téléphonique, GMS, kit voiture, téléphone fixe, internet...) ;
- ...
4. Frais médicaux
Les frais médicaux du détenu qui séjourne dans la maison de transition sont pris en charge par le INAMI depuis le 1/1/23. En d'autres termes, il est important que le détenu soit affilié à une mutuelle. Pour les conseils psychosociaux dispensés par un prestataire de soins de santé non agréé par l'IRZIV, la lettre collective n° 103 reste d'application.
5. Autres frais
La décision relative à l'acceptation de frais qui ne sont pas mentionnés revient toujours à l'administration. Cela signifie que les énumérations de ces annexes ne sont pas exhaustives. Une marge de manoeuvre limitée est conservée afin de pouvoir refuser/accepter des dépenses similaires ou des dépenses qui ne figurent pas dans les présentes listes.
Liste des postes de frais pris en considération :
- frais de personnel ;
- frais de fonctionnement (frais de fonctionnement administratifs généraux, frais de déplacement, frais de nourriture pour les détenus, frais d'entretien pour les détenus, frais occasionnés par des actes de vandalisme commis par des détenus) ;
- frais d'investissement uniques ;
- certains frais médicaux ;
- autres frais.
Listes des dépenses éligibles par poste de frais :
1. Frais de personnel
Les frais de personnel désignent les coûts salariaux ou tout autre frais supporté par l'employeur pour la mise en service du personnel engagé dans le cadre de l'exploitation qui peut en outre être justifié par un lien d'opportunité avec la rencontre des objectifs de l'exploitation. Seules les charges réelles auxquelles l'organisme est confronté dans le cadre de la mise à l'emploi du personnel sont acceptées.
En ce compris : les primes et les cotisations sociales, dans les limites du forfait octroyé.
Les frais de personnel sont toujours proportionnels au régime de travail et au niveau de qualification du membre du personnel nécessaire pour exercer la fonction (diplôme).
1.1. Frais de personnel acceptés :
- rémunération ;
- charges patronales ;
- frais de secrétariat social ;
- pécule de vacances ;
- prime de fin d'année ;
- évent. prime de bilinguisme (uniquement pour une maison de transition à Bruxelles) ;
- indemnités pour prestations irrégulières ;
- heures supplémentaires ;
- cotisations sociales ;
- assurance pension extralégale ;
- assurance légale responsabilité civile liée à la mise en activité des agents recrutés ;
- indemnité de licenciement lorsque le préavis est presté ;
- indemnité de vélo ;
- frais de déplacement pour le trajet domicile - lieu de travail en transport commun et ce à concurrence d'un montant équivalent à l'intervention légale de l'employeur ;
- primes syndicales ;
- assurance professionnelle légale liée à la mise en activité des agents.
1.2. Frais de personnel non acceptés (refusés) :
- indemnités de licenciement lorsque le préavis n'est pas presté ;
- frais ou masses d'habillement, frais de matériel et autres frais connexes tels que des dédommagements particuliers ;
- frais liés à des services ponctuels dans le cadre de la mise à l'emploi de travailleurs ALE (ne sont pas considérés comme des frais de personnel - sont imputés sur les frais de fonctionnement) ;
- autres primes, allocations ou exonérations spéciales liées aux statuts sous lesquels les travailleurs sont recrutés et dont l'organisme a pu bénéficier.
2. Frais de fonctionnement
2.1. Frais de fonctionnement (administratifs) généraux
Les frais administratifs couvrent les frais habituels occasionnés par le fonctionnement de la maison de transition ainsi que les frais de formation ou de mission utiles et les dépenses y afférentes.
2.1.1. Frais de fonctionnement généraux acceptés :
- frais liés à l'organisation d'activités pour les détenus et à l'accompagnement de ceux-ci, pour autant qu'ils soient liés au plan de placement d'individus condamnés ou au fonctionnement en groupe ;
- frais liés à la convention d'usage de l'immeuble (location, indemnité d'usage ou similaire) ;
- eau, gaz, électricité, chauffage et ce au prorata de l'occupation du bâtiment ;
- assurance incendie et vol et ce au prorata de l'occupation du bâtiment ;
- assurance responsabilité civile dans le cadre de l'exploitation d'une maison de transition ;
- assurance pour les dommages (par des tiers) ;
- évent. frais récurrents liés à la sécurité du bâtiment et ce au prorata de l'occupation du bâtiment. Il s'agit par exemple des frais liés à l'abonnement et l'entretien des caméras de surveillance ;
- fournitures de bureau ;
- acquisition, leasing ou installation de matériel informatique ou de photocopieuse ;
- frais de téléphone et de communication (ligne fixe et évent. téléphone portable, internet) ;
- frais postaux ;
- frais d'entretien des bureaux et locaux du personnel pour autant qu'il soit fait appel à des externes à cet effet (les espaces intérieurs communs et les espaces de séjour des détenus sont supposés être entretenus par les résidents) ;
- frais d'entretien des espaces extérieurs communs pour autant qu'il soit fait appel à des externes à cet effet ;
- frais d'entretien liés au fonctionnement de la maison de transition (p. ex. détergents et produits vaisselle, petit matériel d'entretien, papier toilette, sacs poubelle...) ;
- travaux d'embellissement (travaux limités de peinture et de pose de papier à l'intérieur, aménagement d'un jardin...) pour autant qu'il soit démontré qu'ils s'inscrivent dans le cadre de l'arrêté royal du 22 juillet 2019 fixant les normes d'agrément en tant que maison de transition et établissant les conditions d'exploitation d'une maison de transition;
- frais d'inscription pour la participation à des formations pour autant que ces formations contribuent à la rencontre de objectifs de l'exploitation.
2.1.2. Frais de fonctionnement généraux non acceptés (refusés) :
- frais de parking lors de déplacements du personnel ;
- facturation des heures prestées par du personnel hors BAFO ;
- indemnités de séjour lors de formations, colloques, activités ;
- frais de mission à l'étranger (frais d'inscription, frais de transport, hébergement, restauration) ;
- location et approvisionnement d'un système de distribution d'eau (fontaine à eau p. ex.) ;
- petit matériel ménager (p. ex : service, services de table, thermos...) et petits électroménagers (p. ex : micro-ondes, machine à café...) destinés au personnel/à l'organisme ;
- amortissement des investissements.
2.2. Frais de déplacement
Les frais de déplacement couvrent les frais que les personnes condamnées résidant dans la maison de transition doivent engager dans le cadre de leur plan de placement. Ils couvrent par ailleurs les frais de déplacement que le personnel engage dans la réalisation de l'exploitation, à la condition que l'emploi du personnel soit financé par cet arrêté royal.
Chaque dépense doit être justifiée de manière détaillée. Si ce n'est pas possible, une déclaration sur l'honneur signée doit être jointe aux pièces justificatives.
2.2.1. Frais de déplacement acceptés :
- déplacements de détenus : frais de carburant, frais de transports en commun, frais de parking... pour autant qu'ils puissent être directement liés à une activité réalisée dans le cadre du plan de placement ou d'une nécessité médicale ;
- déplacements du personnel : notamment frais de carburant en lien avec les objectifs de la maison de transition.
2.2.2. Frais de déplacement non acceptés :
- frais d'assurance des véhicules ;
- frais d'entretien des véhicules ;
- taxe annuelle de circulation ;
- frais de contrôle technique ;
- frais de réparation ;
- taxe d'immatriculation ;
- frais de nettoyage ;
- frais de parking du personnel ;
- indemnités versées par l'employeur au titre d'intervention au travailleur (p. ex. intervention pour les trajets domicile-lieu de travail...).
2.3. Frais de nourriture
Font partie des frais de nourriture les frais nécessaires pour les repas des détenus résidant dans la maison de transition. Il s'agit du petit déjeuner, du repas de midi et du repas du soir ainsi que de deux en-cas évent. Un repas chaud par jour est proposé.
2.3.1. Frais de nourriture acceptés :
- frais liés à l'offre de trois repas standard par jour pour les détenus, comprenant tant la nourriture solide que les boissons. Il convient de veiller à proposer une nourriture équilibrée, variée et saine.
- frais limités à des occasions particulières pour les détenus (p. ex. repas lors d'un jour férié).
2.3.2. Frais de nourriture non acceptés :
- frais de nourriture pour le personnel (repas, en-cas, lors de réunions...) ;
- boissons alcoolisées.
2.4. Frais d'entretien des détenus
Ces frais servent à soutenir les personnes condamnées sans moyens d'existence. Il s'agit par exemple de l'indemnité d'argent de poche, du soutien (financier) pour des sorties effectuées dans le cadre du plan de réinsertion (p. ex. frais de déplacement), d'articles pour fumeurs, d'un kit d'hygiène de base ou de soins de base et d'un ensemble de vêtements.
Les frais enregistrés sous cette catégorie ne peuvent pas être réclamés aux détenus.
2.5. Frais occasionnés par des actes de vandalisme commis par des détenus
Ces frais couvrent les dommages intentionnels occasionnés par les détenus qui séjournent dans la maison de transition et dans la mesure où ils sont définis comme frais subventionnables.
Ne sont pas acceptés comme frais occasionnés par des actes de vandalisme :
- dommages non intentionnels occasionnés par des détenus ;
- dommages intentionnels ou non intentionnels occasionnés par des tiers (c'est-à-dire toute autre personne que le détenu-résident) ;
- frais couverts par une assurance ou pouvant être récupérés d'une autre manière.
3. Frais d'investissement uniques
Il s'agit de dépenses limitées relatives à la mise en service du bâtiment en vue de l'exploitation de la maison de transition, conformément à l'arrêté royal du 22 juillet 2019 fixant les normes en vue de l'agrément comme maison de transition et fixant les conditions d'exploitation pour une maison de transition. Ces dépenses sont de nature et en principe uniques. Les charges incombant au propriétaire en sont exclues.
Un nombre limité de dépenses d'une valeur unitaire de minimum 500 € (hors T.V.A.) et d'une durée d'utilisation estimable de plus d'un an peuvent être acceptées. Le but de l'achat doit toujours être en lien avec le fonctionnement et les objectifs de la maison de transition ou avec les modernisations nécessaires en vue de répondre à l'évolution de la réglementation (en matière d'exécution de la peine, de règles d'hygiène p. ex.).
Si la durée de vie de l'investissement excède la durée de l'exploitation, seule la valeur d'amortissement sur cette période d'exploitation sera acceptée comme subventionnable.
Si la valeur de l'investissement excède les 30 000 € (hors T.V.A.), une étude de marché concernant plusieurs fournisseurs ou soumissionnaires doit être réalisée préalablement à l'achat.
L'énumération suivante ne peut être considérée comme exhaustive. Une marge de manoeuvre limitée est conservée afin de pouvoir refuser/accepter des dépenses similaires ou des dépenses qui ne figurent pas dans le présent inventaire.
3.1.1. Frais d'investissement acceptés :
- achat de mobilier pour l'aménagement des espaces de séjour individuels et communs (pour répondre aux normes décrites dans l'arrêté royal du 22 juillet 2019 fixant les normes en vue de l'agrément comme maison de transition et fixant les conditions d'exploitation pour une maison de transition) ;
- travaux d'aménagement spécifiques et limités du bâtiment en vue de la mise en service. Les frais se limitent toujours à ceux dont il peut être attesté qu'ils sont directement liés à l'affectation et la mise en service spécifiques du bâtiment en tant que maison de transition ainsi qu'à son exploitation. Les charges incombant au propriétaire en sont exclues ;
- aménagements du bâtiment dans le cadre de la sécurité du personnel, tels que la vidéosurveillance, le contrôle d'accès... Les aménagements décrits dans des prescriptions légales n'entrent pas en ligne de compte (sécurité incendie p. ex.) ;
- acquisition d'appareils électroménagers pour autant qu'ils servent aux détenus résidant dans la maison de transition (p. ex. machine à café, micro-ondes, plaque de cuisson, four, machine à laver, séchoir...) ;
- frais de peinture et de pose de papier dans les espaces intérieurs pour autant qu'ils se limitent à la première utilisation des espaces.
3.1.2. Frais d'investissement non acceptés :
- acquisition de bâtiments ;
- transformation ou rénovation générales de bâtiments qui sont, dans le cadre d'un contrat de bail (ou d'une convention d'occupation), à charge du propriétaire/bailleur conformément aux règles de droit et qui vont au-delà de l'exploitation spécifiquement visée d'un bâtiment telle que décrite plus haut (p. ex. remplacement d'un toit ou de châssis, remplacement ou placement de sanitaires, d'un chauffage central, de revêtement de sol...) ;
- aménagements du bâtiment dans le cadre de la sécurité incendie ;
- aménagements du bâtiment conformément à des prescriptions légales ;
- achat de mobilier pour l'aménagement des locaux du personnel ;
- acquisition, installation, réparation et entretien de matériel de télécommunication (p. ex. centrale téléphonique, GMS, kit voiture, téléphone fixe, internet...) ;
- ...
4. Frais médicaux
Les frais médicaux du détenu qui séjourne dans la maison de transition sont pris en charge par le INAMI depuis le 1/1/23. En d'autres termes, il est important que le détenu soit affilié à une mutuelle. Pour les conseils psychosociaux dispensés par un prestataire de soins de santé non agréé par l'IRZIV, la lettre collective n° 103 reste d'application.
5. Autres frais
La décision relative à l'acceptation de frais qui ne sont pas mentionnés revient toujours à l'administration. Cela signifie que les énumérations de ces annexes ne sont pas exhaustives. Une marge de manoeuvre limitée est conservée afin de pouvoir refuser/accepter des dépenses similaires ou des dépenses qui ne figurent pas dans les présentes listes.
Art. N2. Bijlage 2. - financieel dossier ter beschikking te stellen ter staving van de uitgaven
Het financieel dossier bestaat (minimaal) uit het activiteitenverslag enerzijds en het financieel verslag anderzijds.
Halfweg het exploitatiejaar (in de loop van de zevende maand) wordt een financieel verslag ingediend dat de voorbije zes maanden staaft. Op het einde van het exploitatiejaar, en uiterlijk één maand na het afsluiten ervan, wordt dit financieel verslag aangevuld met stavingsstukken voor de tweede helft van het exploitatiejaar. Op dat moment wordt eveneens een activiteitenverslag ingediend dat het volledige voorbije werkingsjaar beslaat.
1. Activiteitenverslag van het voorbije exploitatiejaar
Dit verslag omvat de rapportage van minimaal volgende activiteiten in de te evalueren periode. Het detail van sommige van deze zaken zal eveneens voorzien dienen te worden in het financieel verslag:
- bezettingscijfers en capaciteit per dag;
- gebouw en omgeving: onderhoud, aanpassingen en investeringen, samenwerking met derden, overleg met netwerk (stad, buurt,...), vandalisme;
- personeel: VTE, kwalificatie, vorming, verloop, langdurende afwezigheden, opleiding- en bijscholing;
- hulpverleningsprogramma: overzicht van evoluties binnen populatie (dagbesteding, middelen van bestaan, leeftijd, verblijfsduur,...), aangeboden activiteiten, gerealiseerde reclassering,... ;
- voeding: meerdere voorbeeldweekmenu's met bijhorende deelnemerslijsten bij de maaltijden;
- veiligheid: organisatie, aandachtspunten, incidenten;
- kwaliteitsopvolging: eigen opvolging (audit), tevredenheidsbevraging bewoners;
- communicatie met derden en pers.
2. Financieel verslag van het voorbije exploitatieperiode
Dit verslag omvat, naast de balans van activa en passiva, een volledige afrekening waarin een overzicht wordt gegeven van de in aanmerking komende uitgaven, gedetailleerd per uitgavenpost en vergezeld van alle verantwoordingstukken, bewijsstukken en betalingsbewijzen met betrekking tot de vermelde uitgaven.
Deze stavingsstukken dienen op gestructureerde en overzichtelijke wijze te worden gepresenteerd.
Als algemeen principe wordt voor elke voorgelegde uitgave een verantwoordingsstuk en een betalingsbewijs bijgevoegd.
Elk verantwoordingsstuk is genummerd en individueel ondertekend door de verantwoordelijke. Het vermeldt de datum van betaling ("voldaan op xx/xx/xx"). Elk bijgevoegd betalingsbewijs is via hetzelfde nummer gekoppeld aan het verantwoordingsstuk. Een kwijting wordt niet aanvaard als betalingsbewijs.
Alle uitgaven worden gerangschikt in een overzicht per kostensoort, door de verantwoordelijke voor echt verklaard, gedateerd en ondertekend. Op dit overzicht wordt de nummering van verantwoordingsstukken en betalingsbewijzen hernomen.
De rechtvaardiging van de vrijstelling inzake btw moet op de facturen en overzichten van kosten vermeld worden.
Hieronder worden per post de stavingsstukken opgesomd. Deze lijst is niet exhaustief en kan door de uitbater worden aangevuld. Ook de administratie kan steeds bijkomende stavingsstukken opvragen.
2.1. Personeelskosten
Een samenvattende lijst van betalingen (aanvaarde personeelskosten) voor ieder personeelslid aangeworven op basis van de opdracht. Hierop is de identiteit van de werknemer te zien, de maandelijkse loonkost, overige personeelskost voor deze werknemer, het aantal werkende dagen, het aantal betaalde dagen).
Elke wijziging aan het bij toewijs van de opdracht overgemaakte personeelsplan dient te worden voorgelegd aan de administratie. Het betreft aanwerving van personeel, vrijwillig vertrek of ontslag, wijziging van aantal werkuren (vb. loopbaanonderbreking).
Hierbij worden minimaal volgende documenten overgemaakt:
- kopie arbeidscontract;
- kopie vereiste diploma;
- kopie van aankondiging van de datum waarop het arbeidscontract een einde neemt (ingeval van vertrek of ontslag).
Een samenvattende lijst van maandelijkse betalingen (document waarin de identiteit van de werknemer staat, alsook de maandelijkse loonkost, het aantal betaalde dagen) wordt toegevoegd voor ieder personeelslid aangeworven op basis van de opdracht.
2.2. Werkingskosten
2.2.1. Algemene werkingskosten
Verantwoordingsstukken zijn o.a.:
- huurcontracten, eigendomsaktes;
- gegevens over het verbruik van gas, water, elektriciteit, verwarming;
- facturen water, gas, elektriciteit, verwarming;
- verzekeringspolis en afrekeningen;
- andere contracten en bijhorende betaalbewijzen (vb. water, elektriciteit, verwarming, beveiliging, leasing informatica, telefoon, onderhoud);
- bestelbonnen, aankoopbewijzen/facturen en bijhorende betaalbewijzen;
- ...
2.2.2. Reiskosten
Reiskosten dienen gestaafd door een verklaring op eer die melding maakt van de persoon die de verplaatsing maakte, de relatie tot het transitiehuis (personeel/bewoner), de reden van de verplaatsing en verhouding tot de doelstelling van de exploitatie, de wijze van verplaatsing (auto, taxi, openbaar vervoer,...) het aantal kilometers dat werd verreden of het biljet, vertrekplaats, plaats van bestemming, bevestiging dat deze verplaatsing werd gemaakt en noodzakelijk was in het kader van de het plaatsingsplan van de betrokkene of de opdrachten van het transitiehuis.
Ev. stavingsstukken m.b.t. de aankoop (kwitanties, brandstof,...) of de reden van verplaatsing dienen steeds toegevoegd te worden.
2.2.3. Kosten voor voeding
Verantwoordingsstukken zijn oa. bestelbonnen, facturen, bijhorende betaalbewijzen,...
Op de bestelling/factuur is duidelijk te zien wat de bestelde hoeveelheden zijn. Bij ontstentenis hiervan wordt een verklaring op eer toegevoegd.
2.2.4. Kosten voor levensonderhoud
Deze kosten worden gestaafd door middel van een maandelijks overzicht van de uitgaven per gedetineerde. Hierop wordt per maand minstens naam, voornaam, startdatum verblijf, ev. einddatum verblijf, datum van betaling en bedrag vermeld.
2.2.5. Kosten voor vandalisme door gedetineerden
Van elk schadedossier door vandalisme dat voor vergoeding in aanmerking komt overeenkomstig de bepalingen in bijlage 1, worden minstens volgende stukken ingediend:
- gedetailleerde omschrijving van de opzettelijk toegebrachte schade, incl. datum en tijdstip van het incident, de omstandigheden, naam/voornaam/geboortedatum van de gedetineerde die als veroorzaker wordt aangeduid, omschrijving van de acties en initiatieven die de exploitant nam ter preventie of indijking van het incident, naam en voornaam van ev. getuigen/slachtoffers;
- foto's van de beschadigde objecten waarvan de vervanging nodig is;
- offerte van de herstelling of inschatting van de kostprijs voor de vervanging van de beschadigde objecten;
- de nodige bewijzen die de uitvoering van de werken aantonen.
Ev. bijkomende documenten ter staving of inschatting van de schade kunnen steeds opgevraagd worden door de administratie.
2.3. Eenmalige investeringskosten
Deze kosten worden gestaafd door middel van bestelbon, factuur, huurcontract met duidelijke omschrijving van de aard van de investering.
Daarnaast wordt een overzichtslijst toegevoegd waarin de noodzaak van de investering verder wordt verduidelijkt en gemotiveerd. De noodzaak kan enerzijds gevonden worden in het in overeenstemming brengen van de gebouwen met de normen vermeld in Koninklijk besluit van 22 juli 2019 tot bepaling van de normen voor de erkenning als transitiehuis. Anderzijds door de link aan de werking en de doelstellingen van het transitiehuis, of noodzakelijke vernieuwingen om te voldoen aan de evolutie van regelgeving.
2.4. Medische kosten
Cfr. geldende regelgeving.
2.5. Andere kosten
Bewijslast volgens het eerder omschreven algemeen principe.
Gezien om te worden gevoegd bij het koninklijk besluit van 3 juni 2025.
FILIP
Van Koningswege :
De Minister van Justitie,
A. VERLINDEN
Het financieel dossier bestaat (minimaal) uit het activiteitenverslag enerzijds en het financieel verslag anderzijds.
Halfweg het exploitatiejaar (in de loop van de zevende maand) wordt een financieel verslag ingediend dat de voorbije zes maanden staaft. Op het einde van het exploitatiejaar, en uiterlijk één maand na het afsluiten ervan, wordt dit financieel verslag aangevuld met stavingsstukken voor de tweede helft van het exploitatiejaar. Op dat moment wordt eveneens een activiteitenverslag ingediend dat het volledige voorbije werkingsjaar beslaat.
1. Activiteitenverslag van het voorbije exploitatiejaar
Dit verslag omvat de rapportage van minimaal volgende activiteiten in de te evalueren periode. Het detail van sommige van deze zaken zal eveneens voorzien dienen te worden in het financieel verslag:
- bezettingscijfers en capaciteit per dag;
- gebouw en omgeving: onderhoud, aanpassingen en investeringen, samenwerking met derden, overleg met netwerk (stad, buurt,...), vandalisme;
- personeel: VTE, kwalificatie, vorming, verloop, langdurende afwezigheden, opleiding- en bijscholing;
- hulpverleningsprogramma: overzicht van evoluties binnen populatie (dagbesteding, middelen van bestaan, leeftijd, verblijfsduur,...), aangeboden activiteiten, gerealiseerde reclassering,... ;
- voeding: meerdere voorbeeldweekmenu's met bijhorende deelnemerslijsten bij de maaltijden;
- veiligheid: organisatie, aandachtspunten, incidenten;
- kwaliteitsopvolging: eigen opvolging (audit), tevredenheidsbevraging bewoners;
- communicatie met derden en pers.
2. Financieel verslag van het voorbije exploitatieperiode
Dit verslag omvat, naast de balans van activa en passiva, een volledige afrekening waarin een overzicht wordt gegeven van de in aanmerking komende uitgaven, gedetailleerd per uitgavenpost en vergezeld van alle verantwoordingstukken, bewijsstukken en betalingsbewijzen met betrekking tot de vermelde uitgaven.
Deze stavingsstukken dienen op gestructureerde en overzichtelijke wijze te worden gepresenteerd.
Als algemeen principe wordt voor elke voorgelegde uitgave een verantwoordingsstuk en een betalingsbewijs bijgevoegd.
Elk verantwoordingsstuk is genummerd en individueel ondertekend door de verantwoordelijke. Het vermeldt de datum van betaling ("voldaan op xx/xx/xx"). Elk bijgevoegd betalingsbewijs is via hetzelfde nummer gekoppeld aan het verantwoordingsstuk. Een kwijting wordt niet aanvaard als betalingsbewijs.
Alle uitgaven worden gerangschikt in een overzicht per kostensoort, door de verantwoordelijke voor echt verklaard, gedateerd en ondertekend. Op dit overzicht wordt de nummering van verantwoordingsstukken en betalingsbewijzen hernomen.
De rechtvaardiging van de vrijstelling inzake btw moet op de facturen en overzichten van kosten vermeld worden.
Hieronder worden per post de stavingsstukken opgesomd. Deze lijst is niet exhaustief en kan door de uitbater worden aangevuld. Ook de administratie kan steeds bijkomende stavingsstukken opvragen.
2.1. Personeelskosten
Een samenvattende lijst van betalingen (aanvaarde personeelskosten) voor ieder personeelslid aangeworven op basis van de opdracht. Hierop is de identiteit van de werknemer te zien, de maandelijkse loonkost, overige personeelskost voor deze werknemer, het aantal werkende dagen, het aantal betaalde dagen).
Elke wijziging aan het bij toewijs van de opdracht overgemaakte personeelsplan dient te worden voorgelegd aan de administratie. Het betreft aanwerving van personeel, vrijwillig vertrek of ontslag, wijziging van aantal werkuren (vb. loopbaanonderbreking).
Hierbij worden minimaal volgende documenten overgemaakt:
- kopie arbeidscontract;
- kopie vereiste diploma;
- kopie van aankondiging van de datum waarop het arbeidscontract een einde neemt (ingeval van vertrek of ontslag).
Een samenvattende lijst van maandelijkse betalingen (document waarin de identiteit van de werknemer staat, alsook de maandelijkse loonkost, het aantal betaalde dagen) wordt toegevoegd voor ieder personeelslid aangeworven op basis van de opdracht.
2.2. Werkingskosten
2.2.1. Algemene werkingskosten
Verantwoordingsstukken zijn o.a.:
- huurcontracten, eigendomsaktes;
- gegevens over het verbruik van gas, water, elektriciteit, verwarming;
- facturen water, gas, elektriciteit, verwarming;
- verzekeringspolis en afrekeningen;
- andere contracten en bijhorende betaalbewijzen (vb. water, elektriciteit, verwarming, beveiliging, leasing informatica, telefoon, onderhoud);
- bestelbonnen, aankoopbewijzen/facturen en bijhorende betaalbewijzen;
- ...
2.2.2. Reiskosten
Reiskosten dienen gestaafd door een verklaring op eer die melding maakt van de persoon die de verplaatsing maakte, de relatie tot het transitiehuis (personeel/bewoner), de reden van de verplaatsing en verhouding tot de doelstelling van de exploitatie, de wijze van verplaatsing (auto, taxi, openbaar vervoer,...) het aantal kilometers dat werd verreden of het biljet, vertrekplaats, plaats van bestemming, bevestiging dat deze verplaatsing werd gemaakt en noodzakelijk was in het kader van de het plaatsingsplan van de betrokkene of de opdrachten van het transitiehuis.
Ev. stavingsstukken m.b.t. de aankoop (kwitanties, brandstof,...) of de reden van verplaatsing dienen steeds toegevoegd te worden.
2.2.3. Kosten voor voeding
Verantwoordingsstukken zijn oa. bestelbonnen, facturen, bijhorende betaalbewijzen,...
Op de bestelling/factuur is duidelijk te zien wat de bestelde hoeveelheden zijn. Bij ontstentenis hiervan wordt een verklaring op eer toegevoegd.
2.2.4. Kosten voor levensonderhoud
Deze kosten worden gestaafd door middel van een maandelijks overzicht van de uitgaven per gedetineerde. Hierop wordt per maand minstens naam, voornaam, startdatum verblijf, ev. einddatum verblijf, datum van betaling en bedrag vermeld.
2.2.5. Kosten voor vandalisme door gedetineerden
Van elk schadedossier door vandalisme dat voor vergoeding in aanmerking komt overeenkomstig de bepalingen in bijlage 1, worden minstens volgende stukken ingediend:
- gedetailleerde omschrijving van de opzettelijk toegebrachte schade, incl. datum en tijdstip van het incident, de omstandigheden, naam/voornaam/geboortedatum van de gedetineerde die als veroorzaker wordt aangeduid, omschrijving van de acties en initiatieven die de exploitant nam ter preventie of indijking van het incident, naam en voornaam van ev. getuigen/slachtoffers;
- foto's van de beschadigde objecten waarvan de vervanging nodig is;
- offerte van de herstelling of inschatting van de kostprijs voor de vervanging van de beschadigde objecten;
- de nodige bewijzen die de uitvoering van de werken aantonen.
Ev. bijkomende documenten ter staving of inschatting van de schade kunnen steeds opgevraagd worden door de administratie.
2.3. Eenmalige investeringskosten
Deze kosten worden gestaafd door middel van bestelbon, factuur, huurcontract met duidelijke omschrijving van de aard van de investering.
Daarnaast wordt een overzichtslijst toegevoegd waarin de noodzaak van de investering verder wordt verduidelijkt en gemotiveerd. De noodzaak kan enerzijds gevonden worden in het in overeenstemming brengen van de gebouwen met de normen vermeld in Koninklijk besluit van 22 juli 2019 tot bepaling van de normen voor de erkenning als transitiehuis. Anderzijds door de link aan de werking en de doelstellingen van het transitiehuis, of noodzakelijke vernieuwingen om te voldoen aan de evolutie van regelgeving.
2.4. Medische kosten
Cfr. geldende regelgeving.
2.5. Andere kosten
Bewijslast volgens het eerder omschreven algemeen principe.
Gezien om te worden gevoegd bij het koninklijk besluit van 3 juni 2025.
FILIP
Van Koningswege :
De Minister van Justitie,
A. VERLINDEN
Art. N2. Annexe 2. - dossier financier à mettre à disposition pour la justification des dépenses
Le dossier financier comporte (au minimum) le rapport d'activités, d'une part, et le rapport financier, d'autre part.
A la moitié de l'année d'exploitation (au cours du septième mois), un rapport financier est introduit, lequel apporter une justification pour les six mois précédents. Au terme de l'année d'exploitation et au plus tard un mois après la clôture de celle-ci, ce rapport financier est complété des pièces justificatives relatives au deuxième semestre de l'année d'exploitation. Un rapport d'activités est également introduit au même moment, lequel couvre l'ensemble de l'année d'activité écoulée.
1. Rapport d'activités de l'année d'exploitation écoulée
Ce rapport porte au minimum sur les activités suivantes relatives à la période à évaluer. Le détail de certains de ces éléments devra également figurer dans le rapport financier :
- chiffres d'occupation et capacité par jour ;
- bâtiment et alentours : entretien, aménagements et investissements, collaboration avec des tiers, concertation en réseau (ville, voisinage...), vandalisme ;
- personnel : ETP, qualification, formation, parcours, absences de longue durée, formation et recyclage ;
- programme d'aide : aperçu des évolutions au sein de la population (occupation journalière, moyens d'existence, âge, durée de séjour...), activités proposées, réinsertion réalisée... ;
- nourriture : plusieurs menus hebdomadaires types avec les listes de participants connexes concernant les repas ;
- sécurité : organisation, points d'attention, incidents ;
- suivi de la qualité : propre suivi (audit), enquête de satisfaction des résidents ;
- communication avec des tiers et la presse.
2. Rapport financier de la période d'exploitation écoulée
Ce rapport contient, outre un bilan des actifs et des passifs, un décompte complet reprenant les dépenses éligibles détaillées par poste de dépenses, accompagnées de toutes les pièces justificatives, des documents probants et des preuves de paiement relatifs aux dépenses mentionnées.
Ces pièces justificatives doivent être présentées de manière structurée et synoptique.
Le principe général est de joindre une pièce justificative et une preuve de paiement pour toute dépense soumise.
Chaque pièce justificative est numérotée et signée par le/la responsable. La date de paiement y est mentionnée (" effectué le xx/xx/xx "). Chaque preuve de paiement jointe est liée à la pièce justificative via le même numéro. Les quittances ne sont pas acceptées comme preuves de paiement.
Toutes les dépenses sont classées dans un aperçu par type de frais, certifiées conformes, datées et signées par le/la responsable. Cet aperçu reprend la numérotation des pièces justificatives et des preuves de paiement.
La justification de l'exonération de la T.V.A. doit être mentionnée sur les factures et les aperçus des coûts.
Les pièces justificatives sont énumérées par poste ci-dessous. Cette liste n'est pas exhaustive et peut être complétée par l'exploitant. L'administration peut également demander à tout moment des pièces justificatives supplémentaires.
2.1. Frais de personnel
Etat récapitulatif des paiements (frais de personnel acceptés) pour chaque membre du personnel recruté sur la base de la mission. Y figurent l'identité du travailleur, le coût salarial mensuel, les autres frais de personnel pour ce travailleur, le nombre de jours ouvrables, le nombre de jours payés.
Toute modification du plan de personnel transmis lors de l'attribution du marché doit être soumise à l'administration. Cela concerne le recrutement de personnel, les départs volontaires ou licenciements, toute modification du nombre d'heures de travail (interruption de carrière p. ex.).
Il convient de transmettre à tout le moins les documents suivants :
- copie du contrat de travail ;
- copie du diplôme requis ;
- copie de la notification de la date de fin du contrat de travail (en cas de départ ou de licenciement).
Un état récapitulatif des paiements mensuels (document dans lequel figure l'identité du travailleur, ainsi que le coût salarial mensuel, le nombre de jours payés) est annexé pour chaque membre du personnel engagé sur la base de la mission.
2.2. Frais de fonctionnement
2.2.1. Frais de fonctionnement généraux
Les pièces justificatives sont notamment les suivantes :
- contrats de bail, actes de propriété ;
- données relatives à la consommation de gaz, d'eau, d'électricité et de chauffage ;
- factures d'eau, de gaz, d'électricité et de chauffage ;
- police d'assurance et décomptes ;
- autres contrats et preuves de paiement correspondantes (p. ex. eau, électricité, chauffage, sécurité, leasing informatique, téléphone, entretien) ;
- bons de commande, preuves d'achat/factures et preuves de paiement connexes ;
- ...
2.2.2. Frais de déplacement
Les frais de déplacement doivent être justifiés par une déclaration sur l'honneur mentionnant la personne qui a effectué le déplacement, la relation à la maison de transition (personnel/résident), le motif du déplacement et le lien avec l'objectif de l'exploitation, le mode de déplacement (auto, taxi, transport en commun...), le nombre de kilomètres qui ont été parcourus ou le titre de transport, le lieu de départ, le lieu de destination et la confirmation que ce déplacement a été effectué et était nécessaire dans le cadre du plan de placement de la personne concernée ou des missions de la maison de transition.
Les éventuelles pièces justificatives relatives à l'achat (quittances, carburant...) ou au motif du déplacement doivent toujours être jointes.
2.2.3. Frais de nourriture
Les pièces justificatives sont notamment les bons de commande, les factures, les preuves de paiement correspondantes...
La commande/facture indique clairement les quantités commandées. A défaut, une déclaration sur l'honneur est jointe.
2.2.4. Frais d'entretien
Ces frais sont justifiés au moyen d'un aperçu mensuel des dépenses par détenu. Y figurent à tout le moins, par mois, le nom, le prénom, la date de début du séjour, évent. la date de fin du séjour, la date de paiement et le montant.
2.2.5. Frais occasionnés par des actes de vandalisme commis par des détenus
Pour chaque dossier de dommages occasionnés par du vandalisme qui entre en ligne de compte pour une indemnisation conformément aux dispositions en annexe 1, les pièces suivantes au moins sont introduites :
- description détaillée des dommages occasionnés délibérément, y compris la date et l'heure de l'incident, les circonstances, les nom/prénom/date de naissance du détenu qui a été désigné comme auteur, description des actions et des initiatives que l'exploitant a prises en guise de prévention ou d'endiguement de l'incident, nom et prénom d'éventuels témoins/victimes ;
- photos des objets endommagés dont le remplacement est nécessaire ;
- offre relative à la réparation ou estimation du coût du remplacement des objets endommagés ;
- preuves nécessaires attestant de l'exécution des travaux.
L'administration peut demander à tout moment d'éventuels documents supplémentaires en vue de la justification ou de l'estimation des dommages.
2.3. Frais d'investissement uniques
Ces frais sont justifiés au moyen de bons de commande, de factures, de contrat de bail contenant une description claire de la nature de l'investissement.
Une liste récapitulative est en outre jointe, dans laquelle la nécessité de l'investissement est justifiée et motivée plus avant. La nécessité peut se justifier par la mise en conformité des bâtiments avec les normes prévues par l'arrêté royal du 22 juillet 2019 fixant les normes en vue de l'agrément comme maison de transition, d'une part, et par le lien avec le fonctionnement et les objectifs de la maison de transition ou les modernisations nécessaires pour répondre à l'évolution de la réglementation.
2.4. Frais médicaux
Voir la réglementation en vigueur.
2.5. Autres frais
Charge de la preuve suivant le principe général décrit précédemment.
Vu pour être annexé à l'arrêté royal du 3 juin 2025.
PHILIPPE
Par le Roi :
La Ministre de la Justice,
A. VERLINDEN
Le dossier financier comporte (au minimum) le rapport d'activités, d'une part, et le rapport financier, d'autre part.
A la moitié de l'année d'exploitation (au cours du septième mois), un rapport financier est introduit, lequel apporter une justification pour les six mois précédents. Au terme de l'année d'exploitation et au plus tard un mois après la clôture de celle-ci, ce rapport financier est complété des pièces justificatives relatives au deuxième semestre de l'année d'exploitation. Un rapport d'activités est également introduit au même moment, lequel couvre l'ensemble de l'année d'activité écoulée.
1. Rapport d'activités de l'année d'exploitation écoulée
Ce rapport porte au minimum sur les activités suivantes relatives à la période à évaluer. Le détail de certains de ces éléments devra également figurer dans le rapport financier :
- chiffres d'occupation et capacité par jour ;
- bâtiment et alentours : entretien, aménagements et investissements, collaboration avec des tiers, concertation en réseau (ville, voisinage...), vandalisme ;
- personnel : ETP, qualification, formation, parcours, absences de longue durée, formation et recyclage ;
- programme d'aide : aperçu des évolutions au sein de la population (occupation journalière, moyens d'existence, âge, durée de séjour...), activités proposées, réinsertion réalisée... ;
- nourriture : plusieurs menus hebdomadaires types avec les listes de participants connexes concernant les repas ;
- sécurité : organisation, points d'attention, incidents ;
- suivi de la qualité : propre suivi (audit), enquête de satisfaction des résidents ;
- communication avec des tiers et la presse.
2. Rapport financier de la période d'exploitation écoulée
Ce rapport contient, outre un bilan des actifs et des passifs, un décompte complet reprenant les dépenses éligibles détaillées par poste de dépenses, accompagnées de toutes les pièces justificatives, des documents probants et des preuves de paiement relatifs aux dépenses mentionnées.
Ces pièces justificatives doivent être présentées de manière structurée et synoptique.
Le principe général est de joindre une pièce justificative et une preuve de paiement pour toute dépense soumise.
Chaque pièce justificative est numérotée et signée par le/la responsable. La date de paiement y est mentionnée (" effectué le xx/xx/xx "). Chaque preuve de paiement jointe est liée à la pièce justificative via le même numéro. Les quittances ne sont pas acceptées comme preuves de paiement.
Toutes les dépenses sont classées dans un aperçu par type de frais, certifiées conformes, datées et signées par le/la responsable. Cet aperçu reprend la numérotation des pièces justificatives et des preuves de paiement.
La justification de l'exonération de la T.V.A. doit être mentionnée sur les factures et les aperçus des coûts.
Les pièces justificatives sont énumérées par poste ci-dessous. Cette liste n'est pas exhaustive et peut être complétée par l'exploitant. L'administration peut également demander à tout moment des pièces justificatives supplémentaires.
2.1. Frais de personnel
Etat récapitulatif des paiements (frais de personnel acceptés) pour chaque membre du personnel recruté sur la base de la mission. Y figurent l'identité du travailleur, le coût salarial mensuel, les autres frais de personnel pour ce travailleur, le nombre de jours ouvrables, le nombre de jours payés.
Toute modification du plan de personnel transmis lors de l'attribution du marché doit être soumise à l'administration. Cela concerne le recrutement de personnel, les départs volontaires ou licenciements, toute modification du nombre d'heures de travail (interruption de carrière p. ex.).
Il convient de transmettre à tout le moins les documents suivants :
- copie du contrat de travail ;
- copie du diplôme requis ;
- copie de la notification de la date de fin du contrat de travail (en cas de départ ou de licenciement).
Un état récapitulatif des paiements mensuels (document dans lequel figure l'identité du travailleur, ainsi que le coût salarial mensuel, le nombre de jours payés) est annexé pour chaque membre du personnel engagé sur la base de la mission.
2.2. Frais de fonctionnement
2.2.1. Frais de fonctionnement généraux
Les pièces justificatives sont notamment les suivantes :
- contrats de bail, actes de propriété ;
- données relatives à la consommation de gaz, d'eau, d'électricité et de chauffage ;
- factures d'eau, de gaz, d'électricité et de chauffage ;
- police d'assurance et décomptes ;
- autres contrats et preuves de paiement correspondantes (p. ex. eau, électricité, chauffage, sécurité, leasing informatique, téléphone, entretien) ;
- bons de commande, preuves d'achat/factures et preuves de paiement connexes ;
- ...
2.2.2. Frais de déplacement
Les frais de déplacement doivent être justifiés par une déclaration sur l'honneur mentionnant la personne qui a effectué le déplacement, la relation à la maison de transition (personnel/résident), le motif du déplacement et le lien avec l'objectif de l'exploitation, le mode de déplacement (auto, taxi, transport en commun...), le nombre de kilomètres qui ont été parcourus ou le titre de transport, le lieu de départ, le lieu de destination et la confirmation que ce déplacement a été effectué et était nécessaire dans le cadre du plan de placement de la personne concernée ou des missions de la maison de transition.
Les éventuelles pièces justificatives relatives à l'achat (quittances, carburant...) ou au motif du déplacement doivent toujours être jointes.
2.2.3. Frais de nourriture
Les pièces justificatives sont notamment les bons de commande, les factures, les preuves de paiement correspondantes...
La commande/facture indique clairement les quantités commandées. A défaut, une déclaration sur l'honneur est jointe.
2.2.4. Frais d'entretien
Ces frais sont justifiés au moyen d'un aperçu mensuel des dépenses par détenu. Y figurent à tout le moins, par mois, le nom, le prénom, la date de début du séjour, évent. la date de fin du séjour, la date de paiement et le montant.
2.2.5. Frais occasionnés par des actes de vandalisme commis par des détenus
Pour chaque dossier de dommages occasionnés par du vandalisme qui entre en ligne de compte pour une indemnisation conformément aux dispositions en annexe 1, les pièces suivantes au moins sont introduites :
- description détaillée des dommages occasionnés délibérément, y compris la date et l'heure de l'incident, les circonstances, les nom/prénom/date de naissance du détenu qui a été désigné comme auteur, description des actions et des initiatives que l'exploitant a prises en guise de prévention ou d'endiguement de l'incident, nom et prénom d'éventuels témoins/victimes ;
- photos des objets endommagés dont le remplacement est nécessaire ;
- offre relative à la réparation ou estimation du coût du remplacement des objets endommagés ;
- preuves nécessaires attestant de l'exécution des travaux.
L'administration peut demander à tout moment d'éventuels documents supplémentaires en vue de la justification ou de l'estimation des dommages.
2.3. Frais d'investissement uniques
Ces frais sont justifiés au moyen de bons de commande, de factures, de contrat de bail contenant une description claire de la nature de l'investissement.
Une liste récapitulative est en outre jointe, dans laquelle la nécessité de l'investissement est justifiée et motivée plus avant. La nécessité peut se justifier par la mise en conformité des bâtiments avec les normes prévues par l'arrêté royal du 22 juillet 2019 fixant les normes en vue de l'agrément comme maison de transition, d'une part, et par le lien avec le fonctionnement et les objectifs de la maison de transition ou les modernisations nécessaires pour répondre à l'évolution de la réglementation.
2.4. Frais médicaux
Voir la réglementation en vigueur.
2.5. Autres frais
Charge de la preuve suivant le principe général décrit précédemment.
Vu pour être annexé à l'arrêté royal du 3 juin 2025.
PHILIPPE
Par le Roi :
La Ministre de la Justice,
A. VERLINDEN