Artikel M. I. Inleiding
1. Algemeen en toepassingsgebied ratione personae
Richtlijn 2014/24/EU van het Europees Parlement en de Raad van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten en tot intrekking van Richtlijn 2004/18/EG van het Europees Parlement en de Raad van 31 maart 2004 - hierna de Richtlijn genoemd - sluit aan bij de evolutie van de nieuwe informatie- en communicatietechnologieën en erkent het belang om ook bij overheidsopdrachtenprocedures gebruik te maken van elektronische middelen en dat K.M.O.'s hieraan deelnemen.
Overeenkomstig de Richtlijn werd de nieuwe federale overheidsopdrachtenwetgeving, nl. de wet van 17 juni 2016, onder andere opgesteld om het gebruik van elektronische middelen in het kader van overheidsopdrachtenprocedures te bevorderen.
Deze omzendbrief is van toepassing op de gewestelijke entiteiten van het Brussels Hoofdstedelijke Gewest, zoals bedoel in artikel 2, 2° van de organieke ordonnantie van 23 februari 2006 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle - hierna de "gewestelijke entiteiten" genoemd.
Deze komen overeen met de gewestelijke overheidsdiensten (1), de autonome bestuursinstellingen van eerste categorie (2) en de autonome bestuursinstellingen van tweede categorie (3).
2. Belang van het gebruik van elektronische middelen in het kader van het gewestelijke aankoopbeleid
Het gebruik van elektronische middelen bij het plaatsen en uitvoeren van overheidsopdrachten leidt tot een efficiënter aankoopbeleid. Dit vermindert niet alleen de administratieve werklast, maar bespaart ook tijd en kosten, bevordert de mededinging en de transparantie van de overheidsopdrachtenprocedures en dit voor alle betrokken partijen.
Deze omzendbrief doelt met "elektronische middelen" op de elektronische middelen die voldoen aan specifieke waarborgen op het vlak van de integriteit en de vertrouwelijkheid van de gegevens.
Binnen dit kader heeft de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning (FOD BOSA) dan ook een geheel van elektronische toepassingen ontwikkeld (hierna "de e-Procurement-toepassingen" genoemd) die de economische operatoren en de aanbestedende overheden (beiden hierna "de gebruikers" genoemd) in staat stellen om zowel het plaatsen als het uitvoeren van overheidsopdrachten elektronisch te organiseren, te beheren en op te volgen. Het proces waarbij de gebruikers dit geheel aan elektronische toepassingen en middelen aanwenden om hun overheidsopdrachten te plaatsen en uit te voeren, wordt "e-Procurement" genoemd.
Deze omzendbrief zal een aanzienlijke impact hebben op het vlak van duurzame ontwikkeling, in de zin dat een algemeen gebruik van e-Procurement het papierverbruik in het aankoopproces sterk zal doen dalen, zowel bij de aanbestedende overheden als bij de kandidaten en inschrijvers. Dat gebruik zal ook de verzending- en transportkosten doen dalen.
Deze omzendbrief omkadert het gebruik van volgende e-Procurement-toepassingen :
* e-Notification : een toepassing die aanbestedende overheden de mogelijkheid biedt om hun overheidsopdrachten op Belgisch en Europees niveau elektronisch bekend te maken, en hun opdrachtdocumenten online ter beschikking te stellen. Dezelfde toepassing laat ondernemingen toe kennis te nemen van de aankondigingen van opdrachten en de opdrachtdocumenten te raadplegen;
* e-Tendering : een toepassing die ondernemingen in staat stelt aanvragen tot deelneming en offertes met elektronische middelen in te dienen en het aanbestedende overheden mogelijk maakt de opening van offertes elektronisch te organiseren;
Alle toepassingen zijn beschikbaar via de portaalsite www.publicprocurement.be. De gebruikers vinden er eveneens handleidingen en checklists m.b.t. het gebruik van alle e-Procurement-toepassingen. Daarnaast biedt de FOD BOSA via een helpdesk binnen de dienst e-Procurement (e.proc@publicprocurement.be of 02-790 52 00) de gebruikers gratis ondersteuning bij het gebruik van de e-Procurement-toepassingen.
3. Doel en toepassingsgebied ratione temporis van deze omzendbrief
Wegens het belang van het gebruik van elektronische middelen in het kader van het gewestelijke aankoopbeleid wordt de gewestelijke entiteiten opgedragen bij het plaatsen en uitvoeren van hun overheidsopdrachten de maatregelen te implementeren zoals vermeld in punt "II. Instrumenten" van deze omzendbrief.
De gewestelijke entiteiten moeten deze maatregelen ten laatste tegen 01/12/2017 implementeren.
In het kader van de samenwerkingsovereenkomst met Brulocalis, sensibiliseert Easybrussels ook de plaatselijke besturen voor de voordelen van het gebruik van e-Procurement en moedigt ze aan de maatregelen uit de omzendbrief toe te passen.
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Titre
2 OKTOBER 2017. - Gewestelijke omzendbrief e-Procurement. - Gebruik van de e-Procurement-toepassingen door de entiteiten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest
Titre
2 OCTOBRE 2017. - Circulaire régionale e-Procurement. - Utilisation des applications e-Procurement par les entités de la Région de Bruxelles-Capitale
Informations sur le document
Numac: 2017040776
Datum: 2017-10-02
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Numac: 2017040776
Date: 2017-10-02
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Texte (1)
Article M. I. Introduction
1. Généralités et champ d'application ratione personae
La Directive 2014/24/UE du Parlement européen et du Conseil du 26 février 2014 sur la passation des marchés publics et abrogeant la directive 2004/18/CE ci-après dénommée la Directive, s'inscrit dans l'évolution des nouvelles technologies de l'information et de la communication et reconnaît l'importance de l'utilisation des moyens électroniques dans les procédures de marchés publics et la participation des P.M.E. à ces derniers.
Conformément à la Directive, la nouvelle législation fédérale en matière de marchés publics, à savoir la loi du 17 juin 2016, a notamment été élaborée dans le but de promouvoir l'utilisation de moyens électroniques dans le cadre de procédures de marchés publics.
La présente circulaire est d'application pour les entités régionales de la Région de Bruxelles-Capitale, telles que visées à l'article 2, 2° de l'ordonnance régionale du 23 février 2006 portant sur les dispositions applicables au budget, à la comptabilité et au contrôle - ci-après dénommées "entités régionales".
Celles-ci correspondent aux services publics régionaux (1), aux organismes administratifs autonomes de première catégorie (2) et aux organismes administratifs autonomes de seconde catégorie (3).
2. Importance de l'utilisation de moyens électroniques dans le cadre de la politique régionale d'achats
L'utilisation de moyens électroniques lors de la passation et de l'exécution de marchés publics conduit à une politique d'achats plus efficiente ce qui réduit non seulement la charge de travail administratif, mais permet aussi d'économiser du temps et de l'argent, de favoriser la concurrence ainsi que d'augmenter la transparence des procédures de marchés publics et ce, pour toutes les parties concernées.
La présente circulaire vise par " moyens électroniques ", les moyens électroniques qui satisfont à des garanties spécifiques au niveau de l'intégrité et de la confidentialité des données.
Dans ce cadre, le Service public fédéral Stratégie et Appui (SPF BOSA) a développé un ensemble d'applications électroniques (ci-après dénommées "les applications e-Procurement") qui permettent aux opérateurs économiques et aux pouvoirs adjudicateurs - tous deux ci-après dénommés "les utilisateurs" - d'organiser, de gérer et de suivre la passation des marchés publics de manière électronique. Le processus par lequel les utilisateurs font appel à cet ensemble d'applications et de moyens électroniques pour la passation et l'exécution de leurs marchés publics est appelé "e-Procurement".
L'impact de la circulaire sera sensible au niveau du développement durable ; l'utilisation générale d'e-Procurement fera diminuer fortement la consommation de papier au cours du processus d'achat, aussi bien au sein des pouvoirs adjudicateurs que pour les candidats et les soumissionnaires. Cette utilisation réduira également les frais de port et de transport.
La présente circulaire encadre l'utilisation des applications e-Procurement suivantes :
* e-Notification : cette application offre aux pouvoirs adjudicateurs la possibilité de publier leurs marchés publics de manière électronique au niveau belge et au niveau européen, et de mettre les documents du marché à disposition en ligne. Cette même application permet aux opérateurs économiques de prendre connaissance des avis de marchés et de consulter les documents du marché qui s'y rapportent;
* e-Tendering : cette application permet aux opérateurs économiques d'introduire des demandes de participation ainsi que des offres par des moyens électroniques et permet aux pouvoirs adjudicateurs d'organiser de manière électronique l'ouverture d'offres.
Toutes les applications sont disponibles via le portail www.public-procurement.be. Les utilisateurs y trouveront également des manuels et des check-lists concernant l'utilisation de toutes les applications e-Procurement. Le SPF BOSA (Stratégie et Appui) offre en outre aux utilisateurs une assistance gratuite par le biais du helpdesk du service e-Procurement (e.proc@publicprocurement.be ou 02-790 52 00) dans le cadre de l'utilisation des applications e-Procurement.
3. Objectif et champ d'application ratione tempore de la présente circulaire
En raison de l'importance de l'utilisation de moyens électroniques dans le cadre de la politique régionale d'achats, les entités régionales sont tenues, lors de la passation et de l'exécution des marchés publics, de mettre en oeuvre les mesures définies au point " II.Instruments " de la présente circulaire.
Les entités régionales devront mettre en oeuvre ces mesures pour le 01/12/2017 au plus tard.
Dans le cadre de l'accord de collaboration avec Brulocalis, Easybrussels sensibilise également les pouvoirs locaux sur les avantages de l'utilisation d'e-Procurement et leur recommande d'appliquer les mesures de la présente circulaire.
1. Généralités et champ d'application ratione personae
La Directive 2014/24/UE du Parlement européen et du Conseil du 26 février 2014 sur la passation des marchés publics et abrogeant la directive 2004/18/CE ci-après dénommée la Directive, s'inscrit dans l'évolution des nouvelles technologies de l'information et de la communication et reconnaît l'importance de l'utilisation des moyens électroniques dans les procédures de marchés publics et la participation des P.M.E. à ces derniers.
Conformément à la Directive, la nouvelle législation fédérale en matière de marchés publics, à savoir la loi du 17 juin 2016, a notamment été élaborée dans le but de promouvoir l'utilisation de moyens électroniques dans le cadre de procédures de marchés publics.
La présente circulaire est d'application pour les entités régionales de la Région de Bruxelles-Capitale, telles que visées à l'article 2, 2° de l'ordonnance régionale du 23 février 2006 portant sur les dispositions applicables au budget, à la comptabilité et au contrôle - ci-après dénommées "entités régionales".
Celles-ci correspondent aux services publics régionaux (1), aux organismes administratifs autonomes de première catégorie (2) et aux organismes administratifs autonomes de seconde catégorie (3).
2. Importance de l'utilisation de moyens électroniques dans le cadre de la politique régionale d'achats
L'utilisation de moyens électroniques lors de la passation et de l'exécution de marchés publics conduit à une politique d'achats plus efficiente ce qui réduit non seulement la charge de travail administratif, mais permet aussi d'économiser du temps et de l'argent, de favoriser la concurrence ainsi que d'augmenter la transparence des procédures de marchés publics et ce, pour toutes les parties concernées.
La présente circulaire vise par " moyens électroniques ", les moyens électroniques qui satisfont à des garanties spécifiques au niveau de l'intégrité et de la confidentialité des données.
Dans ce cadre, le Service public fédéral Stratégie et Appui (SPF BOSA) a développé un ensemble d'applications électroniques (ci-après dénommées "les applications e-Procurement") qui permettent aux opérateurs économiques et aux pouvoirs adjudicateurs - tous deux ci-après dénommés "les utilisateurs" - d'organiser, de gérer et de suivre la passation des marchés publics de manière électronique. Le processus par lequel les utilisateurs font appel à cet ensemble d'applications et de moyens électroniques pour la passation et l'exécution de leurs marchés publics est appelé "e-Procurement".
L'impact de la circulaire sera sensible au niveau du développement durable ; l'utilisation générale d'e-Procurement fera diminuer fortement la consommation de papier au cours du processus d'achat, aussi bien au sein des pouvoirs adjudicateurs que pour les candidats et les soumissionnaires. Cette utilisation réduira également les frais de port et de transport.
La présente circulaire encadre l'utilisation des applications e-Procurement suivantes :
* e-Notification : cette application offre aux pouvoirs adjudicateurs la possibilité de publier leurs marchés publics de manière électronique au niveau belge et au niveau européen, et de mettre les documents du marché à disposition en ligne. Cette même application permet aux opérateurs économiques de prendre connaissance des avis de marchés et de consulter les documents du marché qui s'y rapportent;
* e-Tendering : cette application permet aux opérateurs économiques d'introduire des demandes de participation ainsi que des offres par des moyens électroniques et permet aux pouvoirs adjudicateurs d'organiser de manière électronique l'ouverture d'offres.
Toutes les applications sont disponibles via le portail www.public-procurement.be. Les utilisateurs y trouveront également des manuels et des check-lists concernant l'utilisation de toutes les applications e-Procurement. Le SPF BOSA (Stratégie et Appui) offre en outre aux utilisateurs une assistance gratuite par le biais du helpdesk du service e-Procurement (e.proc@publicprocurement.be ou 02-790 52 00) dans le cadre de l'utilisation des applications e-Procurement.
3. Objectif et champ d'application ratione tempore de la présente circulaire
En raison de l'importance de l'utilisation de moyens électroniques dans le cadre de la politique régionale d'achats, les entités régionales sont tenues, lors de la passation et de l'exécution des marchés publics, de mettre en oeuvre les mesures définies au point " II.Instruments " de la présente circulaire.
Les entités régionales devront mettre en oeuvre ces mesures pour le 01/12/2017 au plus tard.
Dans le cadre de l'accord de collaboration avec Brulocalis, Easybrussels sensibilise également les pouvoirs locaux sur les avantages de l'utilisation d'e-Procurement et leur recommande d'appliquer les mesures de la présente circulaire.
II. Instrumenten
1. Zichtbaarheid e-Procurement verhogen
1.1. Maatregel
De gewestelijke entiteiten dienen publiek te maken dat ze voor de plaatsing van hun overheidsopdrachten gebruik maken van de e-Procurement-toepassingen, met name e-Notification en e-Tendering. Daartoe moeten ze uiterlijk tegen 01/12/2017 het e-Procurement-logo duidelijk zichtbaar op hun respectieve portaalsites afbeelden (indien deze bestaan) en er minstens een rechtstreekse link plaatsen naar de e-Notification-toepassing (https://enot.publicprocurement.be).
Daarnaast wordt aan de gewestelijke entiteiten aangeraden op hun respectieve portaalsites ook een rechtstreekse link te plaatsen naar de e-Tendering-toepassing (https://eten.publicprocurement.be).
1.2. Finaliteit
De implementatie van deze maatregel zorgt voor een grotere bekendheid van de e-Procurement-toepassingen bij aanbestedende overheden en economische operatoren in het kader van een overheidsopdrachtenprocedure. Een betere vertrouwdheid van de economische operatoren met deze toepassingen verlaagt de drempel om er daadwerkelijk ook gebruik van te maken. Het vergroten van de zichtbaarheid ervan is dan ook een onontbeerlijk instrument voor een succesvol e-Procurement.
2. Toestaan van het elektronisch indienen van aanvragen tot deelneming en offertes
2.1. Reglementair kader
Artikel 14 van de wet van 17 juni 2016 verplicht het gebruik van elektronische middelen voor de communicatie en de informatie-uitwisseling tussen de aanbestedende overheid en de economische operatoren, met inbegrip van de elektronische indiening en ontvangst van de offertes, onder voorbehoud van de uitzonderingen opgelijst in de §§ 2 tot 4 van dit artikel (bv. overheidsopdrachten geplaatst volgens de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking waarvan het geschatte bedrag lager is dan de vastgestelde drempelwaarde voor Europese bekendmaking).
Om de beginselen van mededinging en transparantie, aangehaald in de inleiding, te ondersteunen, beoogt de maatregel bedoeld in punt 2.2. het toestaan van het gebruik van elektronische middelen voor mededelingen onder de drempelwaarden voor Europese bekendmaking. Deze maatregel zal ook de monitoringmaatregelen vergemakkelijken.
2.2. Maatregel
Vanaf 01/12/2017 moet elke gewestelijke entiteit toestaan dat aanvragen tot deelneming en offertes met elektronische middelen via de e-Tendering-toepassing worden ingediend voor de opdrachten die de waarde, zonder btw, bereiken die vastgesteld wordt in artikel 92 van de wet van 17 juni 2016. De opdrachten onder die drempelwaarde worden beschouwd als "overheidsopdrachten van beperkte waarde".
Artikel 92 van de wet stelt die drempelwaarde vast op 30.000 euro zonder btw.
Voor deze opdrachten moet de gewestelijke entiteit in het bestek de elektronische verzendingswijze van de offertes via e-Tendering beschrijven vóór de eventuele andere verzendingswijzen. Indien de gewestelijke entiteit verscheidene verzendingswijzen van de offertes aanbiedt, moet ze haar voorkeur vermelden voor de verzendingswijze via e-Tendering, maar ze moet daarbij wel preciseren dat de keuze altijd aan de inschrijver toekomt en dat deze keuze geen enkele invloed heeft op de analyse en beoordeling van de offerte.
3. Sensibiliseren van de economische operatoren voor het elektronisch indienen van aanvragen tot deelneming en offertes
3.1. Maatregel 1 : informatie verstrekken en sensibiliseren
Elke gewestelijke entiteit moet uiterlijk tegen 01/12/2017 haar leveranciers informeren sensibiliseren voor de mogelijkheid om hun aanvragen tot deelneming en offertes met elektronische middelen in te dienen.
De gewestelijke entiteiten kunnen voor de implementatie van deze maatregel ondersteuning krijgen van de FOD BOSA die hen handleidingen en checklists ter beschikking stelt op de website www.publicprocurement.be en van de helpdesk van de dienst e-Procurement. Bovendien kunnen ze gratis een specifieke opleiding volgen die verstrekt wordt door de FOD BOSA.
3.2. Maatregel 2 : specifieke sensibilisering door het Gewestelijke Agentschap voor Administratieve Vereenvoudiging (Easybrussels)
Het Gewestelijke Agentschap voor Administratieve Vereenvoudiging (Easybrussels) zal, in samenwerking met de Economische en Sociale Raad voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en impulse.brussels, de economische operatoren specifiek sensibiliseren via een communicatiecampagne, voor economische operatoren bestemde handleidingen en gratis informatiesessies.
4. Online plaatsen van de opdrachtdocumenten op e-Notification
4.1. Maatregel
Voor overheidsopdrachten met een waarde hoger dan 30.000 euro zonder btw (wat overeenstemt met de drempelwaarde voor overheidsopdrachten van beperkte waarde) stelt elke gewestelijke entiteit uiterlijk vanaf 01/12/2017 haar opdrachtdocumenten online ter beschikking op de e-Notification-toepassing (4), of plaatst zij er een elektronische link die een vrije, rechtstreekse, onmiddellijke en volledige toegang tot deze documenten verschaft.
Uitzondering :
Deze verplichting is niet van toepassing voor plannen en opdrachtdocumenten die om veiligheidsredenen niet openbaar gedeeld mogen worden. Voor die documenten wordt de gewestelijke entiteiten aangeraden een aanvraagprocedure op te zetten die toelaat deze documenten ter beschikking te stellen na controle van de identiteit van de kandidaat-inschrijver.
4.2. Finaliteit
Deze maatregel bewerkstelligt een vrije, rechtstreekse, onmiddellijke en volledige toegang tot de opdrachtdocumenten voor de economische operatoren. Hierdoor stijgt hun participatiegraad, hetgeen de efficiëntie van het aankoopbeleid optimaliseert.
5. Gebruik van de "Free Market" voor de onderhandelingsprocedures zonder voorafgaande bekendmaking (vanaf 30.000 euro zonder btw)
5.1. Situering
Binnen de e-Notification-toepassing vormt de "Free Market" een specifieke omgeving waarin aanbestedende overheden op vrijwillige basis overheidsopdrachten kunnen bekendmaken die niet onderworpen zijn aan enige bekendmakingsvoorschriften. Dergelijke opdrachten worden dan bekendgemaakt middels een vereenvoudigd aankondigingsformulier op de e-Notification-toepassing.
5.2. Maatregel
Vanaf 01/12/2017 dienen de gewestelijke entiteiten hun overheidsopdrachten bekend te maken via een "open bekendmaking" (5) op de "Free Market"-omgeving als de volgende voorwaarden vervuld zijn :
1° het gaat om een opdracht geplaatst via onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking op grond van artikel 42, § 1, 1°, a), van de wet van 17 juni 2016, en;
2° de geraamde waarde van de opdracht is hoger dan of gelijk aan het bedrag, zonder btw, vastgesteld in artikel 92 van diezelfde wet.
Artikel 92 van de wet stelt die drempelwaarde vast op 30.000 euro zonder btw.
In het kader van een "open bekendmaking" kan elke economische operator die de "Free Market" raadpleegt, alle opdrachtdocumenten raadplegen. De aanbestedende overheden kunnen voorts de economische operatoren die niet ingeschreven zijn op de "Free Market" per e-mail uitnodigen om hun opdrachten in die omgeving te raadplegen.
Uitzonderingen :
De raadpleging van de economische operatoren via een open bekendmaking op de Free Market is niet verplicht wanneer het plaatsen van de opdracht geheim wordt verklaard, alsook in hoogdringende situaties naar aanleiding van onvoorziene omstandigheden of bij overmacht. De hoogdringendheid moet toe te schrijven zijn aan externe omstandigheden.
Het inroepen van het geheim of van een hoogdringende situatie moet naar behoren gemotiveerd en schriftelijk gerechtvaardigd worden voor latere controles.
5.3. Finaliteit
De nieuwe wetgeving biedt de aanbestedende overheid de mogelijkheid een opdracht te plaatsen via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, indien de goed te keuren uitgave niet hoger is dan 135.000 euro zonder btw. Een aanbestedende overheid dient evenwel, ook bij de plaatsing van opdrachten via deze procedure, erop toe zien dat de mededinging voldoende effectief is en dat de gelijke behandeling van de economische operatoren wordt gegarandeerd. De "Free Market"-omgeving binnen de e-Notification-toepassing laat toe om deze fundamentele beginselen ook te handhaven voor de plaatsing van opdrachten onder de drempelwaarde voor nationale bekendmaking.
6. Uitvoering en monitoring
6.1. Maatregel 1 : aanwijzing van een referentiepersoon e-Procurement
Elke gewestelijke entiteit moet een referentiepersoon e-Procurement aanwijzen. Aan de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel wordt gevraagd een referentiepersoon per bestuur (6) aan te wijzen. De referentiepersonen zullen de contactpersonen zijn voor Easybrussels, dat belast wordt met de monitoring van de uitvoering van de omzendbrief, onder andere voor de aanvragen voor statistieken over de plaatsing van overheidsopdrachten. De referentiepersonen zullen ook belast worden met het coördineren en het doorgeven aan Easybrussels van alle opleidingsnoden voor de e-Procurement-tool.
6.2. Maatregel 2 : monitoring
Easybrussels wordt er vanaf 01/12/2017 mee belast een driemaandelijks verslag op te stellen dat minstens de hieronder vermelde indicatoren, zowel globaal als per gewestelijke entiteit, bevat en over te maken aan de referentiepersonen e-Procurement en aan de vereenvoudigingscorrespondenten van de organisaties die lid zijn van het sturingscomité van Easybrussels :
* het aantal opdrachten bekendgemaakt op e-Notification;
* het aantal opdrachten bekendgemaakt op e-Notification in de FreeMarket-omgeving;
* het gemiddelde aantal ingediende offertes per opdracht bekendgemaakt op e-Notification;
* het gemiddelde aantal ingediende offertes per opdracht bekendgemaakt op e-Notification in de FreeMarket-omgeving.
De omzendbrief en de toepassing ervan zullen één jaar na de inwerkingtreding beoordeeld worden. Op basis van de doelstellingen inzake administratieve vereenvoudiging, transparantie en toegankelijkheid van de overheidsopdrachten voor K.M.O.'s.
1. Zichtbaarheid e-Procurement verhogen
1.1. Maatregel
De gewestelijke entiteiten dienen publiek te maken dat ze voor de plaatsing van hun overheidsopdrachten gebruik maken van de e-Procurement-toepassingen, met name e-Notification en e-Tendering. Daartoe moeten ze uiterlijk tegen 01/12/2017 het e-Procurement-logo duidelijk zichtbaar op hun respectieve portaalsites afbeelden (indien deze bestaan) en er minstens een rechtstreekse link plaatsen naar de e-Notification-toepassing (https://enot.publicprocurement.be).
Daarnaast wordt aan de gewestelijke entiteiten aangeraden op hun respectieve portaalsites ook een rechtstreekse link te plaatsen naar de e-Tendering-toepassing (https://eten.publicprocurement.be).
1.2. Finaliteit
De implementatie van deze maatregel zorgt voor een grotere bekendheid van de e-Procurement-toepassingen bij aanbestedende overheden en economische operatoren in het kader van een overheidsopdrachtenprocedure. Een betere vertrouwdheid van de economische operatoren met deze toepassingen verlaagt de drempel om er daadwerkelijk ook gebruik van te maken. Het vergroten van de zichtbaarheid ervan is dan ook een onontbeerlijk instrument voor een succesvol e-Procurement.
2. Toestaan van het elektronisch indienen van aanvragen tot deelneming en offertes
2.1. Reglementair kader
Artikel 14 van de wet van 17 juni 2016 verplicht het gebruik van elektronische middelen voor de communicatie en de informatie-uitwisseling tussen de aanbestedende overheid en de economische operatoren, met inbegrip van de elektronische indiening en ontvangst van de offertes, onder voorbehoud van de uitzonderingen opgelijst in de §§ 2 tot 4 van dit artikel (bv. overheidsopdrachten geplaatst volgens de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking waarvan het geschatte bedrag lager is dan de vastgestelde drempelwaarde voor Europese bekendmaking).
Om de beginselen van mededinging en transparantie, aangehaald in de inleiding, te ondersteunen, beoogt de maatregel bedoeld in punt 2.2. het toestaan van het gebruik van elektronische middelen voor mededelingen onder de drempelwaarden voor Europese bekendmaking. Deze maatregel zal ook de monitoringmaatregelen vergemakkelijken.
2.2. Maatregel
Vanaf 01/12/2017 moet elke gewestelijke entiteit toestaan dat aanvragen tot deelneming en offertes met elektronische middelen via de e-Tendering-toepassing worden ingediend voor de opdrachten die de waarde, zonder btw, bereiken die vastgesteld wordt in artikel 92 van de wet van 17 juni 2016. De opdrachten onder die drempelwaarde worden beschouwd als "overheidsopdrachten van beperkte waarde".
Artikel 92 van de wet stelt die drempelwaarde vast op 30.000 euro zonder btw.
Voor deze opdrachten moet de gewestelijke entiteit in het bestek de elektronische verzendingswijze van de offertes via e-Tendering beschrijven vóór de eventuele andere verzendingswijzen. Indien de gewestelijke entiteit verscheidene verzendingswijzen van de offertes aanbiedt, moet ze haar voorkeur vermelden voor de verzendingswijze via e-Tendering, maar ze moet daarbij wel preciseren dat de keuze altijd aan de inschrijver toekomt en dat deze keuze geen enkele invloed heeft op de analyse en beoordeling van de offerte.
3. Sensibiliseren van de economische operatoren voor het elektronisch indienen van aanvragen tot deelneming en offertes
3.1. Maatregel 1 : informatie verstrekken en sensibiliseren
Elke gewestelijke entiteit moet uiterlijk tegen 01/12/2017 haar leveranciers informeren sensibiliseren voor de mogelijkheid om hun aanvragen tot deelneming en offertes met elektronische middelen in te dienen.
De gewestelijke entiteiten kunnen voor de implementatie van deze maatregel ondersteuning krijgen van de FOD BOSA die hen handleidingen en checklists ter beschikking stelt op de website www.publicprocurement.be en van de helpdesk van de dienst e-Procurement. Bovendien kunnen ze gratis een specifieke opleiding volgen die verstrekt wordt door de FOD BOSA.
3.2. Maatregel 2 : specifieke sensibilisering door het Gewestelijke Agentschap voor Administratieve Vereenvoudiging (Easybrussels)
Het Gewestelijke Agentschap voor Administratieve Vereenvoudiging (Easybrussels) zal, in samenwerking met de Economische en Sociale Raad voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en impulse.brussels, de economische operatoren specifiek sensibiliseren via een communicatiecampagne, voor economische operatoren bestemde handleidingen en gratis informatiesessies.
4. Online plaatsen van de opdrachtdocumenten op e-Notification
4.1. Maatregel
Voor overheidsopdrachten met een waarde hoger dan 30.000 euro zonder btw (wat overeenstemt met de drempelwaarde voor overheidsopdrachten van beperkte waarde) stelt elke gewestelijke entiteit uiterlijk vanaf 01/12/2017 haar opdrachtdocumenten online ter beschikking op de e-Notification-toepassing (4), of plaatst zij er een elektronische link die een vrije, rechtstreekse, onmiddellijke en volledige toegang tot deze documenten verschaft.
Uitzondering :
Deze verplichting is niet van toepassing voor plannen en opdrachtdocumenten die om veiligheidsredenen niet openbaar gedeeld mogen worden. Voor die documenten wordt de gewestelijke entiteiten aangeraden een aanvraagprocedure op te zetten die toelaat deze documenten ter beschikking te stellen na controle van de identiteit van de kandidaat-inschrijver.
4.2. Finaliteit
Deze maatregel bewerkstelligt een vrije, rechtstreekse, onmiddellijke en volledige toegang tot de opdrachtdocumenten voor de economische operatoren. Hierdoor stijgt hun participatiegraad, hetgeen de efficiëntie van het aankoopbeleid optimaliseert.
5. Gebruik van de "Free Market" voor de onderhandelingsprocedures zonder voorafgaande bekendmaking (vanaf 30.000 euro zonder btw)
5.1. Situering
Binnen de e-Notification-toepassing vormt de "Free Market" een specifieke omgeving waarin aanbestedende overheden op vrijwillige basis overheidsopdrachten kunnen bekendmaken die niet onderworpen zijn aan enige bekendmakingsvoorschriften. Dergelijke opdrachten worden dan bekendgemaakt middels een vereenvoudigd aankondigingsformulier op de e-Notification-toepassing.
5.2. Maatregel
Vanaf 01/12/2017 dienen de gewestelijke entiteiten hun overheidsopdrachten bekend te maken via een "open bekendmaking" (5) op de "Free Market"-omgeving als de volgende voorwaarden vervuld zijn :
1° het gaat om een opdracht geplaatst via onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking op grond van artikel 42, § 1, 1°, a), van de wet van 17 juni 2016, en;
2° de geraamde waarde van de opdracht is hoger dan of gelijk aan het bedrag, zonder btw, vastgesteld in artikel 92 van diezelfde wet.
Artikel 92 van de wet stelt die drempelwaarde vast op 30.000 euro zonder btw.
In het kader van een "open bekendmaking" kan elke economische operator die de "Free Market" raadpleegt, alle opdrachtdocumenten raadplegen. De aanbestedende overheden kunnen voorts de economische operatoren die niet ingeschreven zijn op de "Free Market" per e-mail uitnodigen om hun opdrachten in die omgeving te raadplegen.
Uitzonderingen :
De raadpleging van de economische operatoren via een open bekendmaking op de Free Market is niet verplicht wanneer het plaatsen van de opdracht geheim wordt verklaard, alsook in hoogdringende situaties naar aanleiding van onvoorziene omstandigheden of bij overmacht. De hoogdringendheid moet toe te schrijven zijn aan externe omstandigheden.
Het inroepen van het geheim of van een hoogdringende situatie moet naar behoren gemotiveerd en schriftelijk gerechtvaardigd worden voor latere controles.
5.3. Finaliteit
De nieuwe wetgeving biedt de aanbestedende overheid de mogelijkheid een opdracht te plaatsen via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, indien de goed te keuren uitgave niet hoger is dan 135.000 euro zonder btw. Een aanbestedende overheid dient evenwel, ook bij de plaatsing van opdrachten via deze procedure, erop toe zien dat de mededinging voldoende effectief is en dat de gelijke behandeling van de economische operatoren wordt gegarandeerd. De "Free Market"-omgeving binnen de e-Notification-toepassing laat toe om deze fundamentele beginselen ook te handhaven voor de plaatsing van opdrachten onder de drempelwaarde voor nationale bekendmaking.
6. Uitvoering en monitoring
6.1. Maatregel 1 : aanwijzing van een referentiepersoon e-Procurement
Elke gewestelijke entiteit moet een referentiepersoon e-Procurement aanwijzen. Aan de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel wordt gevraagd een referentiepersoon per bestuur (6) aan te wijzen. De referentiepersonen zullen de contactpersonen zijn voor Easybrussels, dat belast wordt met de monitoring van de uitvoering van de omzendbrief, onder andere voor de aanvragen voor statistieken over de plaatsing van overheidsopdrachten. De referentiepersonen zullen ook belast worden met het coördineren en het doorgeven aan Easybrussels van alle opleidingsnoden voor de e-Procurement-tool.
6.2. Maatregel 2 : monitoring
Easybrussels wordt er vanaf 01/12/2017 mee belast een driemaandelijks verslag op te stellen dat minstens de hieronder vermelde indicatoren, zowel globaal als per gewestelijke entiteit, bevat en over te maken aan de referentiepersonen e-Procurement en aan de vereenvoudigingscorrespondenten van de organisaties die lid zijn van het sturingscomité van Easybrussels :
* het aantal opdrachten bekendgemaakt op e-Notification;
* het aantal opdrachten bekendgemaakt op e-Notification in de FreeMarket-omgeving;
* het gemiddelde aantal ingediende offertes per opdracht bekendgemaakt op e-Notification;
* het gemiddelde aantal ingediende offertes per opdracht bekendgemaakt op e-Notification in de FreeMarket-omgeving.
De omzendbrief en de toepassing ervan zullen één jaar na de inwerkingtreding beoordeeld worden. Op basis van de doelstellingen inzake administratieve vereenvoudiging, transparantie en toegankelijkheid van de overheidsopdrachten voor K.M.O.'s.
II. Instruments
1. Augmentation de la visibilité d'e-Procurement
1.1. Mesure
Les entités régionales ont l'obligation d'informer le public qu'ils utilisent les applications e-Procurement, en particulier e-Notification et e-Tendering, dans le cadre de la passation de leurs marchés publics. A cette fin, ils doivent faire figurer au plus tard le 01/12/2017 le logo e-Procurement de manière visible sur leurs portails respectifs, si existants, et y placer au minimum un lien direct vers l'application e-Notification (https://enot.publicprocurement.be).
Il est en outre recommandé aux entités régionales de placer sur leurs portails respectifs un lien direct vers l'application e-Tendering (https://eten.publicprocurement.be).
1.2. Finalité
La mise en oeuvre de cette mesure contribue à faire connaître les applications e-Procurement auprès des pouvoirs adjudicateurs et des opérateurs économiques dans le cadre d'une procédure de marchés publics. Une certaine familiarité avec les applications encourage les opérateurs économiques à en faire effectivement usage. Le succès de e-Procurement passe dès lors nécessairement par une augmentation de sa visibilité.
2. Autorisation de dépôt des demandes de participation et des offres par des moyens électroniques
2.1. Cadre réglementaire
L'article 14 de la Loi du 17 juin 2016 impose l'usage de moyens électroniques pour les communications et les échanges d'informations entre le pouvoir adjudicateur et les opérateurs économiques, y compris la transmission et la réception électronique des offres, sous réserve des exceptions listées en ses §§ 2 à 4 (p.ex. les marchés passés selon la procédure négociée sans publication préalable dont le montant estimé est inférieur au seuil fixé pour la publicité européenne).
Afin de soutenir les principes de concurrence et de transparence cités en introduction, la mesure définie sous 2.2. vise à autoriser l'usage de moyens électroniques pour les communications en dessous du seuil de la publicité européenne. Cette mesure facilitera également le monitoring.
2.2. Mesure
A partir du 01/12/2017, toute entité régionale autorisera l'introduction des demandes de participation et des offres par des moyens électroniques via l'application e-Tendering pour les marchés publics qui atteignent le montant, hors T.V.A., fixé à l'article 92 de la Loi du 17 juin 2016. Les marchés sous ce seuil sont considérés comme des " marchés publics de faible montant ".
L'article 92 de la Loi fixe ce seuil à 30.000 euros HT.V.A..
Pour ces marchés, l'entité régionale doit décrire dans le cahier des charges le mode d'envoi des offres de manière électronique via e-Tendering avant les autres modes d'envoi éventuels. Dans le cas où l'entité régionale propose plusieurs modes d'envoi des offres, elle indique sa préférence pour le mode d'envoi via e-Tendering tout en précisant que le choix revient toujours au soumissionnaire et n'influencera en aucune manière l'analyse et l'évaluation de l'offre.
3. Sensibilisation des opérateurs économiques au dépôt électronique des demandes de participation et des offres
3.1. Mesure 1 : information et sensibilisation
Chaque entité régionale doit sensibiliser au plus tard pour le 01/12/2017 ses fournisseurs sur la possibilité d'introduire leurs demandes de participation et leurs offres par le biais de moyens électroniques.
Pour la mise en oeuvre de cette mesure, les entités régionales peuvent obtenir l'appui du SPF BOSA par le biais de manuels et de check-lists qui sont mis à disposition sur le site web www.publicprocurement.be, ainsi que du helpdesk du service e-Procurement. Par ailleurs, une formation spécifique gratuite est dispensée par le SPF BOSA.
3.2. Mesure 2 : sensibilisation spécifique par l'Agence régionale pour la simplification administrative (Easybrussels)
L'Agence régionale pour la simplification administrative (Easybrussels) sensibilisera spécifiquement les opérateurs économiques, en collaboration avec le Conseil Economique et Social de la Région de Bruxelles-Capitale et impulse.brussels, par le biais d'une campagne de communication, de manuels spécialement destinés aux opérateurs économiques et de sessions d'information gratuites.
4. Placement en ligne des documents du marché sur e-Notification
4.1. Mesure
Pour tous les marchés publics supérieurs à 30.000€ H.T.V.A. (correspondant au seuil des marchés à faible montant), chaque entité régionale placera au plus tard à partir du 01/12/2017 ses documents du marché en ligne sur l'application e-Notification (4), ou placera sur cette application un lien électronique donnant un accès libre, direct, immédiat et complet à ces documents.
Exception :
Cette obligation ne s'applique pas pour les plans et les documents de marché qui ne peuvent pas être partagés publiquement pour des raisons de sécurité. Pour ces documents, il est recommandé aux entités régionales de mettre en place une procédure de demande qui permette de mettre à disposition ces documents après contrôle de l'identité du candidat-soumissionnaire.
4.2. Finalité
Cette mesure donne aux opérateurs économiques un accès libre, direct, immédiat et complet aux documents du marché, ce qui augmente leur degré de participation et optimalise par conséquent l'efficience de la politique d'achats.
5. Utilisation du "Free Market" pour les procédures négociées sans publication préalable (à partir de 30.000 euros HT.V.A.)
5.1. Contexte
Au sein de l'application e-Notification, le "Free Market" est un environnement spécifique dans lequel les pouvoirs adjudicateurs peuvent publier volontairement des marchés publics qui ne sont soumis à aucune obligation de publicité. De tels marchés sont alors publiés au moyen d'un formulaire d'avis simplifié.
5.2. Mesure
A partir du 01/12/2017, les entités régionales doivent publier leurs marchés publics via une " publication ouverte " (5) dans l'environnement "Free Market" si les conditions suivantes sont remplies :
1° il s'agit d'un marché passé par procédure négociée sans publication préalable sur la base de l'article 42, § 1, 1°, a), de la Loi du 17 juin 2016, et;
2° la valeur estimée du marché est supérieure ou égale au montant, hors T.V.A., fixé, à l'article 92 de la même Loi.
L'article 92 de la Loi fixe ce seuil à 30.000 euros HT.V.A..
Dans le cadre d'une " publication ouverte ", chaque opérateur économique qui consulte le "Free Market" peut consulter les documents du marché. Les pouvoirs adjudicateurs peuvent également inviter par e-mail les opérateurs économiques non inscrits au Free Market à consulter leurs marchés sur cet environnement.
Exceptions :
La consultation des opérateurs économiques via une publication ouverte sur le Free Market n'est pas obligatoire lorsque la passation du marché est déclarée secrète et dans des situations d'urgence à la suite de circonstances imprévues ou en cas de force majeure. L'urgence doit être imputable à des circonstances externes.
L'invocation du secret ou d'une situation d'urgence doit être dûment motivée et justifiée par écrit pour tout contrôle ultérieur.
5.3. Finalité
La nouvelle législation offre au pouvoir adjudicateur la possibilité de passer un marché par procédure négociée sans publication si la dépense à approuver ne dépasse pas 135.000 euros H.T.V.A.. Un pouvoir adjudicateur doit cependant veiller, même lors de la passation de marchés au moyen de cette procédure, à ce que la concurrence soit suffisamment effective et que l'égalité de traitement à l'égard des opérateurs économiques soit garantie. L'environnement "Free Market" de l'application e-Notification permet de faire respecter ces principes fondamentaux également dans le cas de passation de marchés sous le seuil de publication nationale.
6. Mise en application et monitoring
6.1. Mesure 1 : désignation d'un référent e-Procurement
Chaque entité régionale désignera un référent e-Procurement. Pour le Service public régional de Bruxelles, il est demandé de désigner un référent par administration (6). Les référents seront les points de contact d'Easybrussels, qui sera chargé de faire le monitoring de la mise en application de la circulaire, notamment pour les demandes de statistiques relatives à la passation des marchés publics. Les référents seront également chargés de coordonner et de relayer vers Easybrussels tous les besoins de formation à l'outil e-Procurement.
6.2. Mesure 2 : monitoring
A partir du 01/12/2017, Easybrussels est chargé de rédiger un rapport trimestriel reprenant au minimum les indicateurs ci-dessous, tant au niveau global que ventilés par entité régionale, et de le transmettre aux référents e-Procurement et aux correspondants simplification des organisations membres du comité de pilotage Easybrussels :
* le nombre de marchés publiés sur e-Notification;
* le nombre de marchés publiés sur e-Notification dans l'environnement FreeMarket;
* le nombre moyen d'offres introduites par marché publié dans e-Notification ;
* le nombre moyen d'offres introduites par marché publié dans e-Notification dans l'environnement FreeMarket.
La circulaire et sa mise en application seront évaluées un an après la date d'entrée en vigueur, en rapport avec les objectifs de simplification administrative, de transparence et d'accessibilité aux P.M.E. des marchés publics.
1. Augmentation de la visibilité d'e-Procurement
1.1. Mesure
Les entités régionales ont l'obligation d'informer le public qu'ils utilisent les applications e-Procurement, en particulier e-Notification et e-Tendering, dans le cadre de la passation de leurs marchés publics. A cette fin, ils doivent faire figurer au plus tard le 01/12/2017 le logo e-Procurement de manière visible sur leurs portails respectifs, si existants, et y placer au minimum un lien direct vers l'application e-Notification (https://enot.publicprocurement.be).
Il est en outre recommandé aux entités régionales de placer sur leurs portails respectifs un lien direct vers l'application e-Tendering (https://eten.publicprocurement.be).
1.2. Finalité
La mise en oeuvre de cette mesure contribue à faire connaître les applications e-Procurement auprès des pouvoirs adjudicateurs et des opérateurs économiques dans le cadre d'une procédure de marchés publics. Une certaine familiarité avec les applications encourage les opérateurs économiques à en faire effectivement usage. Le succès de e-Procurement passe dès lors nécessairement par une augmentation de sa visibilité.
2. Autorisation de dépôt des demandes de participation et des offres par des moyens électroniques
2.1. Cadre réglementaire
L'article 14 de la Loi du 17 juin 2016 impose l'usage de moyens électroniques pour les communications et les échanges d'informations entre le pouvoir adjudicateur et les opérateurs économiques, y compris la transmission et la réception électronique des offres, sous réserve des exceptions listées en ses §§ 2 à 4 (p.ex. les marchés passés selon la procédure négociée sans publication préalable dont le montant estimé est inférieur au seuil fixé pour la publicité européenne).
Afin de soutenir les principes de concurrence et de transparence cités en introduction, la mesure définie sous 2.2. vise à autoriser l'usage de moyens électroniques pour les communications en dessous du seuil de la publicité européenne. Cette mesure facilitera également le monitoring.
2.2. Mesure
A partir du 01/12/2017, toute entité régionale autorisera l'introduction des demandes de participation et des offres par des moyens électroniques via l'application e-Tendering pour les marchés publics qui atteignent le montant, hors T.V.A., fixé à l'article 92 de la Loi du 17 juin 2016. Les marchés sous ce seuil sont considérés comme des " marchés publics de faible montant ".
L'article 92 de la Loi fixe ce seuil à 30.000 euros HT.V.A..
Pour ces marchés, l'entité régionale doit décrire dans le cahier des charges le mode d'envoi des offres de manière électronique via e-Tendering avant les autres modes d'envoi éventuels. Dans le cas où l'entité régionale propose plusieurs modes d'envoi des offres, elle indique sa préférence pour le mode d'envoi via e-Tendering tout en précisant que le choix revient toujours au soumissionnaire et n'influencera en aucune manière l'analyse et l'évaluation de l'offre.
3. Sensibilisation des opérateurs économiques au dépôt électronique des demandes de participation et des offres
3.1. Mesure 1 : information et sensibilisation
Chaque entité régionale doit sensibiliser au plus tard pour le 01/12/2017 ses fournisseurs sur la possibilité d'introduire leurs demandes de participation et leurs offres par le biais de moyens électroniques.
Pour la mise en oeuvre de cette mesure, les entités régionales peuvent obtenir l'appui du SPF BOSA par le biais de manuels et de check-lists qui sont mis à disposition sur le site web www.publicprocurement.be, ainsi que du helpdesk du service e-Procurement. Par ailleurs, une formation spécifique gratuite est dispensée par le SPF BOSA.
3.2. Mesure 2 : sensibilisation spécifique par l'Agence régionale pour la simplification administrative (Easybrussels)
L'Agence régionale pour la simplification administrative (Easybrussels) sensibilisera spécifiquement les opérateurs économiques, en collaboration avec le Conseil Economique et Social de la Région de Bruxelles-Capitale et impulse.brussels, par le biais d'une campagne de communication, de manuels spécialement destinés aux opérateurs économiques et de sessions d'information gratuites.
4. Placement en ligne des documents du marché sur e-Notification
4.1. Mesure
Pour tous les marchés publics supérieurs à 30.000€ H.T.V.A. (correspondant au seuil des marchés à faible montant), chaque entité régionale placera au plus tard à partir du 01/12/2017 ses documents du marché en ligne sur l'application e-Notification (4), ou placera sur cette application un lien électronique donnant un accès libre, direct, immédiat et complet à ces documents.
Exception :
Cette obligation ne s'applique pas pour les plans et les documents de marché qui ne peuvent pas être partagés publiquement pour des raisons de sécurité. Pour ces documents, il est recommandé aux entités régionales de mettre en place une procédure de demande qui permette de mettre à disposition ces documents après contrôle de l'identité du candidat-soumissionnaire.
4.2. Finalité
Cette mesure donne aux opérateurs économiques un accès libre, direct, immédiat et complet aux documents du marché, ce qui augmente leur degré de participation et optimalise par conséquent l'efficience de la politique d'achats.
5. Utilisation du "Free Market" pour les procédures négociées sans publication préalable (à partir de 30.000 euros HT.V.A.)
5.1. Contexte
Au sein de l'application e-Notification, le "Free Market" est un environnement spécifique dans lequel les pouvoirs adjudicateurs peuvent publier volontairement des marchés publics qui ne sont soumis à aucune obligation de publicité. De tels marchés sont alors publiés au moyen d'un formulaire d'avis simplifié.
5.2. Mesure
A partir du 01/12/2017, les entités régionales doivent publier leurs marchés publics via une " publication ouverte " (5) dans l'environnement "Free Market" si les conditions suivantes sont remplies :
1° il s'agit d'un marché passé par procédure négociée sans publication préalable sur la base de l'article 42, § 1, 1°, a), de la Loi du 17 juin 2016, et;
2° la valeur estimée du marché est supérieure ou égale au montant, hors T.V.A., fixé, à l'article 92 de la même Loi.
L'article 92 de la Loi fixe ce seuil à 30.000 euros HT.V.A..
Dans le cadre d'une " publication ouverte ", chaque opérateur économique qui consulte le "Free Market" peut consulter les documents du marché. Les pouvoirs adjudicateurs peuvent également inviter par e-mail les opérateurs économiques non inscrits au Free Market à consulter leurs marchés sur cet environnement.
Exceptions :
La consultation des opérateurs économiques via une publication ouverte sur le Free Market n'est pas obligatoire lorsque la passation du marché est déclarée secrète et dans des situations d'urgence à la suite de circonstances imprévues ou en cas de force majeure. L'urgence doit être imputable à des circonstances externes.
L'invocation du secret ou d'une situation d'urgence doit être dûment motivée et justifiée par écrit pour tout contrôle ultérieur.
5.3. Finalité
La nouvelle législation offre au pouvoir adjudicateur la possibilité de passer un marché par procédure négociée sans publication si la dépense à approuver ne dépasse pas 135.000 euros H.T.V.A.. Un pouvoir adjudicateur doit cependant veiller, même lors de la passation de marchés au moyen de cette procédure, à ce que la concurrence soit suffisamment effective et que l'égalité de traitement à l'égard des opérateurs économiques soit garantie. L'environnement "Free Market" de l'application e-Notification permet de faire respecter ces principes fondamentaux également dans le cas de passation de marchés sous le seuil de publication nationale.
6. Mise en application et monitoring
6.1. Mesure 1 : désignation d'un référent e-Procurement
Chaque entité régionale désignera un référent e-Procurement. Pour le Service public régional de Bruxelles, il est demandé de désigner un référent par administration (6). Les référents seront les points de contact d'Easybrussels, qui sera chargé de faire le monitoring de la mise en application de la circulaire, notamment pour les demandes de statistiques relatives à la passation des marchés publics. Les référents seront également chargés de coordonner et de relayer vers Easybrussels tous les besoins de formation à l'outil e-Procurement.
6.2. Mesure 2 : monitoring
A partir du 01/12/2017, Easybrussels est chargé de rédiger un rapport trimestriel reprenant au minimum les indicateurs ci-dessous, tant au niveau global que ventilés par entité régionale, et de le transmettre aux référents e-Procurement et aux correspondants simplification des organisations membres du comité de pilotage Easybrussels :
* le nombre de marchés publiés sur e-Notification;
* le nombre de marchés publiés sur e-Notification dans l'environnement FreeMarket;
* le nombre moyen d'offres introduites par marché publié dans e-Notification ;
* le nombre moyen d'offres introduites par marché publié dans e-Notification dans l'environnement FreeMarket.
La circulaire et sa mise en application seront évaluées un an après la date d'entrée en vigueur, en rapport avec les objectifs de simplification administrative, de transparence et d'accessibilité aux P.M.E. des marchés publics.
III. Inwerkingtreding
Deze omzendbrief treedt in werking op 01/12/2017 (7).
Deze omzendbrief treedt in werking op 01/12/2017 (7).
III. Entrée en vigueur
La présente circulaire entre en vigueur le 01/12/2017 (7).
La présente circulaire entre en vigueur le 01/12/2017 (7).
Modifications
Nota's
[1]De lijst met gewestelijke overheidsdiensten op 18 juli 2017 :
o Gewestelijke Overheidsdienst Brussel,
o Gewestelijke Overheidsdienst Brussel Fiscaliteit,
o Gewestelijke Overheidsdienst Brussel Stedenbouw en Erfgoed,
o Gewestelijke Overheidsdienst Brussel Openbaar Ambt.
[2]De lijst met autonome bestuursinstellingen van eerste categorie in de begroting 2017 :
o Centrum voor Informatica voor het Brussels Gewest,
o Dienst voor Brandbestrijding en Dringende Medische Hulp van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest,
o Brussels Gewestelijk Financieringsfonds van de gemeentelijke thesaurieën,
o Brussels Instituut voor Milieubeheer - Leefmilieu Brussel,
o Gewestelijk Agentschap voor Netheid - Net Brussel,
o Brussels Instituut voor wetenschappelijk onderzoek en innovatie - Innoviris,
o Fonds voor de financiering van het waterbeleid,
o Brussels Planningsbureau, Brussel Preventie & Veiligheid.
[3]De lijst met autonome bestuursinstellingen van tweede categorie in de begroting 2017 :
o Actiris,
o Economische en Sociale Raad voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest,
o Brussels Waarborgfonds,
o Impulse.brussels, de vzw Brussels Agentschap voor de Onderneming,
o nv Maatschappij voor het Intercommunaal Vervoer te Brussel,
o BRUGEL,
o vzw IRISTEAM,
o Citydev.brussels, de Gewestelijke Ontwikkelingsmaatschappij voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest,
o Parking.brussels, nv Parkeeragentschap van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest,
o nv Haven van Brussel,
o nv Brusselse Gewestelijke Huisvestingsmaatschappij,
o cvba Woningfonds van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest,
o nv BRUSOC,
o vzw Atrium,
o nv BRUPART,
o Visit.brussels (vzw Brussels Agentschap voor Toerisme),
o nv Brussel Ontmanteling,
o vzw beezy.brussels.
[4]In zoverre de e-Notification-toepassing het technisch toelaat deze opdrachtdocumenten ter beschikking te stellen.
[5]Een "open bekendmaking" is een bekendmaking op e-Notification die elke persoon vrij kan raadplegen, zonder dat die daarvoor bepaalde formaliteiten moet vervullen.
[6]Op 18 juli 2017 zijn de besturen van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel :
o Brussel Gewestelijke Coördinatie,
o Brussel Plaatselijke Besturen,
o Brussel Financiën & Begroting,
o Brussel Mobiliteit,
o Brussel Huisvesting,
o Brussel Economie en Werkgelegenheid.
[7]De overheidsopdrachten die vóór die datum van inwerkingtreding bekendgemaakt worden blijven onderworpen aan de regelgevende bepalingen die van kracht zijn op het ogenblik van de aankondiging of de uitnodiging.
Modifications
NOTE
A la date du 18 juillet 2017, liste des services publics régionaux :
o Service public régional de Bruxelles,
o Service public régional de Bruxelles Fiscalité,
o Service public régional de Bruxelles Urbanisme et Patrimoine,
o Service public régional de Bruxelles Fonction publique.
[2]Au budget 2017, liste des organismes administratifs autonomes de première catégorie :
o Centre d'informatique pour la Région bruxelloise,
o Service d'incendie et d'aide médicale urgente de la Région de Bruxelles-Capitale,
o Fonds régional bruxellois de refinancement des trésoreries communales,
o Institut bruxellois pour la gestion de l'environnement - Bruxelles-Environnement,
o Agence régionale pour la propreté - Bruxelles-Propreté,
o Institut pour l'encouragement de la recherche scientifique et de l'innovation de Bruxelles - Innoviris,
o Fonds pour le financement de la politique de l'eau,
o Bureau Bruxellois de la Planification, Bruxelles - Prévention & Sécurité.
[3]Au budget 2017, liste des organismes administratifs autonomes de deuxième catégorie :
o Actiris,
o Conseil économique et social de la Région de Bruxelles-Capitale,
o Fonds bruxellois de garantie,
o Impulse.brussels, l'asbl Agence bruxelloise pour l'entreprise,
o SA Société des transports intercommunaux de Bruxelles,
o BRUGEL,
o Asbl IRISTEAM,
o Citydev.brussels, la Société de développement pour la Région de Bruxelles-Capitale,
o Parking.brussels, SA Agence de stationnement de la Région de Bruxelles-Capitale,
o SA Port de Bruxelles,
o SA Société du Logement de la Région de Bruxelles-Capitale,
o SCRL Fonds du Logement de la Région de Bruxelles-Capitale,
o SA BRUSOC,
o Asbl Atrium,
o SA BRUPART,
o Visit.brussels (ASBL Agence bruxelloise du Tourisme),
o SA Bruxelles Démontage,
o Asbl beezy.brussels.
[4]Dans la mesure où l'application e-Notification rend techniquement possible la mise à disposition de ces documents de marché.
[5]Une 'publication ouverte' est une publication sur e-Notification que chaque personne peut consulter librement, sans qu'elle doive d'abord remplir certaines formalités.
[6]A la date du 18 juillet 2017, les administrations du Service public régional de Bruxelles sont :
o Bruxelles Coordination régionale,
o Bruxelles Pouvoirs locaux,
o Bruxelles Finances & Budget,
o Bruxelles Mobilité,
o Bruxelles Logement,
o Bruxelles Economie et Emploi.
[7]Les marchés publics publiés avant cette date demeurent soumis aux dispositions réglementaires en vigueur au moment de l'avis ou de l'invitation.