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9 APRIL 2024. - Koninklijk besluit tot goedkeuring van het reglement betreffende de toepassingsmodaliteiten van de verplichtingen voor bpost krachtens de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten
Titre
9 AVRIL 2024. - Arrêté royal portant approbation du règlement relatif aux modalités d'application des obligations de bpost en vertu de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation de l'argent liquide
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Artikel 1. Het reglement betreffende de toepassingsmodaliteiten van de verplichtingen voor bpost krachtens de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten, dat bij dit besluit is gevoegd, wordt goedgekeurd.
Article 1er. Le règlement relatif aux modalités d'application des obligations de bpost en vertu de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation de l'argent liquide, annexé au présent arrêté, est approuvé.
Art. 2. Dit besluit treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.
Art. 2. Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.
Art. 3. De minister bevoegd voor Financiën is belast met de uitvoering van dit besluit.
Art. 3. Le ministre qui a les Finances dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.
BIJLAGE.
ANNEXE.
Art. N. TITEL 1. - Algemene bepalingen
HOOFDSTUK 1. - Definities Artikel 1. Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
1° "de wet": de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten;
2° "AMLCO": de persoon/personen die is/zijn aangewezen met toepassing van artikel 9, § 2, van de wet;
3° "occasionele verrichting": een verrichting als bedoeld in artikel 21, § 1, 2°, a) of b), van de wet;
4° "atypische verrichting": een verrichting die niet strookt met de kenmerken van de cliënt, met het doel en de aard van de zakelijke relatie of van de betrokken verrichting, of met het risicoprofiel van de cliënt, en die hierdoor verband zou kunnen houden met het witwassen van geld of de financiering van terrorisme;
5° "financiële postdiensten": financiële diensten geleverd door bpost zoals bepaald in artikel 131, 22°, van de wet van 21 maart 1991 betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven;
6° "postassignatie": een postcheque op naam, die door bpost is geldig gemaakt om door bpost te worden uitbetaald binnen de 3 maanden na uitgifte. De postassignatie is slechts betaalbaar aan de rechthebbende of zijn mandataris en kan niet geëndosseerd worden;
7° "circulaire cheque": een schriftelijke betalingsopdracht, die door een bank of bpost wordt uitgegeven in opdracht van een titularis van een rekening. De circulaire cheque is betaalbaar bij bpost en bij de meeste financiële instellingen in België. Een circulaire cheque is steeds op naam en kan dus uitsluitend door de begunstigde geïnd worden. Het maximumbedrag van een circulaire cheque bedraagt 2.500,00 euro en moet uitbetaald worden binnen de 3 maanden na de uitgifte. Het bedrag wordt uitbetaald in speciën of gestort op de rekening van de begunstigde;
8° "postrekening-courant": is een financiële rekening, geopend bij een door de staat aangewezen instelling:
a) voor de Staat;
b) op aanvraag van de organismen die behoren tot de sector overheid overeenkomstig het Europees systeem van nationale en regionale rekeningen in de Europese Unie (ESR 2010);
c) met akkoord van de Staat, voor andere personen van publiek recht of van privaat recht;
d) voor de Nationale Bank van België;
9° "poststorting": een financiële postdienst waarbij opdracht wordt gegeven om een geldsom te crediteren op een postrekening-courant of op een bankrekening bij een begunstigde financiële instelling gevestigd in België;
Voor het overige hebben de in dit reglement gebruikte termen dezelfde betekenis als in de wet.
HOOFDSTUK 2. - Toepassingsgebied
Art. 2. Dit reglement is van toepassing op de naamloze vennootschap van publiek recht bpost voor haar financiële postdiensten en de uitgifte van elektronisch geld.
TITEL 2. - Algemene risicobeoordeling en risicoclassificatie door bpost
Art. 3. De in artikel 16 van de wet bedoelde algemene risicobeoordeling voldoet aan de volgende vereisten:
1° ze wordt uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de AMLCO en goedgekeurd door de effectieve leiding;
2° ze heeft betrekking op de financiële postdiensten en de uitgifte van elektronisch geld;
3° ze is onderworpen aan een specifieke procedure die de modaliteiten ervan bepaalt, waaronder de modaliteiten voor de in artikel 17 van de wet bedoelde bijwerking ervan. De beoordeling moet worden bijgewerkt telkens er zich een gebeurtenis voordoet die een significante invloed kan hebben op één of meerdere risico's. Daarenboven verifieert de AMLCO minstens jaarlijks of de risicobeoordeling nog actueel is en vermeldt hij zijn bevindingen, en desgevallend de te verrichten bijwerkingen, in het verslag bedoeld in artikel 6.
Art. 4. bpost stelt verschillende risicocategorieën vast, waaraan zij geschikte waakzaamheidsmaatregelen koppelt.
bpost stelt deze risicocategorieën vast op basis van de in artikel 16 van de wet bedoelde algemene risicobeoordeling en van objectieve risicocriteria die onderling coherent gecombineerd zijn.
Voorts ziet bpost erop toe dat deze risicocategorieën haar in staat stelt om rekening te houden met:
1° de gevallen van hoog risico die zijn geïdentificeerd met toepassing van artikel 19, § 2, van de wet en, ten minste, met de gevallen bedoeld in de artikelen 37 tot 41 van de wet;
2° in voorkomend geval, de gevallen van laag risico die zijn geïdentificeerd met toepassing van artikel 19, § 2, tweede lid, van de wet.
Art. 5. bpost legt schriftelijk, op papier of via een elektronische informatiedrager vast op welke wijze de WG/FT-risico's die ze met toepassing van artikel 16 van de wet heeft geïdentificeerd en beoordeeld, in aanmerking wordt genomen in het kader van de gedragslijnen, waaronder het in titel 3 van dit reglement bedoelde cliëntacceptatiebeleid, van de procedures en van de interne controlemaatregelen die ze vaststelt in overeenstemming met artikel 8 van de wet. Ze houdt dit geschrift ter beschikking van de Algemene Administratie van de Thesaurie van de Federale Overheidsdienst Financiën, teneinde te voldoen aan de vereiste van artikel 17, tweede lid, van de wet.
TITEL 3. - Organisatie en interne controle binnen bpost
HOOFDSTUK 1. - Compliancefunctie
Art. 6. De AMLCO stelt minstens eenmaal per jaar een activiteitenverslag op en bezorgt dit aan de effectieve leiding en het wettelijk bestuursorgaan. Dit verslag moet de effectieve leiding in staat stellen om kennis te nemen van de ontwikkeling van de WG/FT-risico's waaraan bpost is blootgesteld, en om het passend karakter te waarborgen van de gedragslijnen, procedures en interne controlemaatregelen die ten uitvoer zijn gelegd met toepassing van artikel 8 van de wet.
Er wordt systematisch een kopie van het jaarlijks activiteitenverslag voorgelegd aan de toezichthoudende overheid zoals bedoeld in artikel 85, § 1, 2°, van de wet van 18 september 2017.
HOOFDSTUK 2. - Interne procedures
Afdeling 1. - Cliëntacceptatiebeleid
Art. 7. § 1. bpost stippelt een aan haar activiteiten aangepast cliëntacceptatiebeleid uit, dat haar in staat stelt om, bij het aanknopen van een zakelijke relatie met cliënten of bij het uitvoeren van occasionele verrichtingen voor cliënten, een voorafgaand onderzoek te verrichten naar de risico's betreffende WG/FT die zijn verbonden aan het profiel van de cliënt en aan de aard van de zakelijke relatie of de gewenste occasionele verrichting, alsook om maatregelen te nemen om de geïdentificeerde risico's te verminderen. bpost staat in voor de uitvoering van dat cliëntacceptatiebeleid.
§ 2. Het cliëntacceptatiebeleid stelt bpost ook in staat haar volledige medewerking te verlenen aan de voorkoming van WG/FT via een passende kennisname en een passend onderzoek van de kenmerken van haar cliënteel, van de door haar aangeboden producten, diensten of verrichtingen, van de betrokken landen of geografische gebieden en van de leveringskanalen waarop een beroep wordt gedaan.
Met toepassing van haar cliëntacceptatiebeleid verdeelt bpost haar cliënten onder in verschillende risicocategorieën waaraan vereisten van verschillende niveaus zijn gekoppeld.
§ 3. Het cliëntacceptatiebeleid maakt het ook mogelijk om bindende bepalingen betreffende financiële embargo's ten uitvoer te leggen.
Art. 8. Het cliëntacceptatiebeleid van bpost bepaalt dat cliënten die mogelijk een specifiek risico vormen pas als cliënt worden aanvaard na een passend onderzoek en nadat ter zake op een passend hiërarchisch niveau een beslissing is genomen. Hieronder ressorteren onder meer diegene waarvan met toepassing van artikel 19, § 2, van de wet wordt vastgesteld dat ze een hoog risico inhouden, en ten minste diegenen die worden bedoeld in de artikelen 37 tot 41 van de wet;
In het cliëntacceptatiebeleid wordt in voorkomend geval rekening gehouden met het feit dat er geen relevante informatie kon worden ingewonnen over het adres van de cliënt of, in voorkomend geval, over de geboorteplaats en -datum van de uiteindelijke begunstigde(n) van de cliënt, teneinde te bepalen of de in het eerste lid bedoelde maatregelen moeten worden genomen ten aanzien van de betrokken cliënt.
Afdeling 2. - Verzameling, verificatie en bijwerking van de identificatiegegevens
Art. 9. bpost identificeert en verifieert de identiteit van de cliënten overeenkomstig de artikelen 26 tot 32 van de wet indien wordt betwijfeld of de persoon die een verrichting wenst uit te voeren in het kader van een voorheen aangegane zakelijke relatie, wel degelijk de in dit kader geïdentificeerde cliënt of zijn gemachtigde en geïdentificeerde lasthebber is.
Art. 10. De door bpost met toepassing van artikel 8 van de wet vastgestelde interne procedures voorzien daarnaast in:
1° precieze regels met betrekking tot de bewijsstukken of de betrouwbare en onafhankelijke informatiebronnen die overeenkomstig artikel 27, § 1, van de wet door bpost worden aanvaard om de identiteitsverificatie uit te voeren. Hierbij wordt rekening gehouden met de kenmerken van de betrokken personen, met de individuele risicobeoordeling die wordt uitgevoerd met toepassing van artikel 19, § 2 van de wet, en met de risicoclassificatie die wordt uitgevoerd met toepassing van artikel 4 van dit reglement.
Voor de identiteitsverificatie kan specifieke identificatietechnologie worden aanvaard als een bewijsstuk of als een betrouwbare en onafhankelijke informatiebron in de zin van voornoemd artikel 27, § 1, van de wet, indien een analyse van de betrouwbaarheid van deze technologie dit rechtvaardigt;
2° wanneer uit de overeenkomstig artikel 19, § 2, eerste lid, van de wet uitgevoerde individuele risicobeoordeling blijkt dat het risico verbonden aan de cliënt en de zakelijke relatie of aan de occasionele verrichting laag is:
a) de informatie die overeenkomstig artikel 26, § 3, van de wet niet moet worden ingewonnen door bpost;
b) de informatie die overeenkomstig artikel 27, § 3, van de wet niet moet worden geverifieerd;
3° indien uit de overeenkomstig artikel 19, § 2, eerste lid, van de wet uitgevoerde individuele risicobeoordeling blijkt dat het risico verbonden aan de cliënt en de zakelijke relatie of aan de occasionele verrichting hoog is:
a) de informatie waarvan bpost overeenkomstig artikel 26, § 4, van de wet oordeelt dat deze haar in staat stelt de betrokken persoon op onbetwistbare wijze te onderscheiden van elke andere persoon, alsook de bijkomende informatie die indien nodig moet worden ingewonnen;
b) de maatregelen die bpost moet nemen om zich er met verhoogde aandacht van te vergewissen dat de documenten of informatiebronnen waarop ze een beroep doet om deze informatie te verifiëren, haar overeenkomstig artikel 27, § 4, van de wet een hoge mate van zekerheid verschaffen over haar kennis van de betrokken persoon;
4° de maatregelen die bpost moet nemen voor de identificatie van de lasthebber(s) van een cliënt overeenkomstig artikel 22 van de wet of van de vertegenwoordiger(s) van een cliënt, alsook voor de verificatie van hun identiteit, teneinde zich te vergewissen van de vertegenwoordigingsbevoegdheden van de betrokken persoon/personen;
5° de maatregelen die bpost moet nemen om, met toepassing van artikel 23, § 1, tweede lid, van de wet, inzicht te verkrijgen in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de cliënt of lasthebber die een vennootschap, rechtspersoon, stichting, fiducie, trust of soortgelijke juridische constructie is;
6° de maatregelen die bpost moet nemen voor de identificatie en de verificatie van de identiteit van de uiteindelijke begunstigden van haar cliënten, van de lasthebbers van haar cliënten, in voorkomend geval ter aanvulling van de raadpleging van de in artikel 29 van de wet bedoelde registers.
Afdeling 3. - Onderzoek van de verrichtingen 1. OPSPORING VAN ATYPISCHE VERRICHTINGEN
Art. 11. bpost brengt de volgende elementen schriftelijk ter kennis van haar aangestelden die rechtstreeks in contact staan met de cliënten of die belast zijn met de uitvoering van hun verrichtingen:
1° de passende criteria die hen in staat moeten stellen atypische verrichtingen op te sporen;
2° de te volgen procedure om deze verrichtingen te onderwerpen aan een specifieke analyse onder de verantwoordelijkheid van de AMLCO overeenkomstig artikel 45, § 1, van de wet, teneinde te bepalen of van deze verrichtingen vermoed kan worden dat ze verband houden met het witwassen van geld of financiering van terrorisme.
Art. 12. bpost maakt gebruik van een toezichtssysteem voor de opsporing van atypische verrichtingen die in voorkomend geval mogelijk niet werden opgespoord door de werknemers die rechtstreeks in contact staan met de cliënten of die belast zijn met de uitvoering van hun verrichtingen.
Dat toezichtssysteem moet:
1° betrekking hebben op alle rekeningen, overeenkomsten en verrichtingen van de cliënten;
2° gebaseerd zijn op nauwkeurige en relevante criteria die door bpost worden vastgesteld, waarbij voornamelijk rekening wordt gehouden met de kenmerken van haar cliënteel, met de door haar aangeboden producten, diensten of verrichtingen, met de betrokken landen of geografische gebieden, en met de leveringskanalen waarop ze een beroep doet, en voldoende verfijnd zijn om atypische verrichtingen effectief te kunnen opsporen;
3° een snelle opsporing van dergelijke verrichtingen mogelijk maken;
4° geautomatiseerd zijn, behalve als bpost kan aantonen dat dit niet vereist is gezien de aard, het aantal en het volume van de verrichtingen waarop toezicht moet worden gehouden;
5° eerst aan een valideringsprocedure worden onderworpen en daarna geregeld opnieuw op zijn relevantie worden onderzocht, zodat het, indien nodig, kan worden aangepast aan de ontwikkeling van het cliënteel waartoe bpost zich richt, van de door haar aangeboden producten, diensten of verrichtingen, van de betrokken landen en geografische gebieden, en van de leveringskanalen waarop ze een beroep doet.
De in het tweede lid, tweede streepje, bedoelde criteria houden met name rekening met het specifieke WG/FT-risico dat verbonden is aan de verrichtingen die worden uitgevoerd door cliënten van wie de acceptatie aan striktere regels is onderworpen krachtens het in titel 3 bedoelde cliëntacceptatiebeleid.
2. ANALYSE VAN DE ATYPISCHE VERRICHTINGEN
Art. 13. Overeenkomstig artikel 9, §§ 1 en 2 van de wet stelt bpost passende procedures vast om zo snel mogelijk, naar gelang van de omstandigheden, een analyse te verrichten van de atypische verrichtingen, teneinde overeenkomstig artikel 45 van de wet te bepalen of er een vermoeden moet worden gemeld aan de CFI met toepassing van artikel 47 van de wet.
Afdeling 4. - Nakoming van de verplichtingen inzake de voorkoming van WG/FT door lasthebbers, onderaannemers of derde zaakaanbrengers
Art. 14. Indien bpost voor het aanknopen of onderhouden van zakelijke relaties met cliënten of voor het uitvoeren van occasionele verrichtingen voor cliënten een beroep doet op lasthebbers of op onderaannemers, dient bpost aan deze tussenkomende personen schriftelijk te laten weten welke procedure zij, met inachtneming van de wet en dit reglement, bij de identificatie en verificatie van de identiteit van de cliënten moeten volgen. Daarnaast moeten bpost toezien op de naleving van deze procedures.
Art. 15. bpost brengt de volgende elementen schriftelijk ter kennis van haar lasthebbers en onderaannemers die rechtstreeks in contact staan met de cliënten:
1° de passende criteria die hen in staat moeten stellen atypische verrichtingen op te sporen;
2° de te volgen procedure om deze verrichtingen te onderwerpen aan een specifieke analyse onder de verantwoordelijkheid van de AMLCO overeenkomstig artikel 45, § 1, van de wet, teneinde te bepalen of van deze verrichtingen vermoed kan worden dat ze verband houden met het witwassen van geld of financiering van terrorisme.
Art. 16. Overeenkomstig artikel 42 van de wet mag een derde zaakaanbrenger een tussenkomst verrichten op voorwaarde dat de interne procedures van bpost bepaalt dat:
1° bpost vooraf moet verifiëren of de derde zaakaanbrenger in voorkomend geval voldoet aan de voorwaarden van artikel 43, § 1, 3° en § 2, tweede lid, van de wet, en dat ze de documenten waarop zij zich hiervoor heeft gebaseerd, moet bewaren;
2° de derde zaakaanbrenger er zich vooraf schriftelijk moet toe verbinden:
a) bpost onmiddellijk de identiteitsgegevens te bezorgen van de cliënten die hij voornemens is aan te brengen en, in voorkomend geval, van zijn lasthebbers en uiteindelijke begunstigden, alsook gegevens over de kenmerken van de cliënt en het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie, die nodig zijn voor de nakoming van de waakzaamheidsverplichtingen die hem overeenkomstig artikel 42 van de wet zijn opgelegd;
b) bpost onverwijld en zodra zij daarom verzoekt, een kopie te bezorgen van de bewijsstukken of de betrouwbare informatiebronnen aan de hand waarvan hij de identiteit heeft geverifieerd van de cliënten en, in voorkomend geval, van zijn lasthebbers en uiteindelijke begunstigden.
Afdeling 5. - Melding van vermoedens
Art. 17. Wanneer bpost met toepassing van artikel 47 van de wet een vermoeden meldt, voert ze een nieuwe individuele beoordeling uit van de WG/FT-risico's overeenkomstig artikel 19, § 2, van de wet, waarbij ze met name rekening houdt met de omstandigheid dat er in verband met de betrokken cliënt een vermoeden werd gemeld. Op basis van deze nieuwe beoordeling en van het in titel 3 bedoelde cliëntacceptatiebeleid besluit zij de reeds aangegane zakelijke relatie ofwel voort te zetten, in welk geval ze waakzaamheidsmaatregelen ten uitvoer legt die zijn aangepast aan de opnieuw beoordeelde risico's, ofwel te beëindigen.
Afdeling 6. - Toezicht inzake geldovermakingen en financiële embargo's
Art. 18. bpost maakt gebruik van toezichtsystemen om de naleving te waarborgen van:
1° de bepalingen van de Europese verordening betreffende geldovermakingen;
2° de bindende bepalingen betreffende financiële embargo's.
Die toezichtsystemen moeten:
1° betrekking hebben op alle rekeningen, overeenkomsten en verrichtingen van de cliënten;
2° een snelle opsporing mogelijk maken van eventuele inbreuken op de in het eerste lid bedoelde bepalingen, of een opsporing in real time wanneer deze bepalingen dat vereisen;
3° geautomatiseerd zijn, behalve als bpost kan aantonen dat dit niet vereist is gezien de aard, het aantal en het volume van de verrichtingen waarop toezicht moet worden gehouden;
4° eerst aan een valideringsprocedure worden onderworpen en daarna geregeld worden bijgewerkt.
Afdeling 7. - Bewijs van de nakoming van de verplichtingen inzake voorkoming van WG/FT, geldovermakingen en financiële embargo's
Art. 19. bpost legt schriftelijk, op papier of via een elektronische informatiedrager vast welke maatregelen zij effectief heeft genomen om te voldoen aan de in Boek II, Titel 3, van de wet bedoelde waakzaamheidsverplichtingen, aan de in Boek II, Titel 4, van de wet bedoelde verplichtingen inzake de analyse van atypische verrichtingen en de melding van vermoedens, aan de bepalingen van de Europese verordening betreffende geldovermakingen en aan de bindende bepalingen betreffende financiële embargo's. bpost bewaart deze verantwoording gedurende de in artikel 60 van de wet vastgestelde termijn.
TITEL 4. - Slotbepalingen
Art. 20.Dit reglement treedt in werking op de dag van de bekendmaking in het Belgisch Staatsblad van het koninklijk besluit tot goedkeuring ervan.
Met ingang van die datum vervangt dit reglement het reglement uitgevaardigd bij ministerieel besluit van 10 januari 2014 tot vaststelling van het reglement betreffende de toepassingsmodaliteiten van de verplichtingen voor bpost onder de wet ter voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme voor wat betreft haar financiële postdiensten en de uitgifte van elektronisch geld, dat komt te vervallen.
HOOFDSTUK 1. - Definities Artikel 1. Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
1° "de wet": de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten;
2° "AMLCO": de persoon/personen die is/zijn aangewezen met toepassing van artikel 9, § 2, van de wet;
3° "occasionele verrichting": een verrichting als bedoeld in artikel 21, § 1, 2°, a) of b), van de wet;
4° "atypische verrichting": een verrichting die niet strookt met de kenmerken van de cliënt, met het doel en de aard van de zakelijke relatie of van de betrokken verrichting, of met het risicoprofiel van de cliënt, en die hierdoor verband zou kunnen houden met het witwassen van geld of de financiering van terrorisme;
5° "financiële postdiensten": financiële diensten geleverd door bpost zoals bepaald in artikel 131, 22°, van de wet van 21 maart 1991 betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven;
6° "postassignatie": een postcheque op naam, die door bpost is geldig gemaakt om door bpost te worden uitbetaald binnen de 3 maanden na uitgifte. De postassignatie is slechts betaalbaar aan de rechthebbende of zijn mandataris en kan niet geëndosseerd worden;
7° "circulaire cheque": een schriftelijke betalingsopdracht, die door een bank of bpost wordt uitgegeven in opdracht van een titularis van een rekening. De circulaire cheque is betaalbaar bij bpost en bij de meeste financiële instellingen in België. Een circulaire cheque is steeds op naam en kan dus uitsluitend door de begunstigde geïnd worden. Het maximumbedrag van een circulaire cheque bedraagt 2.500,00 euro en moet uitbetaald worden binnen de 3 maanden na de uitgifte. Het bedrag wordt uitbetaald in speciën of gestort op de rekening van de begunstigde;
8° "postrekening-courant": is een financiële rekening, geopend bij een door de staat aangewezen instelling:
a) voor de Staat;
b) op aanvraag van de organismen die behoren tot de sector overheid overeenkomstig het Europees systeem van nationale en regionale rekeningen in de Europese Unie (ESR 2010);
c) met akkoord van de Staat, voor andere personen van publiek recht of van privaat recht;
d) voor de Nationale Bank van België;
9° "poststorting": een financiële postdienst waarbij opdracht wordt gegeven om een geldsom te crediteren op een postrekening-courant of op een bankrekening bij een begunstigde financiële instelling gevestigd in België;
Voor het overige hebben de in dit reglement gebruikte termen dezelfde betekenis als in de wet.
HOOFDSTUK 2. - Toepassingsgebied
Art. 2. Dit reglement is van toepassing op de naamloze vennootschap van publiek recht bpost voor haar financiële postdiensten en de uitgifte van elektronisch geld.
TITEL 2. - Algemene risicobeoordeling en risicoclassificatie door bpost
Art. 3. De in artikel 16 van de wet bedoelde algemene risicobeoordeling voldoet aan de volgende vereisten:
1° ze wordt uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de AMLCO en goedgekeurd door de effectieve leiding;
2° ze heeft betrekking op de financiële postdiensten en de uitgifte van elektronisch geld;
3° ze is onderworpen aan een specifieke procedure die de modaliteiten ervan bepaalt, waaronder de modaliteiten voor de in artikel 17 van de wet bedoelde bijwerking ervan. De beoordeling moet worden bijgewerkt telkens er zich een gebeurtenis voordoet die een significante invloed kan hebben op één of meerdere risico's. Daarenboven verifieert de AMLCO minstens jaarlijks of de risicobeoordeling nog actueel is en vermeldt hij zijn bevindingen, en desgevallend de te verrichten bijwerkingen, in het verslag bedoeld in artikel 6.
Art. 4. bpost stelt verschillende risicocategorieën vast, waaraan zij geschikte waakzaamheidsmaatregelen koppelt.
bpost stelt deze risicocategorieën vast op basis van de in artikel 16 van de wet bedoelde algemene risicobeoordeling en van objectieve risicocriteria die onderling coherent gecombineerd zijn.
Voorts ziet bpost erop toe dat deze risicocategorieën haar in staat stelt om rekening te houden met:
1° de gevallen van hoog risico die zijn geïdentificeerd met toepassing van artikel 19, § 2, van de wet en, ten minste, met de gevallen bedoeld in de artikelen 37 tot 41 van de wet;
2° in voorkomend geval, de gevallen van laag risico die zijn geïdentificeerd met toepassing van artikel 19, § 2, tweede lid, van de wet.
Art. 5. bpost legt schriftelijk, op papier of via een elektronische informatiedrager vast op welke wijze de WG/FT-risico's die ze met toepassing van artikel 16 van de wet heeft geïdentificeerd en beoordeeld, in aanmerking wordt genomen in het kader van de gedragslijnen, waaronder het in titel 3 van dit reglement bedoelde cliëntacceptatiebeleid, van de procedures en van de interne controlemaatregelen die ze vaststelt in overeenstemming met artikel 8 van de wet. Ze houdt dit geschrift ter beschikking van de Algemene Administratie van de Thesaurie van de Federale Overheidsdienst Financiën, teneinde te voldoen aan de vereiste van artikel 17, tweede lid, van de wet.
TITEL 3. - Organisatie en interne controle binnen bpost
HOOFDSTUK 1. - Compliancefunctie
Art. 6. De AMLCO stelt minstens eenmaal per jaar een activiteitenverslag op en bezorgt dit aan de effectieve leiding en het wettelijk bestuursorgaan. Dit verslag moet de effectieve leiding in staat stellen om kennis te nemen van de ontwikkeling van de WG/FT-risico's waaraan bpost is blootgesteld, en om het passend karakter te waarborgen van de gedragslijnen, procedures en interne controlemaatregelen die ten uitvoer zijn gelegd met toepassing van artikel 8 van de wet.
Er wordt systematisch een kopie van het jaarlijks activiteitenverslag voorgelegd aan de toezichthoudende overheid zoals bedoeld in artikel 85, § 1, 2°, van de wet van 18 september 2017.
HOOFDSTUK 2. - Interne procedures
Afdeling 1. - Cliëntacceptatiebeleid
Art. 7. § 1. bpost stippelt een aan haar activiteiten aangepast cliëntacceptatiebeleid uit, dat haar in staat stelt om, bij het aanknopen van een zakelijke relatie met cliënten of bij het uitvoeren van occasionele verrichtingen voor cliënten, een voorafgaand onderzoek te verrichten naar de risico's betreffende WG/FT die zijn verbonden aan het profiel van de cliënt en aan de aard van de zakelijke relatie of de gewenste occasionele verrichting, alsook om maatregelen te nemen om de geïdentificeerde risico's te verminderen. bpost staat in voor de uitvoering van dat cliëntacceptatiebeleid.
§ 2. Het cliëntacceptatiebeleid stelt bpost ook in staat haar volledige medewerking te verlenen aan de voorkoming van WG/FT via een passende kennisname en een passend onderzoek van de kenmerken van haar cliënteel, van de door haar aangeboden producten, diensten of verrichtingen, van de betrokken landen of geografische gebieden en van de leveringskanalen waarop een beroep wordt gedaan.
Met toepassing van haar cliëntacceptatiebeleid verdeelt bpost haar cliënten onder in verschillende risicocategorieën waaraan vereisten van verschillende niveaus zijn gekoppeld.
§ 3. Het cliëntacceptatiebeleid maakt het ook mogelijk om bindende bepalingen betreffende financiële embargo's ten uitvoer te leggen.
Art. 8. Het cliëntacceptatiebeleid van bpost bepaalt dat cliënten die mogelijk een specifiek risico vormen pas als cliënt worden aanvaard na een passend onderzoek en nadat ter zake op een passend hiërarchisch niveau een beslissing is genomen. Hieronder ressorteren onder meer diegene waarvan met toepassing van artikel 19, § 2, van de wet wordt vastgesteld dat ze een hoog risico inhouden, en ten minste diegenen die worden bedoeld in de artikelen 37 tot 41 van de wet;
In het cliëntacceptatiebeleid wordt in voorkomend geval rekening gehouden met het feit dat er geen relevante informatie kon worden ingewonnen over het adres van de cliënt of, in voorkomend geval, over de geboorteplaats en -datum van de uiteindelijke begunstigde(n) van de cliënt, teneinde te bepalen of de in het eerste lid bedoelde maatregelen moeten worden genomen ten aanzien van de betrokken cliënt.
Afdeling 2. - Verzameling, verificatie en bijwerking van de identificatiegegevens
Art. 9. bpost identificeert en verifieert de identiteit van de cliënten overeenkomstig de artikelen 26 tot 32 van de wet indien wordt betwijfeld of de persoon die een verrichting wenst uit te voeren in het kader van een voorheen aangegane zakelijke relatie, wel degelijk de in dit kader geïdentificeerde cliënt of zijn gemachtigde en geïdentificeerde lasthebber is.
Art. 10. De door bpost met toepassing van artikel 8 van de wet vastgestelde interne procedures voorzien daarnaast in:
1° precieze regels met betrekking tot de bewijsstukken of de betrouwbare en onafhankelijke informatiebronnen die overeenkomstig artikel 27, § 1, van de wet door bpost worden aanvaard om de identiteitsverificatie uit te voeren. Hierbij wordt rekening gehouden met de kenmerken van de betrokken personen, met de individuele risicobeoordeling die wordt uitgevoerd met toepassing van artikel 19, § 2 van de wet, en met de risicoclassificatie die wordt uitgevoerd met toepassing van artikel 4 van dit reglement.
Voor de identiteitsverificatie kan specifieke identificatietechnologie worden aanvaard als een bewijsstuk of als een betrouwbare en onafhankelijke informatiebron in de zin van voornoemd artikel 27, § 1, van de wet, indien een analyse van de betrouwbaarheid van deze technologie dit rechtvaardigt;
2° wanneer uit de overeenkomstig artikel 19, § 2, eerste lid, van de wet uitgevoerde individuele risicobeoordeling blijkt dat het risico verbonden aan de cliënt en de zakelijke relatie of aan de occasionele verrichting laag is:
a) de informatie die overeenkomstig artikel 26, § 3, van de wet niet moet worden ingewonnen door bpost;
b) de informatie die overeenkomstig artikel 27, § 3, van de wet niet moet worden geverifieerd;
3° indien uit de overeenkomstig artikel 19, § 2, eerste lid, van de wet uitgevoerde individuele risicobeoordeling blijkt dat het risico verbonden aan de cliënt en de zakelijke relatie of aan de occasionele verrichting hoog is:
a) de informatie waarvan bpost overeenkomstig artikel 26, § 4, van de wet oordeelt dat deze haar in staat stelt de betrokken persoon op onbetwistbare wijze te onderscheiden van elke andere persoon, alsook de bijkomende informatie die indien nodig moet worden ingewonnen;
b) de maatregelen die bpost moet nemen om zich er met verhoogde aandacht van te vergewissen dat de documenten of informatiebronnen waarop ze een beroep doet om deze informatie te verifiëren, haar overeenkomstig artikel 27, § 4, van de wet een hoge mate van zekerheid verschaffen over haar kennis van de betrokken persoon;
4° de maatregelen die bpost moet nemen voor de identificatie van de lasthebber(s) van een cliënt overeenkomstig artikel 22 van de wet of van de vertegenwoordiger(s) van een cliënt, alsook voor de verificatie van hun identiteit, teneinde zich te vergewissen van de vertegenwoordigingsbevoegdheden van de betrokken persoon/personen;
5° de maatregelen die bpost moet nemen om, met toepassing van artikel 23, § 1, tweede lid, van de wet, inzicht te verkrijgen in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de cliënt of lasthebber die een vennootschap, rechtspersoon, stichting, fiducie, trust of soortgelijke juridische constructie is;
6° de maatregelen die bpost moet nemen voor de identificatie en de verificatie van de identiteit van de uiteindelijke begunstigden van haar cliënten, van de lasthebbers van haar cliënten, in voorkomend geval ter aanvulling van de raadpleging van de in artikel 29 van de wet bedoelde registers.
Afdeling 3. - Onderzoek van de verrichtingen 1. OPSPORING VAN ATYPISCHE VERRICHTINGEN
Art. 11. bpost brengt de volgende elementen schriftelijk ter kennis van haar aangestelden die rechtstreeks in contact staan met de cliënten of die belast zijn met de uitvoering van hun verrichtingen:
1° de passende criteria die hen in staat moeten stellen atypische verrichtingen op te sporen;
2° de te volgen procedure om deze verrichtingen te onderwerpen aan een specifieke analyse onder de verantwoordelijkheid van de AMLCO overeenkomstig artikel 45, § 1, van de wet, teneinde te bepalen of van deze verrichtingen vermoed kan worden dat ze verband houden met het witwassen van geld of financiering van terrorisme.
Art. 12. bpost maakt gebruik van een toezichtssysteem voor de opsporing van atypische verrichtingen die in voorkomend geval mogelijk niet werden opgespoord door de werknemers die rechtstreeks in contact staan met de cliënten of die belast zijn met de uitvoering van hun verrichtingen.
Dat toezichtssysteem moet:
1° betrekking hebben op alle rekeningen, overeenkomsten en verrichtingen van de cliënten;
2° gebaseerd zijn op nauwkeurige en relevante criteria die door bpost worden vastgesteld, waarbij voornamelijk rekening wordt gehouden met de kenmerken van haar cliënteel, met de door haar aangeboden producten, diensten of verrichtingen, met de betrokken landen of geografische gebieden, en met de leveringskanalen waarop ze een beroep doet, en voldoende verfijnd zijn om atypische verrichtingen effectief te kunnen opsporen;
3° een snelle opsporing van dergelijke verrichtingen mogelijk maken;
4° geautomatiseerd zijn, behalve als bpost kan aantonen dat dit niet vereist is gezien de aard, het aantal en het volume van de verrichtingen waarop toezicht moet worden gehouden;
5° eerst aan een valideringsprocedure worden onderworpen en daarna geregeld opnieuw op zijn relevantie worden onderzocht, zodat het, indien nodig, kan worden aangepast aan de ontwikkeling van het cliënteel waartoe bpost zich richt, van de door haar aangeboden producten, diensten of verrichtingen, van de betrokken landen en geografische gebieden, en van de leveringskanalen waarop ze een beroep doet.
De in het tweede lid, tweede streepje, bedoelde criteria houden met name rekening met het specifieke WG/FT-risico dat verbonden is aan de verrichtingen die worden uitgevoerd door cliënten van wie de acceptatie aan striktere regels is onderworpen krachtens het in titel 3 bedoelde cliëntacceptatiebeleid.
2. ANALYSE VAN DE ATYPISCHE VERRICHTINGEN
Art. 13. Overeenkomstig artikel 9, §§ 1 en 2 van de wet stelt bpost passende procedures vast om zo snel mogelijk, naar gelang van de omstandigheden, een analyse te verrichten van de atypische verrichtingen, teneinde overeenkomstig artikel 45 van de wet te bepalen of er een vermoeden moet worden gemeld aan de CFI met toepassing van artikel 47 van de wet.
Afdeling 4. - Nakoming van de verplichtingen inzake de voorkoming van WG/FT door lasthebbers, onderaannemers of derde zaakaanbrengers
Art. 14. Indien bpost voor het aanknopen of onderhouden van zakelijke relaties met cliënten of voor het uitvoeren van occasionele verrichtingen voor cliënten een beroep doet op lasthebbers of op onderaannemers, dient bpost aan deze tussenkomende personen schriftelijk te laten weten welke procedure zij, met inachtneming van de wet en dit reglement, bij de identificatie en verificatie van de identiteit van de cliënten moeten volgen. Daarnaast moeten bpost toezien op de naleving van deze procedures.
Art. 15. bpost brengt de volgende elementen schriftelijk ter kennis van haar lasthebbers en onderaannemers die rechtstreeks in contact staan met de cliënten:
1° de passende criteria die hen in staat moeten stellen atypische verrichtingen op te sporen;
2° de te volgen procedure om deze verrichtingen te onderwerpen aan een specifieke analyse onder de verantwoordelijkheid van de AMLCO overeenkomstig artikel 45, § 1, van de wet, teneinde te bepalen of van deze verrichtingen vermoed kan worden dat ze verband houden met het witwassen van geld of financiering van terrorisme.
Art. 16. Overeenkomstig artikel 42 van de wet mag een derde zaakaanbrenger een tussenkomst verrichten op voorwaarde dat de interne procedures van bpost bepaalt dat:
1° bpost vooraf moet verifiëren of de derde zaakaanbrenger in voorkomend geval voldoet aan de voorwaarden van artikel 43, § 1, 3° en § 2, tweede lid, van de wet, en dat ze de documenten waarop zij zich hiervoor heeft gebaseerd, moet bewaren;
2° de derde zaakaanbrenger er zich vooraf schriftelijk moet toe verbinden:
a) bpost onmiddellijk de identiteitsgegevens te bezorgen van de cliënten die hij voornemens is aan te brengen en, in voorkomend geval, van zijn lasthebbers en uiteindelijke begunstigden, alsook gegevens over de kenmerken van de cliënt en het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie, die nodig zijn voor de nakoming van de waakzaamheidsverplichtingen die hem overeenkomstig artikel 42 van de wet zijn opgelegd;
b) bpost onverwijld en zodra zij daarom verzoekt, een kopie te bezorgen van de bewijsstukken of de betrouwbare informatiebronnen aan de hand waarvan hij de identiteit heeft geverifieerd van de cliënten en, in voorkomend geval, van zijn lasthebbers en uiteindelijke begunstigden.
Afdeling 5. - Melding van vermoedens
Art. 17. Wanneer bpost met toepassing van artikel 47 van de wet een vermoeden meldt, voert ze een nieuwe individuele beoordeling uit van de WG/FT-risico's overeenkomstig artikel 19, § 2, van de wet, waarbij ze met name rekening houdt met de omstandigheid dat er in verband met de betrokken cliënt een vermoeden werd gemeld. Op basis van deze nieuwe beoordeling en van het in titel 3 bedoelde cliëntacceptatiebeleid besluit zij de reeds aangegane zakelijke relatie ofwel voort te zetten, in welk geval ze waakzaamheidsmaatregelen ten uitvoer legt die zijn aangepast aan de opnieuw beoordeelde risico's, ofwel te beëindigen.
Afdeling 6. - Toezicht inzake geldovermakingen en financiële embargo's
Art. 18. bpost maakt gebruik van toezichtsystemen om de naleving te waarborgen van:
1° de bepalingen van de Europese verordening betreffende geldovermakingen;
2° de bindende bepalingen betreffende financiële embargo's.
Die toezichtsystemen moeten:
1° betrekking hebben op alle rekeningen, overeenkomsten en verrichtingen van de cliënten;
2° een snelle opsporing mogelijk maken van eventuele inbreuken op de in het eerste lid bedoelde bepalingen, of een opsporing in real time wanneer deze bepalingen dat vereisen;
3° geautomatiseerd zijn, behalve als bpost kan aantonen dat dit niet vereist is gezien de aard, het aantal en het volume van de verrichtingen waarop toezicht moet worden gehouden;
4° eerst aan een valideringsprocedure worden onderworpen en daarna geregeld worden bijgewerkt.
Afdeling 7. - Bewijs van de nakoming van de verplichtingen inzake voorkoming van WG/FT, geldovermakingen en financiële embargo's
Art. 19. bpost legt schriftelijk, op papier of via een elektronische informatiedrager vast welke maatregelen zij effectief heeft genomen om te voldoen aan de in Boek II, Titel 3, van de wet bedoelde waakzaamheidsverplichtingen, aan de in Boek II, Titel 4, van de wet bedoelde verplichtingen inzake de analyse van atypische verrichtingen en de melding van vermoedens, aan de bepalingen van de Europese verordening betreffende geldovermakingen en aan de bindende bepalingen betreffende financiële embargo's. bpost bewaart deze verantwoording gedurende de in artikel 60 van de wet vastgestelde termijn.
TITEL 4. - Slotbepalingen
Art. 20.Dit reglement treedt in werking op de dag van de bekendmaking in het Belgisch Staatsblad van het koninklijk besluit tot goedkeuring ervan.
Met ingang van die datum vervangt dit reglement het reglement uitgevaardigd bij ministerieel besluit van 10 januari 2014 tot vaststelling van het reglement betreffende de toepassingsmodaliteiten van de verplichtingen voor bpost onder de wet ter voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme voor wat betreft haar financiële postdiensten en de uitgifte van elektronisch geld, dat komt te vervallen.
Art. N. TITRE 1er. . - Dispositions générales
CHAPITRE 1er. - Définitions Article 1er. Pour l'application du présent règlement, on entend par :
1° "la loi" : la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces ;
2° "AMLCO" : la ou les personne(s) désignées en application de l'article 9, § 2, de la loi ;
3° "opération occasionnelle" : une opération telle que visée à l'article 21, § 1er, 2°, a) ou b), de la loi ;
4° "opération atypique" : une opération qui n'est pas cohérente par rapport aux caractéristiques du client, à l'objet et à la nature de la relation d'affaires ou de l'opération concernée, ou au profit de risque du client et qui, de ce fait, est susceptible d'être liée au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme ;
5° "services financiers postaux" : services financiers fournis par bpost tels que définis à l'article 131, 22°, de la loi du 21 mars 1991 portant réforme de certaines entreprises publiques économiques ;
6° "assignation postale" : un chèque postal nominatif payable par bpost dans les 3 mois de son émission. L'assignation postale n'est payable qu'à l'ayant droit ou à son mandataire et ne peut être endossé ;
7° "chèque circulaire" : un ordre de paiement écrit émis par une banque ou par bpost au nom d'un titulaire de compte. Le chèque circulaire est payable chez bpost et dans la plupart des institutions financières en Belgique. Un chèque circulaire est toujours nominatif et ne peut donc être encaissé que par le bénéficiaire. Le montant maximum d'un chèque circulaire est de 2.500,00 euro et doit être payé dans les 3 mois suivant son émission. Le montant est payé en espèces ou déposé sur le compte du bénéficiaire ;
8° "compte courant postal" : il s'agit d'un compte financier ouvert auprès d'une institution désignée par l'Etat :
a) pour l'Etat ;
b) à la demande d'organismes appartenant au secteur public conformément au Système européen des comptes nationaux et régionaux dans l'Union européenne (SEC 2010) ;
c) avec l'accord de l'Etat, pour d'autres personnes de droit public ou de droit privé ;
d) pour la Banque nationale de Belgique ;
9° "versement postal" : un service financier postal par lequel des instructions sont données pour créditer une somme d'argent sur un compte courant postal ou sur un compte bancaire auprès d'une institution financière bénéficiaire établie en Belgique ;
Pour le surplus, les termes utilisés dans le présent règlement s'entendent au sens de celui qui leur est conféré par la loi.
CHAPITRE 2. - Champ d'application
Art. 2. Ce règlement s'applique à la société anonyme de droit public bpost pour ses services financiers postaux et l'émission de monnaie électronique.
TITRE 2. - Processus d'évaluation globale et de classification des risques par bpost
Art. 3. L'évaluation globale des risques visée à l'article 16 de la loi répond aux exigences suivantes :
1° elle est réalisée sous la responsabilité de l'AMLCO et approuvée par la direction effective ;
2° elle couvre les services financiers postaux et l'émission de monnaie électronique ;
3° elle fait l'objet d'une procédure spécifique qui en détermine les modalités, en ce compris celles de sa mise à jour, prévue à l'article 17 de la loi. Cette mise à jour est réalisée chaque fois que se produit un événement susceptible d'avoir un impact significatif sur un ou plusieurs risques. L'AMLCO vérifie en outre au moins une fois par an que l'évaluation des risques reste à jour, et il mentionne ses conclusions et, le cas échéant, des mises à jour à opérer, dans le rapport visé à l'article 6.
Art. 4. bpost définit différentes catégories de risques auxquelles elle applique des mesures de vigilance appropriées.
bpost établit ces catégories de risques sur la base de l'évaluation globale des risques visée à l'article 16 de la loi et sur des critères objectifs de risque qui sont combinés de manière cohérente entre eux.
Par ailleurs, bpost veille à ce que ces catégories de risques lui permettent de tenir compte :
1° des cas de risque élevés identifiés en application de l'article 19, § 2, de la loi et, au minimum, de ceux visés aux articles 37 à 41 de la loi ;
2° le cas échéant, des cas de risques faibles identifiés en application de l'article 19, § 2, alinéa 2, de la loi.
Art. 5. bpost consigne par écrit, sur support papier ou électronique, la manière dont les risques de BC/FT qu'elle a identifiés et évalués en application de l'article 16 de la loi, sont pris en considération dans le cadre des politiques, y compris la politique d'acceptation des clients visée au titre 3 du présent règlement, des procédures et des mesures de contrôle interne qu'elle définit conformément à l'article 8 de la loi. Elle tient cet écrit à la disposition de l'Administration générale du Trésor du Service public fédéral Finances, en vue de satisfaire à l'exigence de l'article 17, alinéa 2, de la loi.
TITRE 3. - Organisation et contrôle interne au sein de bpost
CHAPITRE 1er. - Fonction de compliance
Art. 6. L'AMLCO établit et transmet une fois par an au moins un rapport d'activité à la direction effective et à l'organe légal d'administration. Ce rapport permet à la direction effective de prendre connaissance de l'évolution des risques de BC/FT auxquels bpost est exposée et de s'assurer de l'adéquation des politiques, procédures et mesures de contrôle interne mises en oeuvre en application de l'article 8 de la loi.
Une copie du rapport annuel d'activités est systématiquement remise à l'autorité de contrôle telle que visée à l'article 85, § 1er, 2°, de la loi du 18 septembre 2017.
CHAPITRE 2. - Procédures internes
Section 1er. - Politique d'acceptation des clients
Art. 7. § 1er. bpost arrête une politique d'acceptation des clients appropriée à ses activités, lui permettant de soumettre l'entrée en relation d'affaires ou la conclusion d'opérations occasionnelles avec les clients à un examen préalable des risques de BC/FT du terrorisme associés au profil du client et à la nature de la relation d'affaires ou de l'opération occasionnelle souhaitée, ainsi qu'à des mesures visant à réduire les risques identifiés. bpost est responsable de la mise en oeuvre de cette politique d'acceptation des clients.
§ 2. La politique d'acceptation des clients permet notamment à bpost de concourir pleinement à la prévention du BC/FT par une prise de connaissance et un examen appropriés des caractéristiques de ses clients, des produits, services ou opérations qu'elle propose, des pays ou zones géographiques concernés et des canaux de distribution auxquels elle a recours.
En application de sa politique d'acceptation des clients, bpost répartit ses clients en fonction des différentes catégories de risques auxquelles sont attachées des exigences de niveaux différents.
§ 3. La politique d'acceptation des clients permet également de mettre en oeuvre les dispositions contraignantes relatives aux embargos financiers.
Art. 8. La politique d'acceptation des clients de bpost soumet à un examen approprié et à un pouvoir de décision à un niveau hiérarchique adéquat l'acceptation des clients susceptibles de présenter des niveaux particuliers de risque, notamment ceux identifiés comme présentant un risque élevé en application de l'article 19, § 2, de la loi, et au minimum ceux qui sont visés aux articles 37 à 41 de la loi ;
La politique d'acceptation des clients tient compte, le cas échéant, du fait qu'il n'a pas été possible de recueillir des informations pertinentes concernant l'adresse du client ou, le cas échéant, sur le lieu et la date de naissance du ou des bénéficiaires effectifs du client, pour déterminer s'il y a lieu d'appliquer les mesures visées à l'alinéa 1er au client concerné.
Section 2. - Collecte, vérification et mise à jour des données d'identification
Art. 9. bpost identifie et vérifie l'identité des clients conformément aux articles 26 à 32 de la loi lorsqu'il existe des raisons de douter que la personne qui souhaite réaliser une opération dans le cadre d'une relation d'affaires antérieurement nouée est effectivement le client identifié en vue de cette relation d'affaires ou son mandataire autorisé et identifié.
Art. 10. Les procédures internes définies par bpost en application de l'article 8 de la loi prévoient en outre :
1° des règles précises quant aux documents probants ou sources fiables et indépendantes d'information acceptés par bpost aux fins de la vérification d'identité conformément à l'article 27, § 1er de la loi, en fonction des caractéristiques des personnes concernées, de l'évaluation individuelle des risques réalisée en application de l'article 19, § 2 de la loi, et de la catégorisation des risques réalisées en application de l'article 4 du présent règlement.
L'acceptation, aux fins de la vérification de l'identité, d'une technologie particulière d'identification au titre de document probant ou de source fiable et indépendante d'information au sens de l'article 27, § 1er, précité de la loi, résulte d'une analyse de la fiabilité de cette technologie ;
2° lorsqu'il ressort de l'évaluation individuelle des risques réalisée conformément à l'article 19, § 2, alinéa 1er, de la loi que le risque associé au client et à la relation d'affaires ou à l'opération occasionnelle est faible :
a) les informations qui, conformément à l'article 26, § 3, de la loi, peuvent ne pas être recueillies par bpost ;
b) les informations qui, conformément à l'article 27, § 3, de la loi, peuvent ne pas être vérifiées ;
3° lorsqu'il ressort de l'évaluation individuelle des risques réalisée conformément à l'article 19, § 2, alinéa 1er, de la loi, que le risque associé au client et à la relation d'affaires ou à l'opération occasionnelle est élevé :
a) les informations qui, conformément à l'article 26, § 4, de la loi, sont considérées par bpost comme permettant de distinguer de façon incontestable la personne concernée de toute autre, ainsi que les informations complémentaires à recueillir au besoin ;
b) les mesures à prendre par bpost pour s'assurer avec une attention accrue que les documents ou sources d'information auxquels elle a recours pour vérifier ces informations lui permettent, conformément à l'article 27, § 4, de la loi, d'acquérir un degré élevé de certitude quant à sa connaissance de la personne concernée ;
4° les mesures à prendre par bpost lorsqu'elle identifie le ou les mandataire(s) d'un client, conformément à l'article 22 de la loi, ou le ou les représentant(s) d'un client, et qu'elle vérifie leur identité, pour s'assurer des pouvoirs de représentation de la ou des personne(s) concernée(s) ;
5° les mesures à prendre par bpost pour comprendre, en application de l'article 23, § 1er, alinéa 2, de la loi, la structure de propriété et de contrôle du client ou du mandataire qui est une société, une personne morale, une fondation, une fiducie, un trust ou une construction juridique similaire ;
6° les mesures à prendre par bpost pour identifier et vérifier l'identité des bénéficiaires effectifs de ses clients, des mandataires de ses clients, en complément de la consultation des registres visés à l'article 29 de la loi, le cas échéant.
Section 3. - Examen des opérations 1. DETECTION DES OPERATIONS ATYPIQUES
Art. 11. bpost précise par écrit à l'intention de leurs préposés qui sont en contact direct avec les clients ou chargés de l'exécution de leurs opérations :
1° les critères appropriés leur permettant de détecter les opérations atypiques ;
2° la procédure requise en vue de soumettre ces opérations à une analyse spécifique sous la responsabilité de l'AMLCO, conformément à l'article 45, § 1er, de la loi, afin de déterminer si ces opérations peuvent être suspectées d'être liées au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme.
Art. 12. bpost mette en oeuvre un système de surveillance permettant de détecter les opérations atypiques qui, le cas échant, auraient pu ne pas l'être par leurs préposés qui sont en contact direct avec les clients ou chargés de l'exécution de leur opérations.
Ce système de surveillance doit :
1° couvrir l'intégralité des comptes et contrats des clients et de leurs opérations ;
2° être basé sur des critères précis et pertinents, fixés par bpost en tenant compte, notamment, des caractéristiques de sa clientèle, des produits, services ou opérations qu'elle propose, des pays ou zones géographiques concernés et des canaux de distribution auxquels elle a recours, et être suffisamment discriminants pour permettre de détecter effectivement les opérations atypiques ;
3° permettre une détection rapide de ces opérations ;
4° être automatisé, sauf si bpost peut démontrer que la nature, le nombre et le volume des opérations à surveiller ne le requièrent pas ;
5° faire l'objet d'une procédure de validation initiale et d'un réexamen périodique de sa pertinence en vue de l'adapter, au besoin, en fonction de l'évolution de la clientèle à laquelle bpost s'adresse, des produits, services ou opérations qu'elle propose, des pays ou zones géographiques concernées et des canaux de distribution auxquels elle a recours.
Les critères visés à l'alinéa 2, 2e tiret, tiennent compte notamment du risque particulier de BC/FT qui est lié aux opérations réalisées par les clients dont l'acceptation a été soumise à des règles renforcées en vertu de la politique d'acceptation des clients visée au titre 3.
2. ANALYSE DES OPERATIONS ATYPIQUES
Art. 13. bpost adopte, conformément à l'article 9, §§ 1er et 2, de la loi, des procédures appropriées, permettant d'effectuer dans les plus brefs délais, en fonction des circonstances, une analyse des opérations atypiques dans le but de déterminer, conformément à l'article 45 de la loi, s'il y a lieu de déclarer des soupçons à la CTIF en application de l'article 47 de la loi.
Section 4. - Exécution des obligations en matière de prévention du BC/FT par des mandataires, des sous-traitants ou des tiers introducteurs
Art. 14. Si bpost fait recours à l'intervention de mandataires ou sous-traitants pour nouer ou entretenir des relations d'affaires avec les clients ou pour réaliser avec eux des opérations occasionnelles précisent par écrit à ces intervenants les procédures d'identification et de vérification à mettre en oeuvre, dans le respect de la loi et du présent règlement. bpost s'assure du respect de ces procédures.
Art. 15. bpost précise par écrit à l'intention de ses mandataires et sous-traitants qui sont en contact direct avec les clients :
1° les critères appropriés leur permettant de détecter les opérations atypiques ;
2° la procédure requise en vue de soumettre ces opérations à une analyse spécifique sous la responsabilité de l'AMLCO, conformément à l'article 45, § 1er, de la loi, afin de déterminer si ces opérations peuvent être suspectées d'être liées au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme.
Art. 16. L'intervention d'un tiers introducteur conformément à l'article 42 de la loi est soumise à la condition que les procédures internes de bpost prévoient :
1° que bpost vérifie préalablement et conserve la documentation sur laquelle elle s'est fondée pour vérifier que le tiers introducteur répond, le cas échéant, aux conditions fixées à l'article 43, § 1er, 3°, et § 2, alinéa 2, de la loi; ;
2° que le tiers introducteur s'engage préalablement, par écrit :
a) à fournir immédiatement à bpost les informations concernant l'identité des clients qu'il introduira et, le cas échéant, de ses mandataires et bénéficiaires effectifs, et concernant les caractéristiques du client et l'objet et la nature envisagée de la relation d'affaires, qui sont nécessaires à l'exécution des obligations de vigilance qui lui ont été confiées conformément à l'article 42 de la loi ;
b) à fournir sans délai à bpost, à première demande, une copie des documents probants ou sources fiables d'information au moyen desquels il a vérifié l'identité des clients et, le cas échéant, de ses mandataires et bénéficiaires effectifs.
Section 5. - Déclaration des soupçons
Art. 17. Lorsque bpost procède à une déclaration de soupçons en application de l'article 47 de la loi, elle procède à une réévaluation individuelle des risques de BC/FT, conformément à l'article 19, § 2, de la loi, en tenant compte notamment de la particularité que le client concerné a fait l'objet d'une déclaration de soupçon. Elle décide, sur base de cette réévaluation et de la politique d'acceptation des clients visée au titre 3, de maintenir la relation d'affaires moyennant la mise en oeuvre de mesures de vigilance adaptées aux risques ainsi réévalués, ou d'y mettre fin.
Section 6. - Surveillance en matière de transferts de fonds et d'embargos financiers
Art. 18. bpost met en oeuvre des systèmes de surveillance permettant de s'assurer du respect :
1° les dispositions du Règlement européen relatif aux transferts de fonds ;
2° les dispositions contraignantes relatives aux embargos financiers.
Ces systèmes de surveillance doivent :
1° couvrir l'intégralité des comptes et contrats des clients et de leurs opérations ;
2° permettre une détection rapide des éventuelles infractions aux dispositions visées à l'alinéa 1er ou en temps réel, lorsque ces dispositions le requièrent ;
3° être automatisés, sauf si bpost peut démontrer que la nature, le nombre et le volume des opérations à surveiller ne le requièrent pas ;
4° faire l'objet d'une procédure de validation initiale et d'une mise à jour régulière.
Section 7. - Preuve de l'exécution des obligations en matière de prévention du BC/FT, de transferts de fonds et d'embargos financiers
Art. 19. bpost consigne par écrit, sur support papier ou électronique, les mesures qu'elle a effectivement mises en oeuvre aux fins de l'exécution des obligations de vigilance visées au Livre II, Titre 3 de la loi, de celles relatives à l'analyse des opérations atypiques et à la déclaration de soupçons visées au livre II, Titre 4, de la loi, des dispositions du règlement européen relatif aux transferts de fonds et aux dispositions contraignantes relatives aux embargos financiers. bpost conserve cette justification pendant la durée fixée à l'article 60 de la loi.
TITRE 4. - Dispositions finales
Art. 20.Le présent règlement entre en vigueur le jour de la publication au Moniteur belge de l'arrêté royal qui l'approuve.
Il abroge et remplace à cette date le règlement pris par l'arrêté ministériel du 10 janvier 2014 fixant règlement concernant les modalités d'application des obligations pour bpost de la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme en ce qui concerne ses services financiers postaux et l'émission de monnaie électronique.
CHAPITRE 1er. - Définitions Article 1er. Pour l'application du présent règlement, on entend par :
1° "la loi" : la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces ;
2° "AMLCO" : la ou les personne(s) désignées en application de l'article 9, § 2, de la loi ;
3° "opération occasionnelle" : une opération telle que visée à l'article 21, § 1er, 2°, a) ou b), de la loi ;
4° "opération atypique" : une opération qui n'est pas cohérente par rapport aux caractéristiques du client, à l'objet et à la nature de la relation d'affaires ou de l'opération concernée, ou au profit de risque du client et qui, de ce fait, est susceptible d'être liée au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme ;
5° "services financiers postaux" : services financiers fournis par bpost tels que définis à l'article 131, 22°, de la loi du 21 mars 1991 portant réforme de certaines entreprises publiques économiques ;
6° "assignation postale" : un chèque postal nominatif payable par bpost dans les 3 mois de son émission. L'assignation postale n'est payable qu'à l'ayant droit ou à son mandataire et ne peut être endossé ;
7° "chèque circulaire" : un ordre de paiement écrit émis par une banque ou par bpost au nom d'un titulaire de compte. Le chèque circulaire est payable chez bpost et dans la plupart des institutions financières en Belgique. Un chèque circulaire est toujours nominatif et ne peut donc être encaissé que par le bénéficiaire. Le montant maximum d'un chèque circulaire est de 2.500,00 euro et doit être payé dans les 3 mois suivant son émission. Le montant est payé en espèces ou déposé sur le compte du bénéficiaire ;
8° "compte courant postal" : il s'agit d'un compte financier ouvert auprès d'une institution désignée par l'Etat :
a) pour l'Etat ;
b) à la demande d'organismes appartenant au secteur public conformément au Système européen des comptes nationaux et régionaux dans l'Union européenne (SEC 2010) ;
c) avec l'accord de l'Etat, pour d'autres personnes de droit public ou de droit privé ;
d) pour la Banque nationale de Belgique ;
9° "versement postal" : un service financier postal par lequel des instructions sont données pour créditer une somme d'argent sur un compte courant postal ou sur un compte bancaire auprès d'une institution financière bénéficiaire établie en Belgique ;
Pour le surplus, les termes utilisés dans le présent règlement s'entendent au sens de celui qui leur est conféré par la loi.
CHAPITRE 2. - Champ d'application
Art. 2. Ce règlement s'applique à la société anonyme de droit public bpost pour ses services financiers postaux et l'émission de monnaie électronique.
TITRE 2. - Processus d'évaluation globale et de classification des risques par bpost
Art. 3. L'évaluation globale des risques visée à l'article 16 de la loi répond aux exigences suivantes :
1° elle est réalisée sous la responsabilité de l'AMLCO et approuvée par la direction effective ;
2° elle couvre les services financiers postaux et l'émission de monnaie électronique ;
3° elle fait l'objet d'une procédure spécifique qui en détermine les modalités, en ce compris celles de sa mise à jour, prévue à l'article 17 de la loi. Cette mise à jour est réalisée chaque fois que se produit un événement susceptible d'avoir un impact significatif sur un ou plusieurs risques. L'AMLCO vérifie en outre au moins une fois par an que l'évaluation des risques reste à jour, et il mentionne ses conclusions et, le cas échéant, des mises à jour à opérer, dans le rapport visé à l'article 6.
Art. 4. bpost définit différentes catégories de risques auxquelles elle applique des mesures de vigilance appropriées.
bpost établit ces catégories de risques sur la base de l'évaluation globale des risques visée à l'article 16 de la loi et sur des critères objectifs de risque qui sont combinés de manière cohérente entre eux.
Par ailleurs, bpost veille à ce que ces catégories de risques lui permettent de tenir compte :
1° des cas de risque élevés identifiés en application de l'article 19, § 2, de la loi et, au minimum, de ceux visés aux articles 37 à 41 de la loi ;
2° le cas échéant, des cas de risques faibles identifiés en application de l'article 19, § 2, alinéa 2, de la loi.
Art. 5. bpost consigne par écrit, sur support papier ou électronique, la manière dont les risques de BC/FT qu'elle a identifiés et évalués en application de l'article 16 de la loi, sont pris en considération dans le cadre des politiques, y compris la politique d'acceptation des clients visée au titre 3 du présent règlement, des procédures et des mesures de contrôle interne qu'elle définit conformément à l'article 8 de la loi. Elle tient cet écrit à la disposition de l'Administration générale du Trésor du Service public fédéral Finances, en vue de satisfaire à l'exigence de l'article 17, alinéa 2, de la loi.
TITRE 3. - Organisation et contrôle interne au sein de bpost
CHAPITRE 1er. - Fonction de compliance
Art. 6. L'AMLCO établit et transmet une fois par an au moins un rapport d'activité à la direction effective et à l'organe légal d'administration. Ce rapport permet à la direction effective de prendre connaissance de l'évolution des risques de BC/FT auxquels bpost est exposée et de s'assurer de l'adéquation des politiques, procédures et mesures de contrôle interne mises en oeuvre en application de l'article 8 de la loi.
Une copie du rapport annuel d'activités est systématiquement remise à l'autorité de contrôle telle que visée à l'article 85, § 1er, 2°, de la loi du 18 septembre 2017.
CHAPITRE 2. - Procédures internes
Section 1er. - Politique d'acceptation des clients
Art. 7. § 1er. bpost arrête une politique d'acceptation des clients appropriée à ses activités, lui permettant de soumettre l'entrée en relation d'affaires ou la conclusion d'opérations occasionnelles avec les clients à un examen préalable des risques de BC/FT du terrorisme associés au profil du client et à la nature de la relation d'affaires ou de l'opération occasionnelle souhaitée, ainsi qu'à des mesures visant à réduire les risques identifiés. bpost est responsable de la mise en oeuvre de cette politique d'acceptation des clients.
§ 2. La politique d'acceptation des clients permet notamment à bpost de concourir pleinement à la prévention du BC/FT par une prise de connaissance et un examen appropriés des caractéristiques de ses clients, des produits, services ou opérations qu'elle propose, des pays ou zones géographiques concernés et des canaux de distribution auxquels elle a recours.
En application de sa politique d'acceptation des clients, bpost répartit ses clients en fonction des différentes catégories de risques auxquelles sont attachées des exigences de niveaux différents.
§ 3. La politique d'acceptation des clients permet également de mettre en oeuvre les dispositions contraignantes relatives aux embargos financiers.
Art. 8. La politique d'acceptation des clients de bpost soumet à un examen approprié et à un pouvoir de décision à un niveau hiérarchique adéquat l'acceptation des clients susceptibles de présenter des niveaux particuliers de risque, notamment ceux identifiés comme présentant un risque élevé en application de l'article 19, § 2, de la loi, et au minimum ceux qui sont visés aux articles 37 à 41 de la loi ;
La politique d'acceptation des clients tient compte, le cas échéant, du fait qu'il n'a pas été possible de recueillir des informations pertinentes concernant l'adresse du client ou, le cas échéant, sur le lieu et la date de naissance du ou des bénéficiaires effectifs du client, pour déterminer s'il y a lieu d'appliquer les mesures visées à l'alinéa 1er au client concerné.
Section 2. - Collecte, vérification et mise à jour des données d'identification
Art. 9. bpost identifie et vérifie l'identité des clients conformément aux articles 26 à 32 de la loi lorsqu'il existe des raisons de douter que la personne qui souhaite réaliser une opération dans le cadre d'une relation d'affaires antérieurement nouée est effectivement le client identifié en vue de cette relation d'affaires ou son mandataire autorisé et identifié.
Art. 10. Les procédures internes définies par bpost en application de l'article 8 de la loi prévoient en outre :
1° des règles précises quant aux documents probants ou sources fiables et indépendantes d'information acceptés par bpost aux fins de la vérification d'identité conformément à l'article 27, § 1er de la loi, en fonction des caractéristiques des personnes concernées, de l'évaluation individuelle des risques réalisée en application de l'article 19, § 2 de la loi, et de la catégorisation des risques réalisées en application de l'article 4 du présent règlement.
L'acceptation, aux fins de la vérification de l'identité, d'une technologie particulière d'identification au titre de document probant ou de source fiable et indépendante d'information au sens de l'article 27, § 1er, précité de la loi, résulte d'une analyse de la fiabilité de cette technologie ;
2° lorsqu'il ressort de l'évaluation individuelle des risques réalisée conformément à l'article 19, § 2, alinéa 1er, de la loi que le risque associé au client et à la relation d'affaires ou à l'opération occasionnelle est faible :
a) les informations qui, conformément à l'article 26, § 3, de la loi, peuvent ne pas être recueillies par bpost ;
b) les informations qui, conformément à l'article 27, § 3, de la loi, peuvent ne pas être vérifiées ;
3° lorsqu'il ressort de l'évaluation individuelle des risques réalisée conformément à l'article 19, § 2, alinéa 1er, de la loi, que le risque associé au client et à la relation d'affaires ou à l'opération occasionnelle est élevé :
a) les informations qui, conformément à l'article 26, § 4, de la loi, sont considérées par bpost comme permettant de distinguer de façon incontestable la personne concernée de toute autre, ainsi que les informations complémentaires à recueillir au besoin ;
b) les mesures à prendre par bpost pour s'assurer avec une attention accrue que les documents ou sources d'information auxquels elle a recours pour vérifier ces informations lui permettent, conformément à l'article 27, § 4, de la loi, d'acquérir un degré élevé de certitude quant à sa connaissance de la personne concernée ;
4° les mesures à prendre par bpost lorsqu'elle identifie le ou les mandataire(s) d'un client, conformément à l'article 22 de la loi, ou le ou les représentant(s) d'un client, et qu'elle vérifie leur identité, pour s'assurer des pouvoirs de représentation de la ou des personne(s) concernée(s) ;
5° les mesures à prendre par bpost pour comprendre, en application de l'article 23, § 1er, alinéa 2, de la loi, la structure de propriété et de contrôle du client ou du mandataire qui est une société, une personne morale, une fondation, une fiducie, un trust ou une construction juridique similaire ;
6° les mesures à prendre par bpost pour identifier et vérifier l'identité des bénéficiaires effectifs de ses clients, des mandataires de ses clients, en complément de la consultation des registres visés à l'article 29 de la loi, le cas échéant.
Section 3. - Examen des opérations 1. DETECTION DES OPERATIONS ATYPIQUES
Art. 11. bpost précise par écrit à l'intention de leurs préposés qui sont en contact direct avec les clients ou chargés de l'exécution de leurs opérations :
1° les critères appropriés leur permettant de détecter les opérations atypiques ;
2° la procédure requise en vue de soumettre ces opérations à une analyse spécifique sous la responsabilité de l'AMLCO, conformément à l'article 45, § 1er, de la loi, afin de déterminer si ces opérations peuvent être suspectées d'être liées au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme.
Art. 12. bpost mette en oeuvre un système de surveillance permettant de détecter les opérations atypiques qui, le cas échant, auraient pu ne pas l'être par leurs préposés qui sont en contact direct avec les clients ou chargés de l'exécution de leur opérations.
Ce système de surveillance doit :
1° couvrir l'intégralité des comptes et contrats des clients et de leurs opérations ;
2° être basé sur des critères précis et pertinents, fixés par bpost en tenant compte, notamment, des caractéristiques de sa clientèle, des produits, services ou opérations qu'elle propose, des pays ou zones géographiques concernés et des canaux de distribution auxquels elle a recours, et être suffisamment discriminants pour permettre de détecter effectivement les opérations atypiques ;
3° permettre une détection rapide de ces opérations ;
4° être automatisé, sauf si bpost peut démontrer que la nature, le nombre et le volume des opérations à surveiller ne le requièrent pas ;
5° faire l'objet d'une procédure de validation initiale et d'un réexamen périodique de sa pertinence en vue de l'adapter, au besoin, en fonction de l'évolution de la clientèle à laquelle bpost s'adresse, des produits, services ou opérations qu'elle propose, des pays ou zones géographiques concernées et des canaux de distribution auxquels elle a recours.
Les critères visés à l'alinéa 2, 2e tiret, tiennent compte notamment du risque particulier de BC/FT qui est lié aux opérations réalisées par les clients dont l'acceptation a été soumise à des règles renforcées en vertu de la politique d'acceptation des clients visée au titre 3.
2. ANALYSE DES OPERATIONS ATYPIQUES
Art. 13. bpost adopte, conformément à l'article 9, §§ 1er et 2, de la loi, des procédures appropriées, permettant d'effectuer dans les plus brefs délais, en fonction des circonstances, une analyse des opérations atypiques dans le but de déterminer, conformément à l'article 45 de la loi, s'il y a lieu de déclarer des soupçons à la CTIF en application de l'article 47 de la loi.
Section 4. - Exécution des obligations en matière de prévention du BC/FT par des mandataires, des sous-traitants ou des tiers introducteurs
Art. 14. Si bpost fait recours à l'intervention de mandataires ou sous-traitants pour nouer ou entretenir des relations d'affaires avec les clients ou pour réaliser avec eux des opérations occasionnelles précisent par écrit à ces intervenants les procédures d'identification et de vérification à mettre en oeuvre, dans le respect de la loi et du présent règlement. bpost s'assure du respect de ces procédures.
Art. 15. bpost précise par écrit à l'intention de ses mandataires et sous-traitants qui sont en contact direct avec les clients :
1° les critères appropriés leur permettant de détecter les opérations atypiques ;
2° la procédure requise en vue de soumettre ces opérations à une analyse spécifique sous la responsabilité de l'AMLCO, conformément à l'article 45, § 1er, de la loi, afin de déterminer si ces opérations peuvent être suspectées d'être liées au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme.
Art. 16. L'intervention d'un tiers introducteur conformément à l'article 42 de la loi est soumise à la condition que les procédures internes de bpost prévoient :
1° que bpost vérifie préalablement et conserve la documentation sur laquelle elle s'est fondée pour vérifier que le tiers introducteur répond, le cas échéant, aux conditions fixées à l'article 43, § 1er, 3°, et § 2, alinéa 2, de la loi; ;
2° que le tiers introducteur s'engage préalablement, par écrit :
a) à fournir immédiatement à bpost les informations concernant l'identité des clients qu'il introduira et, le cas échéant, de ses mandataires et bénéficiaires effectifs, et concernant les caractéristiques du client et l'objet et la nature envisagée de la relation d'affaires, qui sont nécessaires à l'exécution des obligations de vigilance qui lui ont été confiées conformément à l'article 42 de la loi ;
b) à fournir sans délai à bpost, à première demande, une copie des documents probants ou sources fiables d'information au moyen desquels il a vérifié l'identité des clients et, le cas échéant, de ses mandataires et bénéficiaires effectifs.
Section 5. - Déclaration des soupçons
Art. 17. Lorsque bpost procède à une déclaration de soupçons en application de l'article 47 de la loi, elle procède à une réévaluation individuelle des risques de BC/FT, conformément à l'article 19, § 2, de la loi, en tenant compte notamment de la particularité que le client concerné a fait l'objet d'une déclaration de soupçon. Elle décide, sur base de cette réévaluation et de la politique d'acceptation des clients visée au titre 3, de maintenir la relation d'affaires moyennant la mise en oeuvre de mesures de vigilance adaptées aux risques ainsi réévalués, ou d'y mettre fin.
Section 6. - Surveillance en matière de transferts de fonds et d'embargos financiers
Art. 18. bpost met en oeuvre des systèmes de surveillance permettant de s'assurer du respect :
1° les dispositions du Règlement européen relatif aux transferts de fonds ;
2° les dispositions contraignantes relatives aux embargos financiers.
Ces systèmes de surveillance doivent :
1° couvrir l'intégralité des comptes et contrats des clients et de leurs opérations ;
2° permettre une détection rapide des éventuelles infractions aux dispositions visées à l'alinéa 1er ou en temps réel, lorsque ces dispositions le requièrent ;
3° être automatisés, sauf si bpost peut démontrer que la nature, le nombre et le volume des opérations à surveiller ne le requièrent pas ;
4° faire l'objet d'une procédure de validation initiale et d'une mise à jour régulière.
Section 7. - Preuve de l'exécution des obligations en matière de prévention du BC/FT, de transferts de fonds et d'embargos financiers
Art. 19. bpost consigne par écrit, sur support papier ou électronique, les mesures qu'elle a effectivement mises en oeuvre aux fins de l'exécution des obligations de vigilance visées au Livre II, Titre 3 de la loi, de celles relatives à l'analyse des opérations atypiques et à la déclaration de soupçons visées au livre II, Titre 4, de la loi, des dispositions du règlement européen relatif aux transferts de fonds et aux dispositions contraignantes relatives aux embargos financiers. bpost conserve cette justification pendant la durée fixée à l'article 60 de la loi.
TITRE 4. - Dispositions finales
Art. 20.Le présent règlement entre en vigueur le jour de la publication au Moniteur belge de l'arrêté royal qui l'approuve.
Il abroge et remplace à cette date le règlement pris par l'arrêté ministériel du 10 janvier 2014 fixant règlement concernant les modalités d'application des obligations pour bpost de la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme en ce qui concerne ses services financiers postaux et l'émission de monnaie électronique.