ECLI:BE:GBAPD:2025:AVIS.20250123.3

Avis n° 03/2025 du 23 janvier 2025 Objet : Avant-projet d’arrêté 2024/2313 du Collège de la Commission communautaire française fixant le règlement d’ordre intérieur de la commission d’évaluation des mandataires de Bruxelles Formation (CO-A-2024-293) Mots-clés : Vidéoconférence Introduction : L’avis concerne un avant-projet d’arrêté du Collège de la Commission communautaire française fixant le règlement d’ordre intérieur de la commission d’évaluation des mandataires de Bruxelles Formation. L’avant-projet prévoit, notamment, la possibilité d’organiser les entretiens d’évaluation des mandataires sous format numérique en cas de force majeure. L’Autorité n’a pas de remarque particulière à formuler sur l’avant-projet. Le Service d’Autorisation et d’Avis de l’Autorité de protection des données (ci-après « l’Autorité »), Présent.e.s : Mesdames Cédrine Morlière, Nathalie Ragheno et Griet Verhenneman, et Messieurs Yves- Alexandre de Montjoye, Bart Preneel et Gert Vermeulen; Vu la loi du 3 décembre 2017 portant création de l'Autorité de protection des données, en particulier les articles 23 et 26 (ci-après « LCA ») ; Vu l’article 43 du Règlement d’ordre intérieur de l’Autorité selon lequel les décisions du Service d’autorisation et d’avis sont adoptées à la majorité des voix ; Vu le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après « RGPD ») ; Vu la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après « LTD ») ; Vu la demande d’avis de Monsieur Bernard Claerfayt, Ministre de la Région de Bruxelles Capitale (ci- après « le Ministre » ou « le demandeur »), reçue le 19 décembre 2024 ; Émet, le 23 janvier 2025, l'avis suivant : I. Objet et contexte de la demande d’avis 1. Le demandeur a sollicité l’avis de l’Autorité concernant un avant-projet d’arrêté 2024/2313 du Collège de la Commission communautaire française fixant le règlement d’ordre intérieur de la commission d’évaluation des mandataires de Bruxelles Formation (ci-après dénommé, « l’avant-projet »). 2. Afin d’améliorer le système des mandats, notamment au niveau des procédures de sélection et d’évaluation, les arrêtés 2023/867 (pour les Services du Collège) et 2022/1453 (pour Bruxelles Formation) ont apporté une série de modifications aux dispositions relatives à ces mandats. Il convient donc d’adopter un nouveau règlement d’ordre intérieur pour les commissions de sélection et d’adapter celui de la commission d’évaluation afin de ne pas avoir de discordance entre les procédures fixées dans les nouvelles dispositions réglementaires et ces règlements d’ordre intérieur. 3. Ces règlements d’ordre intérieur se conforment donc aux nouvelles dispositions réglementaires et fixent, notamment, les modalités relatives à la convocation des mandataires, ainsi qu’aux séances et votes de la commission d’évaluation. 4. L’avis de l’Autorité est sollicité pour l’arrêté 2024/2313 puisqu’il prévoit la possibilité d’organiser les entretiens d’évaluation des mandataires sous format numérique en cas de force majeure. Ces entretiens sont supervisés par la commission d’évaluation, qui vérifie dans quelle mesure les objectifs fixés lors de l’attribution du mandat sont atteints ou sont en voie d’être atteints et évalue la manière dont le mandataire a exercé son mandat 1. 5. La demande d’avis portant sur l’article 13 de l’avant-projet, l’Autorité limite son examen à cette disposition. II. Examen de la demande d’avis 6. L’article 13 de l’avant-projet est rédigé comme suit : « En cas de force majeure, l’entretien d’évaluation des mandataires peut être organisé sous format numérique. A cette fin, le mandataire recevra lors de sa convocation un lien vers la plateforme online. L’enregistrement des épreuves sous format électronique est interdit ». 7. L’Autorité rappelle que la vidéoconférence constitue, par définition, un traitement de données à caractère personnel dès lors que la voix, l’image des personnes concernées, le contenu même de l’évaluation, etc. constituent ou incluent des données à caractère personnel 2. 8. L’Autorité formule les remarques suivantes afin de renforcer l’encadrement légal des traitements de données engendrés par l’utilisation d’un système de vidéoconférence : 9. L’Autorité rappelle qu’il est essentiel de prévoir des mesures appropriées pour garantir que le traitement de données à caractère personnel soit effectué de manière légale, équitable, transparente et proportionnelle, dans le respect des principes du RGPD3. 10. En outre, l’Autorité attire l’attention du responsable de traitement sur sa responsabilité quant à la qualité de l’éventuel sous-traitant auquel il fera appel pour l’utilisation du logiciel de vidéoconférence4. L’Autorité note également que si les serveurs du système de vidéoconférence utilisé sont situés en dehors de l’Espace économique européen, il peut y avoir un transfert de données à caractère personnel vers des pays tiers qui n’offrent pas un niveau de protection adéquat, sans nécessairement fournir des garanties appropriées au sens du Chapitre V du RGPD. Il appartient au responsable du traitement de s’assurer que cet aspect est pris en compte dans son choix de système de vidéoconférence5. 11. L’Autorité prend acte que le projet ne prévoit pas d’enregistrement des données à caractère personnel (par exemple paroles et images) générées et/ ou échangées lors des évaluations en distanciel et, par conséquent, ne se prononce pas au sujet de l’encadrement normatif éventuellement nécessaire à cette fin. PAR CES MOTIFS, L’Autorité, Estime que l’avant-projet n’appelle pas de remarque particulière. Pour le Service d’Autorisation et d’Avis, (sé) Cédrine Morlière, Directrice Document PDF ECLI:BE:GBAPD:2025:AVIS.20250123.3