30 JUILLET 2018. - Arrêté royal relatif aux modalités de fonctionnement du registre UBO(NOTE : Consultation des versions antérieures à partir du 14-08-2018 et mise à jour au 17-02-2023)
CHAPITRE 1er. - Objet et définitions
Art. 1-2
CHAPITRE 2. - Communication des informations au registre
Art. 3-5
CHAPITRE 3. - Accès au registre
Art. 6-15
CHAPITRE 4. - Dérogation
Art. 16
CHAPITRE 5. - Contrôle et sanctions
Art. 17-19
CHAPITRE 6. - Traitement de données à caractère personnel
Art. 20-23
CHAPITRE 7. - Dispositions diverses
Art. 24-25
CHAPITRE 8. - Entrée en vigueur
Art. 26
CHAPITRE 9. - Exécutoire
Art. 27
CHAPITRE 1er. - Objet et définitions
Article 1er. Le présent arrêté transpose partiellement la Directive 2015/849 du Parlement européen et du Conseil du 20 mai 2015 relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme, modifiant le règlement (UE) n° 648/2012 du Parlement européen et du Conseil et abrogeant la directive 2005/60/CE du Parlement européen et du Conseil et la directive 2006/70/CE de la Commission, et la Directive (UE) 2018/843 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2018 modifiant la directive (UE) 2015/849 relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme ainsi que les Directives 2009/138/CE et 2013/36/UE.
Art.2.Pour l'application du présent arrêté, on entend par :
1° "loi du 18 septembre 2017" : la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces ;
2° "registre" : le registre UBO créé en vertu de l'article 73 de la loi du 18 septembre 2017 ;
3° [2 "redevable d'information" : les entités visées l'article 74, § 1er, de la loi du 18 septembre 2017 et leurs représentants légaux. Sont considérés comme représentants légaux :
a) pour les sociétés, les associations (internationales) sans but lucratif et les fondations : l'organe d'administration et ses membres visés aux articles 1:35 et 1:36 du Code des sociétés et des associations ;
b) pour les trusts, fiducies ou constructions juridiques similaires : les trustees, les fiduciaires ou les personnes qui occupent des fonctions comparables dans des constructions juridiques similaires ;
c) pour les entités ou les constructions d'un pays tiers : les organes ou personnes désignés par le droit qui leur est applicable ;]2
4° "bénéficiaire effectif" : la ou les personnes visées à l'article 4, 27°, de la loi du 18 septembre 2017;
5° "bénéficiaire effectif direct" : un bénéficiaire effectif qui possède ou contrôle directement le redevable d'information ;
6° "bénéficiaire effectif indirect" : un bénéficiaire effectif qui possède ou contrôle le redevable d'information par l'intermédiaire d'une ou plusieurs entités juridiques ;
7° "Administration de la Trésorerie" : l'Administration générale de la Trésorerie du Service Public Fédéral Finances ;
[2 7° /1 "par voie électronique":
a) via les services électroniques mis à disposition par le Service public fédéral Finances pour tout échange d'informations ou de documents avec l'Administration de la Trésorerie jusqu'à l'entrée en vigueur de l'ensemble du chapitre 11 de la loi du 26 janvier 2021 sur la dématérialisation des relations entre le Service public fédéral Finances, les citoyens, personnes morales et certains tiers, et modifiant différents codes fiscaux et lois fiscales, déterminée conformément à l'article 219 de cette loi ;
b) via une plateforme électronique sécurisée en application du chapitre 11 de la loi du 26 janvier 2021 sur la dématérialisation des relations entre le Service public fédéral Finances, les citoyens, personnes morales et certains tiers, et modifiant différents codes fiscaux et lois fiscales, à partir de l'entrée en vigueur de l'ensemble de ce chapitre 1, déterminée conformément à l'article 219 de cette loi ;]2
8° "Ministre" : le ministre qui a les Finances dans ses attributions ;
9° "Etats membres" : les Etats membres au sens de l'article 4, 7°, de la loi du 18 septembre 2017 ;
10° "banque-carrefour de la sécurité sociale" : la banque-carrefour de la sécurité sociale visée par la loi du 15 janvier 1990 relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-carrefour de la sécurité sociale ;
11° [1 "Règlement 2016/679" : Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la Directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) ;]1
12° [1 "loi du 30 juillet 2018" : loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel ;]1
13° "code de droit économique" : le Code de droit économique visé à l'article 2, de la loi du 28 février 2013 introduisant le Code de droit économique ;
14° "autorité de protection des données" : l'autorité de protection des données visée à l'article 3 de la loi du 3 décembre 2017 portant création de l'Autorité de protection des données ;
15° "CTIF" : la CTIF au sens de l'article 4, 16°, de la loi du 18 septembre 2017 ;
16° "autorités de contrôle" : les autorités de contrôle au sens de l'article 4, 17°, de la loi du 18 septembre 2017 ;
17° "autorités compétentes" : une autorité publique dont une des missions légales est la lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme ou les infractions sous-jacentes associées, les autorités fiscales, les autorités publiques chargées de la saisie et confiscation des avoirs criminels, les autorités publiques recevant des informations sur les transports ou transferts transfrontaliers d'argent ou d'instruments au porteur négociable, la CTIF et les autorités de contrôle ;
[2 17° /1 "autorités de sanction" : les autorités compétentes pour l'application et le contrôle des obligations en matière d'embargo, de gel des avoirs et autres mesures restrictives visées par les résolutions adoptées par le Conseil de Sécurité des Nations Unies dans le cadre du Chapitre VII de la Charte des Nations Unies, visées par des règlements, directives et décisions européens et par d'autres dispositions légales ;
17° /2 "autres autorités" : les autorités émanant du pouvoir fédéral ou des Communautés et des Régions chargées de rechercher ou de contrôler les bénéficiaires effectifs, tels que définis dans les Règlements européens, à l'article 4, 27° de la loi du 18 septembre 2017 ou dans d'autres dispositions légales, afin de remplir les obligations qui leur incombent en vertu de ces règlements et d'autres dispositions légales ;]2
18° "trustee" : un trustee visé à l'article 122 de la loi du 16 juillet 2004 portant le Code de droit international privé ou toute personne occupant une position similaire dans une entité juridique similaire aux fiducies ou aux trusts désignées conformément à l'article 74, § 1er, de la loi du 18 septembre 2017 ;
19° "trust" : un trust au sens de l'article 4, 26°, de la loi du 18 septembre 2017 ;
20° "entité assujettie" : une entité assujettie au sens de l'article 4, 18°, de la loi du 18 septembre 2017.
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(1)<AR 2020-09-23/07, art. 2, 002; En vigueur : 11-10-2020>
(2)<AR 2023-02-08/03, art. 2, 004; En vigueur : 17-02-2023>
CHAPITRE 2. - Communication des informations au registre
Art.3.§ 1er. En application des articles 75, de la loi du 18 septembre 2017 et [1 1:35 du Code des sociétés et des associations]1, tout redevable d'information qui est une société communique [2 par voie électronique]2 au registre les informations suivantes relatives à chacun de ses bénéficiaires effectifs :
1° son nom ;
2° son premier prénom ;
3° son jour de naissance ;
4° son mois de naissance ;
5° son année de naissance ;
6° sa ou ses nationalités ;
7° son pays de résidence ;
8° son adresse complète de résidence ;
9° la date à laquelle il est devenu bénéficiaire effectif du redevable d'information.
10° son numéro d'identification au Registre national des personnes physiques ou à la Banque-carrefour de la sécurité sociale, et le cas échéant tout identifiant similaire donné par l'Etat où il réside ou dont il est ressortissant ;
11° la ou les catégorie(s) de personnes visées à l'article 4, 27°, alinéa 2, a), de la loi du 18 septembre 2017, dont il relève ;
12° s'il s'agit d'une personne qui remplit une des conditions énumérées à l'article 4, 27°, alinéa 2, a), de la loi du 18 septembre 2017, de manière isolée ou au contraire en coordination avec d'autres personnes ;
13° s'il s'agit d'un bénéficiaire effectif direct ou indirect ;
14° lorsqu'il s'agit d'un bénéficiaire effectif indirect, le nombre d'intermédiaires ainsi que pour chacun d'eux, son identification complète, incluant au moins la dénomination, la date de constitution, la raison sociale, la forme juridique, l'adresse de son siège social et son numéro d'entreprise visé à l'article III.17, du code de droit économique et le cas échéant tout autre identifiant similaire délivré par l'Etat dans lequel l'intermédiaire est enregistré ;
15° l'étendue de l'intérêt effectif détenu dans le redevable d'information, à savoir notamment :
a) dans le cas d'un bénéficiaire effectif direct et lorsque le contrôle résulte de la propriété de parts ou de droits de vote, le pourcentage des parts ou des droits de vote qu'il détient dans le redevable d'information ;
b) [1 dans le cas d'un bénéficiaire effectif indirect et lorsque le contrôle résulte de la propriété ou du contrôle indirect d'un pourcentage suffisant de parts ou de droits de vote au sein du redevable d'information, les pourcentages de parts et de droits de vote pondérés que le bénéficiaire effectif détient ou contrôle dans le redevable d'information et dans chaque intermédiaire ;]1
[1 c) dans le cas d'un bénéficiaire effectif indirect visé à l'article 4, 27°, a), ii), [2 b), c) et d)]2 de la loi du 18 septembre 2017, le ou les moyens par lesquels le bénéficiaire effectif contrôle le redevable d'information ;]1
[1 16° Tout document démontrant que les informations relatives à un bénéficiaire effectif visées aux points 1° à 15° sont adéquates, exactes et actuelles.]1
§ 2. En application des articles 75, de la loi du 18 septembre 2017 et [1 1:35 du Code des sociétés et des associations]1 tout redevable d'information qui est une association sans but lucratif, association internationale sans but lucratif ou une fondation communique [2 par voie électronique]2 au registre les informations suivantes relatives à chacun de ses bénéficiaires effectifs :
1° son nom ;
2° son premier prénom ;
3° son jour de naissance ;
4° son mois de naissance ;
5° son année de naissance ;
6° sa ou ses nationalités ;
7° son pays de résidence ;
8° son adresse complète de résidence ;
9° la date à laquelle il est devenu bénéficiaire effectif du redevable d'information.
10° son numéro d'identification au Registre national des personnes physiques ou à la Banque-carrefour de la sécurité sociale, et le cas échéant tout identifiant similaire donné par l'Etat où il réside ou dont il est ressortissant ;
11° la ou les catégorie(s) de personnes visées à l'article 4, 27°, alinéa 2, c), de la loi du 18 septembre 2017, dont il relève ;
12° s'il relève d'une ou plusieurs catégories de personnes énumérées à l'article 4, 27°, alinéa 2, c), de la loi du 18 septembre 2017, de manière isolée ou conjointement avec d'autres, dont il relève ;
[2 12° /1 dans le cas d'un bénéficiaire effectif indirect visé à l'article 4, 27°, a), ii), b), c) et d) de la loi du 18 septembre 2017, le ou les moyens par lesquels le bénéficiaire effectif contrôle le redevable d'information ;]2
[1 13° Tout document démontrant que les informations relatives à un bénéficiaire effectif visées aux points 1° à [2 12° /1]2 sont adéquates, exactes et actuelles.]1
§ 3. Le Ministre peut fixer les modalités techniques de transmission, d'enregistrement et de conservation des informations visées au présent article.
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(1)<AR 2020-09-23/07, art. 3, 002; En vigueur : 11-10-2020>
(2)<AR 2023-02-08/03, art. 3, 004; En vigueur : 17-02-2023>
Art.4.§ 1. En application de l'article 75 de la loi du 18 septembre 2017, les trustees ou fiduciaires sont tenus de recueillir et de conserver les informations suivantes relatives à chacun des bénéficiaires effectifs des trusts, fiducies ou [1 constructions]1 juridiques similaires qu'ils administrent depuis la Belgique:
1° son nom ;
2° son premier prénom ;
3° son jour de naissance ;
4° son mois de naissance ;
5° son année de naissance ;
6° sa ou ses nationalités ;
7° son pays de résidence ;
8° son adresse complète de résidence ;
9° le numéro d'identification dans le Registre national des personnes physiques ou la Banque-carrefour de la sécurité sociale, ou tout identifiant similaire donné par l'Etat où il réside ou dont il est ressortissant ;
10° la ou les catégories de bénéficiaire effectif visées à l'article 4, 27°, alinéa 2, d), de la loi, dont il relève ;
11° la date à laquelle la personne est devenue bénéficiaire effectif du redevable d'information;
[1 12° Tout document démontrant que les informations relatives à un bénéficiaire effectif visées aux points 1° à 11° sont adéquates, exactes et actuelles ;]1
[1 ...]1
§ 2. Le trustee ou fiduciaire communique [2 par voie électronique]2 les informations visées au paragraphe 1er au registre lorsque :
1° le trustee ou fiduciaire est établi, domicilié ou réside en Belgique ;
2° le siège social, principal établissement, siège de direction ou d'administration du trustee ou du fiduciaire est situé en Belgique ;
3° le trustee ou fiduciaire n'est pas établi, domicilié ou résidant dans un Etat membre ou son siège social, principal établissement, siège de direction ou d'administration n'est pas situé dans un Etat membre, et, en tant que trustee ou fiduciaire, établi une relation d'affaire ou acquiert un bien immobilier en Belgique au nom du trust.
Les informations visées au paragraphe 1er sont communiquées conformément au présent paragraphe dans le mois à partir de l'entrée en vigueur du présent arrêté ou du moment où ces informations sont modifiées.
[1 Préalablement à l'enregistrement de leurs bénéficiaires effectifs, les trusts, fiduciaires et constructions juridiques similaires visés à l'alinéa 1er s'inscrivent à la Banque Carrefour des Entreprises conformément à l'article III.16 du Code de droit économique.]1
§ 3. La communication à l'Administration de la Trésorerie d'un extrait des informations sur les bénéficiaires effectifs enregistrées dans un registre similaire d'un autre Etat membre vaut accomplissement des obligations visées au paragraphe 1er et 2 lorsque :
1° les trustees ou fiduciaires sont établis, domiciliés ou résident dans plusieurs Etat membres dont la Belgique ;
2° le siège social, principal établissement, siège de direction ou d'administration des trustees ou fiduciaires sont situés dans plusieurs Etat membres dont la Belgique ;
3° le trustee ou fiduciaire entre en relation d'affaire, au nom du trust ou de la fiducie, dans différents Etat membres dont la Belgique.
§ 4. Le trustee ou fiduciaire est tenu de déclarer son statut et de communiquer les informations visées au paragraphe 1er aux entités assujetties concernées en temps utile, lorsque, en tant que trustee ou fiduciaire, il établit une relation d'affaire ou exécute une opération occasionnelle d'un montant supérieur aux seuils visés à l'article 21, § 1er, 2° et 3°, de la loi du 18 septembre 2017.
§ 5. Le Ministre peut fixer les modalités techniques de transmission, d'enregistrement et de conservation des informations visées au présent article.
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(1)<AR 2020-09-23/07, art. 4, 002; En vigueur : 11-10-2020>
(2)<AR 2023-02-08/03, art. 4, 004; En vigueur : 17-02-2023>
Art.5.Sans préjudice des obligations visées aux articles [1 1:35 du Code des sociétés et des associations]1, et 4, § 2, de cet arrêté, les informations visées aux articles 3 et 4 sont mises à jour [2 par voie électronique]2 par les redevables d'information au moins annuellement.
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(1)<AR 2020-09-23/07, art. 5, 002; En vigueur : 11-10-2020>
(2)<AR 2023-02-08/03, art. 5, 004; En vigueur : 17-02-2023>
CHAPITRE 3. - Accès au registre
Art.6.Sans préjudice d'autres dispositions légales et conformément aux dispositions du présent chapitre, les données [1 historiques de modification et actuelles]1 du registre relatives aux redevables d'information visés à l'article 3, § 1er, sont accessibles [2 par voie électronique]2 :
1° aux autorités compétentes [1 , en temps utile et sans aucune restriction]1 ;
[2 1° /1 aux autorités de sanction, en temps utile et sans aucune restriction ;
1° /2 aux autres autorités, en temps utile et sans aucune restriction ;]2
2° aux entités assujetties, [1 en temps utile et]1 dans le cadre de l'exécution de leurs obligations en matière de vigilance à l'égard de la clientèle ;
3° [2 toute personne physique ou morale qui peut démontrer un intérêt légitime.]2
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(1)<AR 2020-09-23/07, art. 6, 002; En vigueur : 11-10-2020>
(2)<AR 2023-02-08/03, art. 6, 004; En vigueur : 17-02-2023>
Art.7.Sans préjudice d'autres dispositions légales et conformément aux dispositions du présent chapitre, les données [1 historiques de modification et actuelles]1 du registre relatives aux associations sans but lucratif, associations internationales sans but lucratif, fondations, trusts, fiducies et autres [1 constructions]1 juridiques similaires visées aux articles 3, § 2 et 4, sont accessibles [2 par voie électronique]2 :
1° aux autorités compétentes [1 , en temps utile et sans aucune restriction]1;
[2 1° /1 aux autorités de sanction, en temps utile et sans aucune restriction ;
1° /2 aux autres autorités, en temps utile et sans aucune restriction ;]2
2° aux entités assujetties, dans le cadre de l'exécution de leurs obligations en matière de vigilance à l'égard de la clientèle ;
[1 2° /1 [2 ...]2]1
3° à toute [1 personne physique ou morale]1 démontrant un intérêt légitime ;
4° [1 à toute personne physique ou morale qui introduit une demande [2 par voie électronique]2 à l'Administration de la Trésorerie, portant sur un trust, une fiducie ou une construction juridique similaire qui contrôle une autre société ou personne morale que celle visée à l'article 1:33 du Code des sociétés et des associations ou une autre entité juridique, par propriété directe ou indirecte, notamment au moyen d'actions au porteur ou par le biais d'un contrôle par d'autres moyens.]1 [2 La personne naturelle qui ne dispose pas des moyens informatiques nécessaires, peut introduire sa demande par écrit, via un envoi recommandé.]2
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(1)<AR 2020-09-23/07, art. 7, 002; En vigueur : 11-10-2020>
(2)<AR 2023-02-08/03, art. 7, 004; En vigueur : 17-02-2023>
Art.8.§ 1er. Afin de pouvoir accéder aux données du registre, les autorités compétentes [2 , les autorités de sanction, les autres autorités]2 et les entités assujetties introduisent une demande d'accès [2 par voie électronique]2 à l'Administration de la Trésorerie et lui communiquent le nom, prénom et numéro d'identification au Registre national des personnes physiques ou à la Banque-carrefour de la sécurité sociale du membre de leur personnel responsable de la gestion des accès pour l'entité concernée.
[1 Les entités assujetties n'ont pas accès aux documents visés aux articles 3, § 1er, 16°, § 2, 13° et 4, § 1er, 12°.]1
§ 2. Afin de permettre à l'Administration de la Trésorerie d'identifier les entités assujetties, les autorités de contrôle communiquent [2 par voie électronique]2 à l'Administration de la Trésorerie la liste des entités assujetties qui sont sous leur autorité. Cette liste reprend au moins la dénomination et le numéro BCE des entités assujetties concernées.
Les autorités de contrôle prennent toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir, sous leur responsabilité exclusive, que la liste communiquée contienne des informations adéquates, précises et actuelles sur les entités assujetties concernées.
Le Ministre peut fixer les modalités techniques de transmission, d'enregistrement, de conservation et de mise à jour des listes communiquées par les autorités de contrôle.
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(1)<AR 2020-09-23/07, art. 8, 002; En vigueur : 11-10-2020>
(2)<AR 2023-02-08/03, art. 8, 004; En vigueur : 17-02-2023>
Art.9.
<Abrogé par AR 2023-02-08/03, art. 9, 004; En vigueur : 17-02-2023>
Art.10.§ 1er. Afin d'avoir accès aux informations du registre visées aux articles 3, [2 § 1er, 1°, 4° à 7°, 9° et 11° à 15° et]2 § 2, 1°, 4° à 7°, 9°, 11° et 12° et 4, § 1, 1°, 4° à 7°, 10° et 11°, les personnes [1 physiques ou morales]1 visées [2 aux articles 6, 3° et 7, 3°]2, introduisent [2 par voie électronique]2 une demande d'information spécifique à l'Administration de la Trésorerie. Elles lui communiquent, dans la demande, au minimum :
1° le numéro d'entreprise visé à l'article III.17, du code de droit économique ou la dénomination du redevable d'information pour lequel la demande est introduite ou le nom, prénom et la date de naissance du bénéficiaire effectif pour lequel la demande est introduite ;
2° tout document détaillant les motifs de la demande et démontrant leur intérêt légitime à consulter le registre.
[2 La personne physique qui ne dispose pas des moyens informatiques nécessaires, peut introduire sa demande par écrit via un envoi recommandé.]2
§ 2. L'Administration de la Trésorerie peut demander [2 par voie électronique]2 à la personne [1 physique ou morale]1 visée au paragraphe 1er tout document supplémentaire susceptible de démontrer son intérêt légitime à consulter le registre. [2 Dans le cas d'une personne physique ne disposant pas des moyens informatiques nécessaires, les documents peuvent être transmis par écrit via un envoi recommandé.]2
§ 3. L'intérêt légitime des personnes [1 physiques ou morales]1 visées au paragraphe 1er doit être lié à la lutte contre le blanchiment d'argent, au financement du terrorisme ou aux activités criminelles sous-jacentes connexes.
Pour les personnes physiques, l'intérêt légitime visé à l'alinéa 1er, peut être démontré par la preuve de l'exercice d'activités liées à la lutte contre le blanchiment d'argent, le financement du terrorisme et les activités criminelles sous-jacentes connexes.
Pour les personnes morales, l'intérêt légitime peut être démontré par l'existence d'un objet social ou d'une activité liée à la lutte contre le blanchiment d'argent, le financement du terrorisme et les activités criminelles sous-jacentes connexes.
[2 La demande d'accès peut être accordée sous l'une des conditions suivantes qui sont considérées comme présentant un intérêt légitime :
1° le demandeur a un but ou exerce durablement et effectivement des activités liées à la lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et les activités criminelles sous-jacentes connexes telles que définies à l'article 4, 23° de la loi du 18 septembre 2017 ;
2° le demandeur agit en justice dans le cadre de l'objet ou des activités mentionnés au 1°, en vue de défendre un intérêt lié à cet objet ou à ces activités ;
3° le demandeur entrera dans une relation économique ou effectuera des transactions avec un redevable d'information et le demandeur est impliqué dans des activités pertinentes pour la prévention ou la lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et les activités criminelles sous-jacentes connexes telles que définies à l'article 4, 23° de la loi du 18 septembre 2017 et il n'a pas encore accès au registre en vertu des articles 6, 1° à 2° ou 7, 1° à 2°.]2
[2 § 4. L'Administration de la Trésorerie peut refuser la demande si :
1° la demande n'a pas été introduite conformément au paragraphe 1er ; ou
2° le demandeur ne fournit pas les informations nécessaires conformément au paragraphe 1er, alinéa 1er, 1° et 2° et § 2 ; ou
3° le demandeur dispose déjà d'un accès en application des articles 6, 1° à 2° ou 7, 1° à 2° ; ou
4° elle établit ou soupçonne que la demande est destinée à d'autres fins que celles prévues à l'article 74, § 1er, alinéa 2, 1°, 3° et 4° de la loi du 18 septembre 2017 ; ou
5° elle constate ou soupçonne que la demande ne satisfait pas à l'une des conditions du paragraphe 3, alinéa 4, 1° à 3° ; ou
6° elle constate, au cas par cas et après analyse détaillée du caractère exceptionnel des circonstances que cet accès exposerait le bénéficiaire effectif concerné conformément l'article 16 à un risque disproportionné, un risque de fraude, d'enlèvement, de chantage, extorsion, harcèlement, de violence ou d'intimidation ou lorsque le bénéficiaire effectif est un mineur ou est autrement frappé d'incapacité.
Lorsque l'Administration de la Trésorerie refuse la demande, la personne visée au paragraphe 1er qui a introduit la demande conformément à ce paragraphe, peut introduire par voie électronique une demande écrite de révision de cette décision à l'Administration de la Trésorerie dans un délai de deux mois à compter de la réception de la décision de refus. La personne physique qui ne dispose pas des moyens informatiques nécessaires, peut introduire sa demande sur papier par courrier recommandé. Elle peut aussi demander dans le délai précité à être entendue oralement. L'Administration de la Trésorerie prend une décision définitive après avoir examiné la demande de révision. Le Ministre peut déterminer des modalités et des règles de procédure supplémentaires pour l'application du présent paragraphe.]2
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(1)<AR 2020-09-23/07, art. 10, 002; En vigueur : 11-10-2020>
(2)<AR 2023-02-08/03, art. 10, 004; En vigueur : 17-02-2023>
Art.11.§ 1er. Afin d'avoir accès aux informations du registre visées aux articles 3, § 2, 1°, 4° à 7°, 9°, 11° et 12° et 4, § 1er, 1°, 4° à 7°, 10° et 11°, les personnes visées à l'article 7, 4°, introduisent [2 par voie électronique]2 une demande écrite d'information spécifique à l'Administration de la Trésorerie. Elles lui communiquent, dans la demande, au minimum :
1° le numéro d'entreprise visé à l'article III.17, du code de droit économique ou la dénomination du redevable d'information pour lequel la demande est introduite ou le nom, prénom et la date de naissance du bénéficiaire effectif pour lequel la demande est introduite ;
2° [1 tout document démontrant que le redevable d'information concerné par la demande d'information contrôle une autre société ou personne morale que celle visée à l'article 1:33 du Code des sociétés et des associations, ou une autre entité juridique.]1
[2 La personne physique qui ne dispose pas des moyens informatiques nécessaires peut introduire sa demande par écrit, via un envoi recommandé.]2
§ 2. Le Ministre peut compléter la liste des informations visées au paragraphe précédent et fixer les modalités techniques de transmission, d'enregistrement, de conservation et de traitement de ces demandes.
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(1)<AR 2020-09-23/07, art. 11, 002; En vigueur : 11-10-2020>
(2)<AR 2023-02-08/03, art. 11, 004; En vigueur : 17-02-2023>
Art.12.[2 § 1er.]2 Les [2 autorités et entités]2 qui ont un droit d'accès au registre en vertu des [2 articles 6, 1° à 2° et 7, 1° à 2°]2, prennent toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir, sous leur responsabilité exclusive, que :
1° quiconque introduit une demande d'accès en son nom et pour son compte auprès de l'Administration de la Trésorerie ou accède au registre est identifié et a le pouvoir de la représenter ;
2° tout accès ou demande d'accès au registre introduite en son nom et pour son compte est autorisée, légitime et respecte la finalité de la loi du 18 septembre 2017 et du présent arrêté ;
3° la confidentialité des informations obtenues du registre est sauvegardée et que ces informations ne sont pas ensuite utilisées, retraitées ou diffusées à des fins non compatibles avec la finalité de la loi et du présent arrêté.
[2 § 2. Les fichiers de journalisation de l'enregistrement, visé à l'article 15, § 2, de la consultation par les autorités et entités qui ont un droit d'accès au registre UBO en vertu des articles 6, 1° à 2° et 7, 1° à 2°, permettent d'établir :
1° que la consultation a eu lieu via le système du registre UBO ;
2° la catégorie d'autorité ou entité qui a consulté en vertu des articles 6, 1° à 2° et 7, 1° à 2° ;
3° l'identification de l'autorité ou entité qui a consulté en vertu des articles 6, 1° à 2° et 7, 1° à 2° ;
4° l'identité de la personne qui a consulté le registre pour le compte de l'autorité ou de l'entité mentionnée au 3° ;
5° le motif, la date et l'heure de la consultation.
Ces fichiers de journalisation peuvent mensuellement être mis par voie électronique à disposition des autorités et entités visées au paragraphe 1er pour leurs propres consultations. Pour cela, elles font une demande par voie électronique à l'Administration de la Trésorerie. Cette demande contient toutes les informations nécessaires prouvant que le demandeur a droit à un accès aux fichiers de journalisation. Les fichiers de journalisation sont utilisés par ces autorités et entités uniquement à des fins de vérification de la licéité du traitement, pour les contrôles internes et pour assurer l'intégrité et la sécurité des données à caractère personnel. Ces autorités et entités signalent par voie électronique à l'Administration de la Trésorerie toute anomalie constatée ou toute violation des droits d'accès visés au paragraphe 1er, 1° à 3°, et aux articles 6, 1° à 2 et 7, 1° à 2°.]2
[2 § 3.]2 [1 Les autorités compétentes fournissent aux autorités compétentes des autres Etats membres, en temps utile et gratuitement, les informations concernant le bénéficiaire effectif, obtenues en application des articles 6, 1°, et 7, 1°. Sans préjudice des dispositions du Titre 5 de la loi du 18 septembre 2017, et après avis de l'Autorité de protection des données, les autorités compétentes concluent des accords de coopération avec les autorités compétentes des autres Etats membres, afin de fixer les conditions et modalités relatives à la fourniture de ces informations et de garantir que les données communiquées ne sont en aucun cas utilisées, transformées ou diffusées à des fins incompatibles avec les objectifs poursuivis visés aux articles 1er, 64 et 74, § 1er, alinéa 1er, de la loi du 18 septembre 2017.]1
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(1)<AR 2020-09-23/07, art. 12, 002; En vigueur : 11-10-2020>
(2)<AR 2023-02-08/03, art. 12, 004; En vigueur : 17-02-2023>
Art.13. Les membres du personnel de l'Administration de la Trésorerie habilités à cette fin peuvent consulter le registre en vue de l'application des dispositions du présent arrêté.
Ils peuvent utiliser les données du registre à des fins scientifiques ou statistiques.
Art.14.
<Abrogé par AR 2022-06-06/04, art. 2, 003; En vigueur : 30-06-2022>
Art.15. § 1er. L'Administration de la Trésorerie s'assure que la consultation des données du registre est opérée sans en alerter le ou les redevables d'informations ou bénéficiaires effectifs concernés.
§ 2. L'Administration de la Trésorerie s'assure que toute consultation du registre est enregistrée et conservée pour une durée de dix ans.
CHAPITRE 4. - Dérogation
Art.16.§ 1er. L'Administration de la Trésorerie peut, à la demande d'un bénéficiaire effectif au sujet duquel des informations sont dans le registre, limiter l'accès des personnes [1 physiques et morales]1 visées aux articles 6, 2° et 3° et 7, 2° à 4° à l'exception des entités assujetties visées à l'article 5, § 1er, 4° à 22° et 26°, de la loi du 18 septembre 2017, à tout ou partie des informations concernant ce bénéficiaire effectif.
[2 Cette demande est introduite par voie électronique. Si le bénéficiaire effectif en question ne dispose pas des moyens informatiques nécessaires ou si les circonstances visées au paragraphe 2 comportent un risque trop important que pour qu'une demande électronique soit introduite, il peut soumettre sa demande sur papier par courrier recommandé ou avec un coursier.]2
§ 2. L'Administration de la trésorerie fait usage de la prérogative qui lui est accordée au paragraphe 1er, au cas par cas et après analyse détaillée du caractère exceptionnel des circonstances, lorsqu'il est démontré par le bénéficiaire effectif concerné que cet accès l'exposerait à un risque disproportionné, un risque de fraude, d'enlèvement, de chantage, extorsion, harcèlement, de violence ou d'intimidation ou lorsque le bénéficiaire effectif est un mineur ou est autrement frappé d'incapacité.
[1 Lorsque l'Administration de la Trésorerie n'autorise aucune limitation d'accès de tout ou partie des informations, le bénéficiaire effectif qui a présenté une demande conformément au paragraphe 1er, peut, dans un délai de deux mois à compter de la réception de la décision de ne pas limiter l'accès, présenter une demande écrite en révision de cette décision à l'Administration de la Trésorerie, de préférence par voie électronique. Le bénéficiaire effectif concerné qui ne dispose pas des moyens informatiques nécessaires, peut introduire sa demande par écrit, via un envoi recommandé. Il peut aussi à tout moment demander à être entendu oralement. Une décision finale est prise par l'Administration de la Trésorerie après examen de la demande en révision. Le Ministre peut déterminer des modalités et des règles de procédure supplémentaires pour l'application du présent alinéa.]1
§ 3. Toute demande d'un bénéficiaire effectif, telle que visée au paragraphe 1er, est introduite auprès de l'Administration de la Trésorerie, accompagnée des éléments suivants :
1° le numéro d'entreprise visé à l'article III.17, du code de droit économique du ou des redevables d'information visés par la demande ;
2° tout élément démontrant qu'un accès à l'ensemble des informations relatives à ce bénéficiaire effectif l'exposerait à un risque de fraude, d'enlèvement, de chantage, de violence ou d'intimidation ou que le bénéficiaire effectif est un mineur ou est autrement frappé d'incapacité ;
3° le cas échéant, tout élément démontrant que la personne qui introduit la demande a la qualité de mandataire du bénéficiaire effectif visé par la demande de dérogation.
§ 4. Le Ministre peut compléter la liste des informations visées au paragraphe 3 et fixe les modalités techniques de transmission, d'enregistrement, de conservation et de traitement de ces demandes.
§ 5. L'Administration de la Trésorerie publie annuellement un rapport reprenant le nombre de dérogations octroyées conformément au présent article ainsi que leur fondement et communique ce rapport à la Commission européenne.
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(1)<AR 2020-09-23/07, art. 14, 002; En vigueur : 11-10-2020>
(2)<AR 2023-02-08/03, art. 13, 004; En vigueur : 17-02-2023>
CHAPITRE 5. - Contrôle et sanctions
Art.17.§ 1er. Sans préjudice des prérogatives qui lui sont attribuées par ou en vertu de la loi, l'Administration de la Trésorerie est chargée du contrôle du respect des articles [3 3 à 5]3.
§ 2. Dans le cadre de ses missions de contrôle visées à l'article 74, § 2, alinéas 2 et 3, de la loi du 18 septembre 2017 et au paragraphe 1er du présent article et sans préjudice de [1 l'application du Règlement 2016/679, la loi du 3 août 2012 portant dispositions relatives aux traitements de données à caractère personnel réalisés par le Service public fédéral Finances dans le cadre de ses missions, les articles 64 et 65 de la loi du 18 septembre 2017 et la loi du 30 juillet 2018]1, l'Administration de la Trésorerie peut :
1° [3 ...]3 exploiter d'autres bases de données constituées au sein du Service Public Fédéral Finances ;
2° [3 ...]3 exploiter d'autres bases de données constituées par des tiers ;
3° collaborer avec tout tiers dans un but d'analyse et de rectification des données du registre, d'amélioration de son fonctionnement, et du respect des dispositions de la loi du 18 septembre 2017 et du présent arrêté. L'Administration de la Trésorerie, après avis de l'autorité de protection des données, conclut des accords de coopération avec ces tiers afin de fixer les conditions et modalités de cette collaboration et afin de garantir que les données communiquées ne sont en aucun cas utilisées, retraitées ou diffusées à des fins non compatibles avec la finalité de la loi du 18 septembre 2017 ;
4° collaborer et échanger tout type de données avec les gestionnaires des registres similaires mis en place par les autres Etats membres. [1 Le registre est interconnecté par l'intermédiaire de la plate-forme centrale européenne instituée par l'article 22, paragraphe 1er, de la Directive (UE) 2017/1132 du Parlement européen et du Conseil du 14 juin 2017 relative à certains aspects du droit des sociétés. Cette connexion est réalisée conformément aux spécifications techniques et aux procédures établies par les actes d'exécution adoptés par la Commission européenne conformément à l'article 24 de la Directive (UE) 2017/1132 et à l'article 31bis de la Directive (UE) 2015/849 du Parlement Européen et du Conseil du 20 mai 2015 relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme, modifiant le Règlement (UE) n° 648/2012 du Parlement européen et du Conseil et abrogeant la Directive 2005/60/CE du Parlement européen et du Conseil et la Directive 2006/70/CE de la Commission. [2 L'Administration de la Trésorerie coopère avec la Commission européenne afin de réglementer les différents types d'accès conformément aux articles 6 et 7.]2 Les données obtenues en vertu de cette connexion sont accessibles conformément [2 à l'article 22, paragraphe 2, de la directive (UE) 2017/1132 du Parlement européen et du Conseil du 14 juin 2017 relative à certains aspects du droit des sociétés,]2 aux dispositions de la loi du 18 septembre 2017 et du présent arrêté.]1 [2 L'Administration de la Trésorerie s'assure que seules les informations actualisées et relatives aux véritables bénéficiaires effectifs sont mises à disposition via ce canal.]2 [2 ...]2
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(1)<AR 2020-09-23/07, art. 15, 002; En vigueur : 11-10-2020>
(2)<AR 2022-06-06/04, art. 3, 003; En vigueur : 30-06-2022>
(3)<AR 2023-02-08/03, art. 14, 004; En vigueur : 17-02-2023>
Art.18.[1 § 1er. Le Ministre ou son délégué peut, conformément à l'article 133, § 3, alinéa 1er de la loi du 18 septembre 2017, en cas d'infraction aux articles 3 à 5, infliger aux redevables d'information les amendes administratives énoncées à l'article 132, § 6, de la même loi.
La constatation formelle par l'Administration de la Trésorerie de l'existence possible d'une infraction par le redevable d'information et de la possibilité d'imposer l'amende administrative dès la constatation définitive de l'infraction, est notifiée au redevable d'information par voie électronique dans un délai de trente jours suivant cette détermination formelle.
A travers cette notification, le redevable d'information est invité à présenter ses moyens de défense à l'Administration de la Trésorerie conformément à l'article 133, § 3, alinéa 2, de la loi du 18 septembre 2017. Le Ministre ou son délégué prend une décision définitive suite à un examen des moyens de défense du redevable d'information concerné et la constatation définitive qu'une infraction a été commise par le redevable d'information concerné.
Le redevable d'information est informé par voie électronique par l'Administration de la Trésorerie de la constatation définitive de l'infraction et de la décision définitive d'infliger une amende administrative dans les trois mois suivant cette décision. Cette décision précise le montant de l'amende administrative infligée ainsi que le délai de son paiement.
Les personnes physiques ou morales qui sont administrateurs ou gérants du redevable d'information, ou qui sont chargées de sa gestion journalière, sont solidairement responsables du paiement de toute amende administrative infligée au redevable d'information.
§ 2. Les amendes administratives imposées en application du présent article sont, transmises pour perception et recouvrement à l'administration du Service public fédéral Finances en charge de la perception et du recouvrement des créances non fiscales.
Cette administration envoie sans délai à chaque redevable d'information auquel une amende administrative est imposée, un avis demandant le paiement de l'amende administrative dans un délai de quinze jours à compter de sa réception. L'avis de paiement est réputé avoir été reçu le troisième jour ouvrable suivant sa remise au service postal universel ou sa mise à disposition par voie électronique.
L'avis de paiement indique :
1° l'identification du redevable d'information auquel une amende administrative est imposée ;
2° le montant de l'amende administrative ;
3° la date à laquelle l'amende administrative est devenue exigible ;
4° le numéro de compte sur lequel le montant dû doit être payé ;
5° les informations concernant le service pouvant fournir des explications sur l'avis.
Les amendes administratives qui ne sont pas payées dans le délai de quinze jours visé à l'alinéa 2, sont recouvrées conformément à l'article 134 de la loi du 18 septembre 2017.
Les amendes administratives se prescrit par cinq ans à compter de la date où ces amendes sont devenues exigibles.
§ 3. Chaque communication envoyée par l'Administration de la Trésorerie conformément au présent article contient une date fixe qui vaut comme date de mise à disposition du message, laquelle fait courir les délais applicables. Chaque communication envoyée par le redevable d'information conformément au présent article fait l'objet d'un accusé de réception automatique électronique. La date de l'accusé de réception vaut date de réception du message par l'Administration de la Trésorerie. En application de l'article 7 de la loi du 27 février 2019 relative à l'échange électronique de messages par le biais de l'eBox, la notification au moyen de l'eBox indiquant que le message est mis à disposition par le Service public fédéral Finances vaut envoi recommandé du message, avec ou sans accusé de réception.]1
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(1)<AR 2023-02-08/03, art. 15, 004; En vigueur : 17-02-2023>
Art.19.
<Abrogé par AR 2020-09-23/07, art. 17, 002; En vigueur : 11-10-2020>
CHAPITRE 6. - Traitement de données à caractère personnel
Art.20.[1 § 1er. Le Service public fédéral Finances représenté par le président du Comité de direction est le responsable du traitement au sens du Règlement 2016/679 et de la loi du 30 juillet 2018 à l'égard du traitement des données à caractère personnel, pour la collecte, le traitement et la conservation des données aux fins visées aux articles 1, 64 et 74, § 1er, [2 alinéas 1er et 2]2, de la loi du 18 septembre 2017.
Les données à caractère personnel, visées à l'alinéa 1er, sont collectées, traitées et conservées pour de l'accomplissement :
1° des compétences sur le registre de l'Administration de la Trésorerie, visées au Livre IV, Titre 2, de la loi du 18 septembre 2017 et au présent arrêté ;
2° des compétences sur les sanctions administratives de l'Administration de la Trésorerie, visées à l'article 133, § 3, alinéa 2, de la même loi et l'article 18 du présent arrêté.
§ 2. La collecte, traitement et conservation sont effectuées conformément aux dispositions du Règlement 2016/679 et à l'exercice des droits visés aux articles 12 à 22 et 34 de ce Règlement 2016/679, par les bénéficiaires effectifs.
Le Ministre peut fixer la liste des documents à joindre à la demande d'accès visée à l'article 15 du Règlement 2016/679, ainsi que les modalités techniques de transmission, de traitement, d'enregistrement et de conservation de ces demandes.
§ 3. Par dérogation au paragraphe 2, les articles 5, § 1er, et 11 à 11/3 de la loi du 3 août 2012 portant dispositions relatives aux traitements de données à caractère personnel réalisés par le Service public fédéral Finances dans le cadre de ses missions, s'appliquent sans préjudice des données à caractère personnel visées aux paragraphes 1er et 2.]1
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(1)<AR 2020-09-23/07, art. 18, 002; En vigueur : 11-10-2020>
(2)<AR 2023-02-08/03, art. 16, 004; En vigueur : 17-02-2023>
Art.21.[1 Les redevables d'information sont responsables des traitements de données à caractère personnel qu'ils effectuent afin de satisfaire aux obligations qui leur incombent en vertu du Règlement 2016/679, de la loi du 30 juillet 2018, de la loi du 18 septembre 2017 et du présent arrêté.]1
Les redevables d'information informent leurs bénéficiaires effectifs sur un support durable:
1° de l'obligation dans le chef des redevables d'information de communiquer au registre les données visées aux articles 3 et 4 ;
2° de l'enregistrement [1 , le traitement]1 et de la conservation de ces données dans le registre ;
3° du nom et de l'adresse du service chargé de la gestion du registre au sein de l'Administration de la Trésorerie ;
4° de l'accès possible au registre des entités et personnes listées aux articles 6 et 7 ;
5° [1 les droits du bénéficiaire effectif, conformément aux articles 12 à 22 et 34 du Règlement 2016/679 ;]1
6° [1 ...]1
7° du délai de conservation des données enregistrées dans le registre déterminé à l'article 25.
[1 Le redevable d'information est tenu, conformément à l'article 5, paragraphe 1er, d), du Règlement 2016/679, sous sa responsabilité exclusive, de rectifier ou supprimer les données inexactes enregistrées en rapport avec ses bénéficiaires effectifs dans ses propres fichiers et de communiquer sans délai ces modifications au registre.]1
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(1)<AR 2020-09-23/07, art. 19, 002; En vigueur : 11-10-2020>
Art.22.
<Abrogé par AR 2020-09-23/07, art. 20, 002; En vigueur : 11-10-2020>
Art.23.
<Abrogé par AR 2020-09-23/07, art. 20, 002; En vigueur : 11-10-2020>
CHAPITRE 7. - Dispositions diverses
Art.24. § 1er Dans le seul but de respecter les obligations imposées par ou en vertu de la loi du 18 septembre 2017 ou du présent arrêté, en particulier en vue de la communication au registre des informations visées aux articles 3 et 4, les redevables d'information peuvent :
1° réutiliser le numéro d'identification au Registre national des personnes physiques ou à la Banque-carrefour de la sécurité sociale de leurs bénéficiaires effectifs dont ils disposeraient déjà dans le cadre d'une autre finalité prévue par ou en vertu de la loi ;
2° s'ils ne disposent pas déjà d'un de ces deux numéros, demander à leurs bénéficiaires effectifs de leur communiquer un de ces deux numéros, de l'enregistrer dans leurs fichiers sous une forme numérique et structurée, et de l'utiliser pour identifier ce bénéficiaire effectif ;
3° au cas où les bénéficiaires effectifs ne donnent pas suite utile à cette demande de communication d'un de ces deux numéros, accéder aux données du Registre national des personnes physiques visées à l'article 3, 1° (nom et prénoms) et 2° (lieu et date de naissance), de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physique, afin d'y rechercher le numéro d'identification de ce bénéficiaire effectif, de prendre copie de ce numéro, d'enregistrer ce numéro d'identification dans leurs fichiers sous une forme numérique et structurée et de l'utiliser pour l'identification du bénéficiaire effectif concerné. Aucune recherche ne peut être effectuée par un redevable d'information qui ne dispose pas déjà au minimum du nom, des prénoms et de la date de naissance au moment d'initier la recherche.
Les redevables d'information peuvent, individuellement ou conjointement avec d'autres redevables d'information, créer ou utiliser une institution qui bénéficie de l'autorisation visée ci-dessus en leur lieu et place et qui communique au redevable d'information qui en a fait la demande, après autorisation de l'autorité de protection des données, le numéro d'identification au registre national du bénéficiaire effectif concerné. Le Ministre fixe les conditions auxquelles les institutions visées au présent alinéa doivent satisfaire.
§ 2. Dans le seul but de respecter les obligations imposées par ou en vertu de la loi du 18 septembre 2017 ou du présent arrêté, l'Administration de la Trésorerie peut :
1° utiliser le numéro d'identification des personnes physiques au Registre national des personnes physiques ou à la Banque-carrefour de la sécurité sociale pour la gestion des accès aux informations du registre et de son fonctionnement et pour l'exécution de ses missions de contrôle ;
2° consulter et utiliser l'adresse du bénéficiaire effectif reprise au Registre national des personnes physiques ou à la Banque-carrefour de la sécurité sociale notamment dans le cadre de l'exercice par le bénéficiaire effectif du droit de consultation et de rectification des données personnelles enregistrées dans le registre à son nom.
Art.25.Les informations visées aux articles [1 3, 4 et 17, § 2, 4°, ]1, sont conservées pendant une période de dix ans à compter du jour de la perte de la personnalité juridique du redevable d'information ou de la cessation définitive de ses activités.
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(1)<AR 2020-09-23/07, art. 21, 002; En vigueur : 11-10-2020>
CHAPITRE 8. - Entrée en vigueur
Art.26. Le présent arrêté royal entre en vigueur le 31 octobre 2018.
CHAPITRE 9. - Exécutoire
Art. 27. Le ministre qui a les Finances dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.