5 JUIN 2009. - Arrêté du Gouvernement flamand relatif au subventionnement et à l'agrément d'organisations partenaires et d'organisations oeuvrant sur le terrain par le biais d'un contrat de gestion (NOTE : Consultation des versions antérieures à partir du 07-08-2009 et mise à jour au 30-06-2023)
CHAPITRE Ier. - Définitions
Art. 1
CHAPITRE II. - Champ d'application et dispositions générales
Art. 2-5
CHAPITRE III. - Le subventionnement et l'agrément par le biais d'un contrat de gestion
Section 1re. - [1 L'appel et le dossier]1
Art. 6
Section 2. - Le contrat de gestion et le plan annuel
Art. 7-8
Section 3. - Les conditions de subventionnement
Art. 9
Section 4. - La subvention par le biais d'un contrat de gestion
Art. 10-17
Section 5. - La procédure pour la conclusion d'un contrat de gestion et pour le refus de la conclusion d'un contrat de gestion
Art. 18-19
Section 6. - Le contrôle
Art. 20-21
CHAPITRE IV. - Dispositions finales
Art. 22-27
2011200118 2012036209 2014035894 2015035158 2015035433 2018015593
CHAPITRE Ier. - Définitions
Article 1er.Dans le présent arrêté, on entend par :
1° [2 administration : le Département Soins, visé à l'article 2, alinéa 1er, de l'arrêté du Gouvernement flamand du 12 mai 2023 relatif au Département Soins ]2;
2° l[2 ...]2
3° [1 contrat de gestion : une convention pluriannuelle entre la Communauté flamande et une personne morale dans laquelle il est fixé, après concertation, à quelles conditions une subvention est octroyée pour obtenir des résultats au sein des domaines de performance en exécutant des actions ;]1
4° [1 plan politique : le planning pluriannuel général pour toute la durée du contrat de gestion, y compris le budget, qui indique comment les résultats sont obtenus au sein des différents domaines de performance et selon quels critères cet aspect est évalué ;]1
5° thème politique : une zone thématique au sein de la politique de santé préventive pour laquelle [1 la Communauté flamande ou la Région flamande ]1 prend des initiatives;
6° décret du 21 novembre 2003 : le décret du 21 novembre 2003 relatif à la politique de santé préventive;
7° critère d'évaluation : un élément ou paramètre sur la base duquel le résultat obtenu est évalué au sein d'un domaine de performance;
8° rapport financier : le rapport sur l'affectation des moyens pendant une année d'activité;
9° plan annuel : la planification pour une année d'activité, y compris un budget, concrétisant le plan de gestion et le contrat de gestion;
10° rapport annuel : le rapport sur l'exécution du contrat de gestion en général, et sur l'exécution du plan annuel de l'année d'activité écoulée en particulier;
11° méthodique : un ensemble de méthodes fixes et longuement réfléchies afin d'atteindre un objectif déterminé;
12° Ministre : le Ministre flamand chargé de la politique en matière de santé;
13° [1 domaine de performance : un domaine au sein duquel des résultats doivent être obtenus en exécutant des actions ;]1
[2 13° /1 secrétaire général : le chef de l'administration ]2
14° subvention variable : la subvention calculée sur la base de prestations ou niveaux de prestations déterminés au préalable, et les paramètres de financement y afférents.
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(1)<AGF 2014-05-16/31, art. 51, 003; En vigueur : 01-01-2014>
(2)<AGF 2023-05-12/09, art. 162, 007; En vigueur : 10-07-2023>
CHAPITRE II. - Champ d'application et dispositions générales
Art.2. Le présent arrêté règle le subventionnement et l'agrément d'organisations partenaires et d'organisations oeuvrant sur le terrain, par le biais d'un contrat de gestion.
Art.3.[1 Le Ministre lance un appel visant à conclure un contrat de gestion comme organisation partenaire ou comme organisation oeuvrant sur le terrain dans le cadre de la politique de santé préventive.
Le Ministre peut conclure un ou plusieurs contrats de gestion avec un candidat, avec une organisation partenaire ou avec une organisation oeuvrant sur le terrain dans le cadre de la politique de santé préventive. Lorsque plusieurs contrats de gestion sont conclus, les plans annuels, budgets, rapports annuels et rapport financiers peuvent être groupés, après l'accord de [2 l'administration]2, à condition qu'ils restent séparément identifiables et évaluables.
Par la conclusion d'un contrat de gestion avec le Ministre, l'organisation est censée être agréée pour la durée du contrat de gestion, en application de l'article 21, § 1er, alinéa trois, et de l'article 23, § 1er, alinéa trois, du décret du 21 novembre 2003.]1
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(1)<AGF 2014-05-16/31, art. 52, 003; En vigueur : 01-01-2014>
(2)<AGF 2023-05-12/09, art. 163, 007; En vigueur : 10-07-2023>
Art.4.§ 1er. [1 Pour le subventionnement via un contrat de gestion, les démarches successives suivantes sont entreprises :
1° le Ministre lance un appel, après l'avis de l'Inspection des Finances ;
2° les candidats réagissent à l'appel par l'introduction d'un dossier ;
3° [2 L'administration ]2 examine la recevabilité des dossiers qui sont introduits et communique la décision à ce sujet aux candidats ;
4° [2 l'administration ]2ce examine les points forts et faibles des dossiers recevables ;
5° [2 l'administration ]2 se concerte de manière collective avec tous les candidats qui ont introduit un dossier recevable. L'introduction par les candidats d'un nouvel dossier, qui remplace le dossier précédent, peut en résulter ;
6° lorsqu'il y a plusieurs candidats, [2 l'administration ]2 classe les candidats sur la base de l'évaluation des dossiers, y compris les propositions de plan politique et les propositions de plan annuel pour la première année d'activité ;
7° l'agence établit pour le candidat le mieux classé un avant-projet de contrat de gestion et y joint l'avant-projet de plan annuel pour la première année d'activité. Ces avant-projets indiquent clairement les points au sujet desquels l'agence propose de déroger au dossier ;
8° [2 L'administration ]2 transmet l'avant-projet de contrat de gestion et l'avant-projet de plan annuel pour la première année d'activité au Ministre ;
9° le Ministre négocie ces avant-projets avec le candidat, ou demande à l'agence de les négocier. Lorsque les négociations résultent en un accord, l'agence établit un projet de contrat de gestion. Lorsque le Ministre constate que les négociations ne conduisent pas à un accord, le Ministre décide soit de renoncer à la conclusion d'un contrat de gestion et de retirer l'appel, soit d'entamer des négociations avec le candidat classé à la deuxième place, et de reprendre les démarches à partir du point 7° ;
10° le Ministre soumet le projet de contrat de gestion, le projet de plan annuel pour la première année d'activité et le projet correspondant d'arrêté de subvention pour la première année d'activité à l'avis de l'Inspection des Finances et, lorsque tel est requis selon les règles du contrôle et de l'élaboration budgétaire, à l'approbation du Gouvernement flamand ;
11° le Ministre et le candidat concluent le contrat de gestion.
Les démarches, visées à l'alinéa premier, 2° à 11° inclus, se déroulent selon la procédure, visée à l'article 18.]1
§ 2. En application de l'article 21, § 1er, alinéa deux, et l'article 23, § 1er, alinéa deux, du décret du 21 novembre 2003, un contrat de gestion est conclu pour trois ans au minimum et cinq ans au maximum.
[1 Lorsque [2 l'administration ]2 a évalué l'exécution du contrat de gestion et la justification financière pour la durée du contrat de gestion comme étant suffisantes, le Ministre peut, après l'approbation du Gouvernement flamand, décider de prolonger le contrat de gestion une fois, pour une période de trois ans au maximum, sans lancer de nouvel appel.]1
§ 3. Une organisation partenaire ou une organisation oeuvrant sur le terrain est subventionnée par le biais d'un contrat de gestion, au moyen :
1° d'une subvention forfaitaire;
2° d'une subvention variable;
3° d'une combinaison d'une subvention forfaitaire et d'une subvention variable.
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(1)<AGF 2014-05-16/31, art. 53, 003; En vigueur : 01-01-2014>
(2)<AGF 2023-05-12/09, art. 164, 007; En vigueur : 10-07-2023>
Art.5.Le fonctionnement d'une organisation partenaire comprend la totalité de la Région flamande et la région bilingue de Bruxelles-Capitale.
Par combinaison de thèmes politiques, domaines de performance et groupes cibles, un contrat de gestion ne peut être conclu [1 lors de la même période]1 qu'avec une seule organisation partenaire.
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(1)<AGF 2014-05-16/31, art. 54, 003; En vigueur : 01-01-2014>
CHAPITRE III. - Le subventionnement et l'agrément par le biais d'un contrat de gestion
Section 1re. - [1 L'appel et le dossier]1
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(1)
Art.6.[1 L'appel visant à conclure un ou de plusieurs contrats de gestion mentionne au moins les éléments suivants :
1° l'obligation que le candidat est une personne morale, une entité d'une personne morale à propre fonctionnement ou un groupement de personnes morales ou d'entités de personnes morales à propre fonctionnement et l'obligation, pour un groupement, d'indiquer une personne morale coordinatrice qui porte la responsabilité finale ;
2° l'obligation pour le candidat, l'organisation partenaire ou l'organisation oeuvrant sur le terrain de communiquer sans délai toute modification des statuts à [2 l'administration ]2, lorsqu'elle concerne l'exécution du contrat de gestion ;
3° le fait qu'un contrat de gestion avec une organisation partenaire, soit avec une organisation oeuvrant sur le terrain, est visé ;
4° la nature de la subvention, visée à l'article 4, § 3, et la subvention maximale qui peut être octroyée dans le cadre de l'appel ;
5° la date présumée de début et de fin du contrat de gestion ;
6° un ou plusieurs thèmes politiques pour le contrat de gestion. Ces thèmes politiques ont trait aux initiatives, visées aux articles 31 à 33 inclus, 39 à 72 inclus, 74 et 75 du décret du 21 novembre 2003, ou à une combinaison de ces articles ;
7° les domaines de performance à obtenir au minimum ;
8° les actions qui doivent être exécutées au minimum pour obtenir les résultats au sein des domaines de performance ;
9° les exigences minimales de qualité et de coopération lors de l'exécution des actions ;
10° les groupes-cibles sur lesquels portent les thèmes politiques, les domaines de performance ou les actions ;
11° les critères d'évaluation minimaux qui sont utilisés pour évaluer si les résultats au sein des différents domaines de performance ont été obtenus ;
12° la mention que le candidat tient compte des points d'attention, visés à l'article 7, § 1er, du décret du 21 novembre 2003 ;
13° si d'application, la programmation ;
14° le mode dont un dossier doit être introduit, et la date limite d'introduction ;
15° les critères selon lesquels un dossier est évalué par [2 l'administration ]2 ;
16° une référence aux exigences de recevabilité, visées au paragraphe 4 ;
L'appel visant à conclure un contrat de gestion comme organisation partenaire ou comme organisation oeuvrant sur le terrain peut comprendre plusieurs parcelles. Un dossier peut être introduit pour chaque parcelle séparément. Chaque parcelle est évaluée séparément et pour chaque parcelle, un contrat de gestion séparé peut être conclu. Lorsque l'appel comprend plusieurs parcelles, l'appel mentionne par parcelle les éléments qui sont nécessaires pour pouvoir conclure un contrat de gestion séparé par parcelle, entre autres :
1° le fait que la parcelle vise la conclusion d'un contrat de gestion avec une organisation partenaire, soit avec une organisation oeuvrant sur le terrain ;
2° la nature de la subvention, visée à l'article 4, § 3, et la subvention maximale qui peut être octroyée dans le cadre du contrat de gestion pour cette parcelle ;
3° quels thèmes politiques ont trait à la parcelle en question.
L'appel est lancé, au moins une année avant la date présumée de début du contrat de gestion ou, si d'application, une année avant l'expiration du contrat de gestion.
§ 2. Lorsque la nature de la subvention, visée au paragraphe 1er, alinéa premier, 4°, est variable ou comprend une partie variable, les données suivantes concernant la subvention variable ou la partie variable de la subvention sont reprises dans l'appel :
1° les paramètres de financement pour fixer la subvention finale, à savoir les prestations ou les niveaux de prestation et la subvention maximale qui y est liée ;
2° la subvention maximale qui peut être octroyée comme subvention variable ;
3° la croissance de la subvention qui est autorisée.
§ 3. Pour les organisations partenaires, les domaines de performance, visés au paragraphe 1er, alinéa premier, 7°, sont au moins un des suivants :
1° l'offre d'informations, de documentation et d'avis ;
2° le développement de méthodologies ;
3° l'appui de la mise en oeuvre de méthodologies, y compris la promotion d'expertise ;
4° le développement ou la gestion de systèmes d'enregistrement ;
5° la coordination sur le plan du contenu ou organisationnelle d'aspects de la politique de santé préventive.
§ 4. Les critères de recevabilité pour un dossier, visé à l'article 4, § 1er, alinéa premier, 3°, sont :
1° le dossier est introduit à temps tel que visé à l'appel ;
2° le dossier est introduit selon le mode, visé à l'appel ;
3° le dossier mentionne, si d'application, à quelles parcelles il a trait ;
4° le dossier comprend toutes les données visées au présent arrêté ou demandées dans l'appel, afin de permettre à [2 l'administration ]2 d'évaluer le dossier. Cela signifie que le dossier comprend au moins les données suivantes :
a) les données de contact des personnes qui portent la responsabilité finale au nom du candidat ;
b) un organigramme du candidat avec mention de l'effectif, des fonctions et des expertises au moment de l'introduction du dossier et des modifications y apportées lors de la conclusion d'un contrat de gestion ;
c) d'autres documents, visés à l'appel ;
d) l'importance et la source des revenus actuels qui ont trait aux domaines de performance et actions qui sont reliés à l'appel et une description générale de l'affectation de ces revenus ;
e) une proposition de plan politique qui répond aux dispositions, visées à l'article 7, 6° ;
f) une proposition de plan annuel pour la première année d'activité qui répond aux dispositions, visées à l'article 8, 1°.
§ 5. Les critères, visés au paragraphe 1er, alinéa premier, 15°, selon lesquels un dossier d'une organisation partenaire candidate est évalué, sont :
1° l'étayage scientifique de la méthode pour obtenir les résultats au sein des différents domaines de performance ;
2° le réseautage et la coopération ;
3° l'orientation sur les résultats des actions et la mesurabilité de l'obtention des résultats au sein des domaines de performance en exécutant les actions ;
4° l'étayage des budgets et la considération des coûts et des avantages ;
5° d'autres critères éventuels, visés à l'appel.
Les critères, visés au paragraphe 1er, alinéa premier, 15°, selon lesquels un dossier d'une organisation candidate oeuvrant sur le terrain est évalué, sont :
1° l'orientation sur les résultats des actions et la mesurabilité de l'obtention des résultats au sein des domaines de performance en exécutant les actions ;
2° l'étayage des budgets et la considération des coûts et des avantages ;
3° d'autres critères éventuels, visés à l'appel.
§ 6. Lorsque le contrat de gestion ne prend pas cours au 1er janvier, la première année d'activité a trait, exceptionnellement, à une période plus longue ou plus courte qu'une année. Dans ce cas, l'appel ou le contrat de gestion fixe la période à laquelle la première année d'activité a trait.
§ 7. L'appel est rendu public de manière suffisante, entre autres par sa publication sur le site web de [2 l'administration ]2[2 ...]2.]1
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(1)<AGF 2014-05-16/31, art. 56, 003; En vigueur : 01-01-2014>
(2)<AGF 2023-05-12/09, art. 165, 007; En vigueur : 10-07-2023>
Section 2. - Le contrat de gestion et le plan annuel
Art.7.Le contrat de gestion comporte au moins les éléments suivants :
1° les coordonnées des personnes au sein de [2 l'administration ]2 et des personnes qui, au nom de l'organisation, assument la responsabilité finale pour le contrôle de l'avancement du contrat de gestion. Des modifications de ces coordonnées sont communiquées au cours du contrat;
2° les données relatives à la subvention accordée conformément à l'appel :
a) la nature de la subvention, visée à l'article 4, § 3;
b) si la subvention est forfaitaire ou comporte une partie forfaitaire : la subvention forfaitaire ou la subvention de la partie forfaitaire par année d'activité du contrat de gestion;
c) si la subvention est variable ou comporte une partie variable : les paramètres de financement pour fixer la subvention variable finale ou la partie variable de la subvention, à savoir les prestations ou niveaux de prestation et la subvention variable ou la partie variable de la subvention y afférente, la subvention variable maximale ou la partie variable maximale de la subvention, et sa croissance autorisée;
d) le mode de calcul de la subvention variable ou de la partie variable de la subvention [1 ...]1;
3° la date de début et de fin du contrat de gestion;
4° les thèmes politiques [1 et, éventuellement, les groupes-cibles]1 auxquels le contrat de gestion a trait;
5° [1 ...]1;
6° [1 en application de l'article 21, § 1er, alinéa deux, et de l'article 23, § 1er, alinéa deux, du décret du 21 novembre 2003, le plan politique, qui comprend :
a) les domaines de performance et les groupes-cibles éventuels auxquels elles ont trait ;
b) les actions et les groupes-cibles éventuels auxquels elles ont trait ;
c) le planning dans le temps des actions pour obtenir les résultats au sein des domaines de performance ;
d) la concrétisation des exigences de qualité et de coopération lors de l'exécution des actions ;
e) la concrétisation des point d'attention, visés à l'article 7, § 1er, du décret du 21 novembre 2003 lors de l'exécution des actions ;
f) les critères d'évaluation ;
g) le budget pluriannuel, sans indexation, pour la durée du contrat de gestion ;
h) d'autres données éventuelles, visées à l'appel ;]1
7° les plans annuels, y compris les budgets, qui sont ajoutés chaque année d'activité en annexe au contrat de gestion, et qui sont approuvés par [2 l'administration ]2.
[1 8° les modalités de la résiliation du contrat de gestion. ]1
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(1)<AGF 2014-05-16/31, art. 57, 003; En vigueur : 01-01-2014>
(2)<AGF 2023-05-12/09, art. 166, 007; En vigueur : 10-07-2023>
Art.8.[1 Toutes les dispositions suivantes s'appliquent à un plan annuel dans le cadre d'un contrat de gestion :
1° un plan annuel comprend au moins la concrétisation pour l'année d'activité en question des éléments du plan politique, visé à l'article 7, 6°, et :
a) en ce qui concerne le budget :
1) un budget qui est établi sans tenir compte de l'indexation pour l'année d'activité en question, mais avec l'indexation qui est octroyée lors des années d'activité précédentes du contrat de gestion ;
2) un budget qui mentionne également l'affectation prévue des réserves éventuelles ;
b) en ce qui concerne le rapport annuel : une énumération des données pour évaluer l'exécution des actions à l'aide des critères d'évaluation. Ces données sont, si possible, présentées de manière mesurable avec des indicateurs et sont transmises à [2 l'administration ]2 via le rapport annuel ou le système d'enregistrement, visé à l'article 9, § 1er, 6° ;
c) en ce qui concerne le rapport financier : si d'application, une énumération des domaines de performance, des actions ou du groupement d'actions sur lesquels des rapports sont établis de manière séparée ;
2° [2 l'administration ]2 peut fixer la structure du plan annuel ;
3° la conclusion du contrat de gestion implique automatiquement l'approbation du plan annuel pour la première année d'activité. Les plans annuels suivants au sein d'un contrat de gestion doivent être approuvés par [2 l'administration ]2. Afin de pouvoir achever cela à temps, l'organisation introduit une proposition de plan annuel auprès de l'agence avant la fin du mois d'octobre de l'année d'activité qui précède l'année d'activité en question.]1
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(1)<AGF 2014-05-16/31, art. 58, 003; En vigueur : 01-01-2014>
(2)<AGF 2023-05-12/09, art. 167, 007; En vigueur : 10-07-2023>
Section 3. - Les conditions de subventionnement
Art.9.[1 § 1er. Pour être éligible à une subvention via un contrat de gestion, une organisation partenaire ou une organisation oeuvrant sur le terrain doit répondre à toutes les conditions suivantes :
1° respecter les dispositions du contrat de gestion ;
2° introduire un plan annuel tel que visé à l'article 8 par année d'activité ;
3° exécuter le plan annuel ;
4° introduire un rapport annuel tel que visé au paragraphe 2 ;
5° introduire un rapport financier tel que visé au paragraphe 3 ;
6° lorsque tel est repris dans le plan annuel, enregistrer les actions dans le cadre du contrat de gestion et transmettre ces données d'enregistrement, visées à l'article 8, 1°, b), à [2 l'administration ]2. [2 L'administration ]2 fixe la forme ainsi que le mode et la fréquence de transfert des données d'enregistrement et peut, après concertation avec les intéressés, introduire un système d'enregistrement à cet effet dont la charge administrative est limitée au maximum. Les dernières données d'enregistrement d'une année d'activité sont transmises au plus tard trois mois après l'expiration de l'année d'activité ;
7° respecter toutes les autres dispositions du présent arrêté qui s'appliquent à une organisation partenaire ou à une l'organisation oeuvrant sur le terrain.
§ 2. Toutes les dispositions suivantes s'appliquent au rapport annuel, visé au paragraphe 1er, 4° :
1° le rapport annuel comprend au moins les données qui permettent, à l'aide des critères d'évaluation, d'évaluer l'exécution des actions, ainsi qu'un résumé du rapport annuel qui peut être complété par des annexes. Lorsque tel est repris dans le plan annuel, l'introduction de données d'enregistrement via le système d'enregistrement peut remplacer le rapport annuel, ou des parties du rapport annuel ;
2° sauf disposition contraire dans le contrat de gestion, le rapport annuel est introduit auprès de [2 l'administration ]2 avant le 31 mars de l'année qui suit l'année d'activité en question ;
3° la structure du rapport annuel est harmonisée à la structure du plan annuel ;
4° le rapport annuel, ou son résumé, peut être mis à disposition par [2 l'administration ]2 sur le site web de l'agence.
§ 3. Sauf disposition contraire dans le contrat de gestion, un rapport financier tel que visé au paragraphe 1er, 5°, est introduit auprès de [2 l'administration ]2 avant le 31 mars de l'année qui suit l'année d'activité en question, et comprend sur l'exécution du contrat de gestion toutes les données suivantes :
1° l'état des recettes et dépenses, groupées par type de frais et de revenus, lorsqu'une comptabilité simple ou comptabilité de caisse est tenue, ou le compte des résultats lorsqu'une comptabilité double est tenue, y compris l'origine, l'importance et l'affectation des ressources éventuelles qui sont obtenues en dehors du contrat de gestion et qui peuvent être en rapport avec le contrat de gestion ;
2° par collaborateur : le nom, la fonction, la durée d'emploi moyenne sur toute l'année d'activité et le traitement annuel brut ;
3° une liste numérotée des frais et revenus, avec une référence au bénéficiaire, le montant et une description, classée par type de frais ou de revenus. Le bénéficiaire tient les pièces justificatives originales ;
4° si d'application, un tableau d'amortissement avec les amortissements en cours et nouveaux ;
5° une explication de l'évolution des recettes et dépenses et de l'affectation de la réserve ;
6° un rapport sur les revenus et dépenses en ce qui concerne les domaines de performance, les actions ou le groupement d'actions sur lesquels, selon le plan annuel, des rapports doivent établis de manière séparée dans le rapport financier ;
7° pour les a.s.b.l. : le bilan de l'actif et du passif.
[2 L'administration ]2 peut préciser la forme du rapport financier.]1
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(1)<AGF 2014-05-16/31, art. 59, 003; En vigueur : 01-01-2014>
(2)<AGF 2023-05-12/09, art. 168, 007; En vigueur : 10-07-2023>
Section 4. - La subvention par le biais d'un contrat de gestion
Art.10. Par année d'activité du contrat de gestion, le Ministre paie la subvention, conformément aux dispositions du contrat de gestion.
Après l'approbation du plan annuel pour l'année d'activité en question, et après l'approbation par le Parlement flamand du budget des dépenses pour l'année en question, la subvention est payée dans les limites des crédits budgétaires disponibles.
Une subvention par le biais d'un contrat de gestion n'exclut pas qu'une organisation partenaire ou une organisation oeuvrant sur le terrain peut bénéficier d'une autre subvention pendant la durée d'un contrat de gestion.
Art.11.La subvention, visée à l'article 7, 2°, est indexée en janvier de chaque année d'activité à l'évolution de l'indice de santé et selon la formule suivante :
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